Beratung und Entwicklung in SAP

Ziel des Projektes war die Optimierung des bestehenden Einkaufsprozesses im SAP-System. Der Kunde verfolgte die Absicht, die Beschaffung stärker zu automatisieren und insbesondere die automatische Bezugsquellenfindung für Bedarfe zu verbessern. Im Rahmen des Projektes analysierten wir die aktuellen Prozesse im SAP ECC System und evaluierten Optimierungspotenziale. Wir entwickelten ein Konzept zur Verbesserung des Beschaffungsprozesses und stellten dem Kunden konkrete Lösungsansätze innerhalb des SAP-Moduls MM vor. Der Fokus lag dabei insbesondere auf der Nutzung von Orderbüchern und Quotierungen zur automatisierten Bezugsquellenfindung. Diese Funktionen erläuterten wir detailliert und veranschaulichten sie anhand typischer Anwendungsfälle aus dem Unternehmenskontext. Besonderes Augenmerk legten wir dabei auf die Berücksichtigung der bestehenden Prozesse im Einkauf sowie die technische Umsetzbarkeit innerhalb der aktuellen Systemlandschaft. Abschließend wurde eine fundierte Handlungsempfehlung ausgesprochen, die dem Kunden als Grundlage für eine zukünftige Prozessanpassung dient. Durch die evaluierten Maßnahmen sowie die ausgesprochene Handlungsempfehlung konnte die Grundlage geschaffen werden, mit der der Kunde manuelle Aufwände im Einkauf deutlich reduzieren und den Beschaffungsprozess effizienter gestalten kann.

Ziel des Projektes war die fachliche und technische Vorbereitung der geplanten Geschäftspartnerumstellung im SAP ECC System als Vorstufe zur späteren S/4HANA-Migration. Der Kunde verfolgte die Absicht, das bestehende Kunden- und Lieferantenmodell frühzeitig auf das Geschäftspartnerkonzept umzustellen, um den Aufwand im nachfolgenden Migrationsprojekt deutlich zu reduzieren. Im Rahmen des Projektes schafften wir ein umfassendes Verständnis der Geschäftspartnerlogik sowie der technischen Abhängigkeiten der Customer Vendor Integration (CVI). Nach einem initialen Projekt-Kickoff und einer systemseitigen Analysephase durch ein strukturiertes Interview vermittelten wir im Rahmen eines ganztägigen Workshops das notwendige Know-how zu den Grundlagen des Geschäftspartners, der Geschäftspartnerumstellung und der Customer Vendor Integration (CVI). Dabei sind wir insbesondere auf die Unterschiede in der Umsetzung innerhalb von SAP ECC und SAP S/4HANA eingegangen, haben typische Stolpersteine erläutert und bewährte Best Practices vorgestellt. Im weiteren Verlauf des Workshops haben wir die individuellen Anforderungen des Kunden aufgenommen und interaktiv mit dem Kunden ein detailliertes CVI-Konzept mit Fokus auf das Mapping von Kontengruppen und Nummernkreisen erarbeitet. Dabei haben wir sowohl systemtechnische Abhängigkeiten aus vor- und nachgelagerten Systemen wie SAP IS-H und einem externen HCM-System als auch die Rahmenbedingungen durch eine komplexe Organisationsstruktur berücksichtigt. Abschließend erfolgte die strukturierte Aufbereitung der Ergebnisse in Form einer ausführlichen Ergebnisdokumentation, einer konsolidierten Mapping-Tabelle sowie einer Ergebnispräsentation. Zusätzlich gaben wir eine Aufwandsschätzung für eine potenzielle technische Umsetzung der Geschäftspartnerumstellung im ECC ab. Auf dieser Basis kann die Geschäftspartnerumstellung zielgerichtet geplant und in einem zweiten Schritt technisch reibungslos umgesetzt werden.

Ziel des Projekts war es, ein eigenentwickeltes Tool zur Abbildung von Genehmigungsworkflows für Bestellanforderungen durch eine standardnahe Lösung im SAP-System abzulösen. Der Kunde wollte die Beschaffungs- und Genehmigungsprozesse für Verbrauchsmaterialien und Investitionsanträge vollständig im SAP-ECC-System abbilden, um die Systemlandschaft zu vereinheitlichen und zu modernisieren. Im Rahmen eines zweitägigen Workshops analysierten wir gemeinsam mit dem Kunden die bestehenden Genehmigungsworkflows und die aktuell genutzten Prozessabläufe. Wir strukturierten und dokumentierten die sehr komplexen, mehrstufigen Workflows, die sich durch individuelle Freigabepfade, feste Unterschriftenregelungen, passive Vertreterregelungen sowie mehrere Zeitpunkte zum Ändern der Bestellanforderungen auszeichnen. Dabei unterschieden wir zwischen verschiedenen Materialarten und Bewertungsansätzen und stellten die Zuordnung zu Genehmigungsrollen abhängig von Betragsgrenzen und funktionalen Verantwortlichkeiten her. Wir hinterfragten die bestehenden Abläufe kritisch, zeigten Optimierungspotenziale auf und erarbeiteten ein zukunftsfähiges Konzept zur Umsetzung der Genehmigungsprozesse im SAP-Standard. Ergänzend nahmen wir alle fachlichen und technischen Anforderungen auf und strukturierten diese nach dem MoSCoW-Modell in „Must-Have”, „Should-Have”, „Could-Have” und „Won’t-Have”. Darüber hinaus visualisierten wir alle konzipierten Genehmigungsstufen und hinterlegten die jeweiligen technischen Anforderungen. Das Ergebnis ist eine umfassende fachliche und technische Konzeptgrundlage, mit der der Beschaffungs- und Genehmigungsprozess zukünftig vollständig im SAP-Standard umgesetzt und langfristig reibungslos betrieben werden kann.

Ziel des Projekts war die Erarbeitung einer belastbaren Entscheidungsgrundlage für die Auswahl eines zukunftsfähigen Systems zur Abbildung des Katalogeinkaufs. Hintergrund waren einerseits die bevorstehende Abkündigung des bislang eingesetzten SAP SRM und andererseits die strategische Neuausrichtung des Kunden gemeinsam mit zwei Tochtergesellschaften. Eine zentrale Herausforderung stellte die heterogene Systemlandschaft dar: Während der Kunde ein SAP S/4HANA-System im Brownfield-Ansatz betrieb, arbeiteten die weiteren Unternehmen mit einem SAP ECC- bzw. einem SAP S/4HANA-System im Greenfield-Ansatz. Nach einem Kick-off-Meeting, in dem wir die bestehende Systemarchitektur, die Projektziele und Rahmenbedingungen analysierten, bereiteten wir einen ganztägigen Workshop zur fachlichen und technischen Evaluierung möglicher Lösungsoptionen vor. Im Workshop führten wir eine strukturierte Anforderungs- und Prozessanalyse durch und konsolidierten die funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen aller drei Unternehmen. Auf dieser Basis bewerteten wir verschiedene Ansätze zur zukünftigen Abbildung des Katalogeinkaufs sowie der Freitext-Bestellprozesse. Dabei evaluierten wir unter anderem SAP Ariba Guided Buying, SAP S/4HANA Procurement, Drittanbieterlösungen sowie individuelle SAP-nahe Entwicklungen. Die Bewertung der Lösungsansätze erfolgte anhand zentraler Kriterien wie Funktionalität, Usability, Integrationsfähigkeit, technischer Machbarkeit und Kosten. Dabei stellten wir Chancen, Risiken und Aufwände transparent gegenüber und diskutierten diese gemeinsam mit dem interdisziplinären Projektteam. Bereits bei der Konzeption achteten wir darauf, dass die zukünftige Lösung perspektivisch auch für eine KI-gestützte Optimierung der Katalog- und Freitextbeschaffung geeignet ist. Die konsolidierten Ergebnisse hielten wir in einem Abschlussdokument fest, das als neutrale Entscheidungsgrundlage im weiteren Auswahlprozess und zur Vorlage im Lenkungsausschuss dient.

Ziel des Projekts war die Analyse der bestehenden Materialwirtschaftsprozesse (MM) im Hinblick auf ihre Readiness für eine Umstellung auf SAP S/4HANA. Im Fokus standen die Bewertung der relevanten Änderungen, die sich aus den S/4HANA-Neuerungen ergeben, sowie die Identifikation von Anpassungsbedarfen und Optimierungspotenzialen im Fit-to-Standard-Ansatz. Im Rahmen eines Workshops führten wir gemeinsam mit dem Kunden eine Fit-Gap-Analyse durch und stellten die wesentlichen Neuerungen im Bereich Materialwirtschaft vor. Ausgangspunkt war die SAP-Simplification-List, aus der wir alle für den Bereich Materialwirtschaft (MM) relevanten Items systematisch durchgingen. Wir präsentierten die fachlichen und technischen Änderungen, darunter betroffene Transaktionen, Stammdatenobjekte, Tabellenstrukturen und Anpassungserfordernisse. Zusätzlich identifizierten wir Punkte, bei denen individuelle Erweiterungen notwendig sein könnten. Parallel dazu analysierten wir die Einkaufs-, Lager- und Logistikprozesse des Kunden anhand bestehender Prozessdiagramme, um die Fit-Gap-Bewertung vorzunehmen. Auf dieser Basis konnten wir die Auswirkungen auf die relevanten Geschäftsprozesse – von der Bestellanforderung über die Beschaffung bis hin zur Warenannahme, Lagerhaltung und Logistik – detailliert aufzeigen. Ergänzend demonstrierten wir praxisnahe Quick-Wins sowie den Mehrwert moderner S/4HANA-Funktionalitäten, darunter die Nutzung von Fiori-Apps zur Prozessoptimierung und besseren User Experience. Die Ergebnisse des Workshops fassten wir in einem Konzeptpapier zusammen. Dieses enthält sowohl die wichtigsten Erkenntnisse als auch eine strukturierte Übersicht der Anpassungs- und Umstellungsbedarfe im MM-Bereich. Dieses Konzept bildet die Grundlage für die Planung einer reibungslosen S/4HANA-Transformation im Bereich Einkauf, Lager und Logistik.

Das Ziel des Projekts war die Umsetzung des zuvor konzipierten Genehmigungsprozesses für Bestellanforderungen im SAP-ECC-System. Dabei sollten die Beschaffungs- und Genehmigungsprozesse für Investitionsanteile und Verbrauchsmaterialien sehr individuell auf die Anforderungen des Kunden zugeschnitten werden. Im Rahmen des Projekts passten wir die Bestellanforderungsbelege daher umfassend an. Dazu legten wir mehrere neue Z-Tabellen und Belegarten an, die für die individuellen Business Workflows erforderlich waren. Für die Mittelbereitstellung entwickelten wir einen neuen Prozess, bei dem Budgetinformationen aus der Kostenstelle der Planposition aus einem externen SAP-BW-System bereitgestellt werden. Hierzu implementierten wir die entsprechenden Business Workflows sowie das zugehörige User-Interface inklusive Pop-ups und mehrerer Reports. Die Genehmigungsworkflows für Investitionsanträge wurden individuell angepasst und neu implementiert. Sie sind sehr spezifisch auf die Anforderungen des Kunden zugeschnitten und berücksichtigen die komplexen fachlichen Freigaberegelungen. Parallel dazu wurde die Bestellanforderungsübersicht erweitert, sodass alle relevanten Informationen für die Business Workflows transparent angezeigt und gepflegt werden können. Das Ergebnis ist ein voll funktionsfähiger, kundenspezifischer Genehmigungsworkflow, der die komplexen Freigabeanforderungen vollständig abbildet und eine automatisierte Mittelbereitstellung integriert. Durch die Anpassungen können Bestellanforderungen effizienter verarbeitet werden und alle relevanten Informationen werden transparenter in der SAP-Oberfläche angezeigt.