SAP Beratung und Prozessanalyse

Im Rahmen der Transformation von SAP R/3 auf S/4HANA unterstützte ich den Kunden aus dem Groß- und Außenhandel bei der Optimierung und Standardisierung der Qualitätsmanagementprozesse. Ziel war es, bestehende Abläufe an neue logistische Prozesse anzupassen und eine einheitliche Bearbeitung von Qualitätsmeldungen sicherzustellen. Als Fachberater übernahm ich die fachliche Verantwortung für das SAP QM-Customizing und vertrat den Teilprojektleiter. Ich passte Aktivitäten, Maßnahmen und Fehlerkataloge an, harmonisierte deren Struktur und stellte so eine konsistente Nutzung der Qualitätsmeldungen sicher. Durch diese Vereinheitlichung konnten redundante Daten vermieden und die Transparenz in der Qualitätsbearbeitung deutlich verbessert werden. Ein Schwerpunkt lag auf der Integration der QM-Prozesse in die Logistik, insbesondere an den Schnittstellen zum Wareneingang und zur Vereinnahmung von Kundenretouren. Die neuen Einstellungen ermöglichten eine automatisierte und effiziente Auslösung von Qualitätsmeldungen. Das Ergebnis war eine verbesserte Datenqualität, vereinheitlichte Prozesse und eine deutlich höhere Effizienz in der Bearbeitung von Qualitätsabweichungen.

Im Rahmen der Transformation von SAP R/3 auf S/4HANA bestand die Zielsetzung darin, den bestehenden Retourenprozess vollständig zu modernisieren und wieder näher an den SAP-Standard zu bringen. Gleichzeitig sollte eine höhere Transparenz über den gesamten Retourenfluss geschaffen werden – von der Kundenretoure über die qualitätsseitige Prüfung bis zur finalen Gutschrift. Durch die parallele Einführung von EWM und die Einbindung qualitätsrelevanter Schritte über QM-Meldungen ergaben sich zusätzliche Anforderungen hinsichtlich der Prozessabstimmung und Systemintegration. Als stellvertretende Fachteamleiterin für das Qualitätsmanagement verantwortete ich die Koordination zwischen den beteiligten Fachbereichen Vertrieb, Logistik und Rechnungscontrolling sowie die Abstimmung mit dem Entwicklungsteam. Ich begleitete die fachliche Konzeption der erweiterten Retourenprozesse und stellte sicher, dass die Qualitätsmeldungen sinnvoll in die logistischen Abläufe eingebettet werden. Ein Schwerpunkt lag im Customizing der relevanten Objekte in SAP QM und SAP SD, insbesondere hinsichtlich der Abbildung qualitätsseitiger Prüf- und Entscheidungsschritte innerhalb des Retourenflusses. Technisch war die Integration des Hauptlagers herausfordernd, da dieses über ein Subsystem gesteuert wurde. Hier war eine enge Abstimmung der RFC-Kommunikation sowie der iDoc-Verarbeitung notwendig, um eine konsistente und systemübergreifende Abwicklung der Retouren sicherzustellen. Zusätzlich wurden Fiori-Apps in den Prozess integriert, um den betroffenen Fachbereichen eine moderne und transparente Bearbeitung der Retouren und Qualitätsmeldungen zu ermöglichen.

Im Rahmen der Umstellung von SAP R/3 auf S/4HANA wollte der Kunde seine Anwender optimal auf den Go-Live vorbereiten. Ziel war es, sowohl Key-User als auch Fachbereichsmitarbeiter praxisnah in die neuen Prozesse und Funktionen einzuführen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Ich war verantwortlich für die Erstellung der Schulungsunterlagen in Form von detaillierten Schritt-für-Schritt-Klick-Anleitungen, die den Anwendern die Handhabung der neuen S/4HANA-Systemfunktionen erleichtern. Darüber hinaus habe ich Schulungsbelege vorbereitet, um die Teilnahme und den Lernerfolg zu dokumentieren. Auf Basis dieser Unterlagen habe ich eigenständig Präsenzschulungen durchgeführt, in denen die Anwender praxisnah an die neuen Abläufe herangeführt wurden und offene Fragen direkt geklärt werden konnten.

Ziel des Projekts war es, auf Basis des bestehenden Rollenkonzepts aus dem SAP R/3-System passende Rollen für die veränderten Prozesse in der neuen S/4HANA-Systemlandschaft zu definieren und anzupassen. Der Kunde stand vor der Herausforderung, die bisherigen Rollen auf die neuen organisatorischen und prozessualen Anforderungen in S/4HANA zu übertragen, ohne bestehende Berechtigungslücken oder Redundanzen zu übernehmen. Im Rahmen des Projekts habe ich als vertretender Teilprojektleiter die fachliche und technische Verantwortung für die Rollen im Bereich Materialstammanlage, Prüfplanung, Prüflosbearbeitung, Erstmusterbearbeitung, Prüfbescheinigung, Lieferantenentwicklung und Kundenreklamationen übernommen. Dabei habe ich die bestehenden R/3-Rollen analysiert, neue Rollenmodelle für die betroffenen Module SAP MM, SAP SD, SAP QM und SAP EWM entworfen und die notwendigen Berechtigungsobjekte modelliert. Zur Qualitätssicherung der Rollenimplementierung habe ich mit dem APM-Tool systematische Berechtigungstests durchgeführt. Diese Tests dienten der Validierung der erstellten Rollen hinsichtlich funktionaler Vollständigkeit und technischer Konsistenz. Zudem habe ich die Ergebnisse mit den jeweiligen Fachbereichen abgestimmt, um sicherzustellen, dass die definierten Rollen den prozessualen Anforderungen entsprechen und gleichzeitig den Prinzipien der minimalen Berechtigungsvergabe genügen.

Ziel des Projekts war es, die Transparenz über offene Reklamationen zu erhöhen und die Bearbeitung durch aussagekräftige Kennzahlen effizienter zu gestalten. Hintergrund war, dass die im SAP-Standard verfügbaren Arbeitsvorräte aufgrund kundeneigener Entwicklungen nicht alle relevanten Informationen abbildeten. Im Zuge der Systemumstellung von SAP R/3 auf S/4HANA sollten daher neue, an die spezifischen Prozesse des Kunden angepasste Arbeitsvorräte im Bereich der Lieferanten- und Kundenreklamationen geschaffen werden. Ich war in diesem Projekt verantwortlich für die fachliche Konzeption und Abstimmung der Anforderungen mit dem Fachbereich sowie für die enge Zusammenarbeit mit den Entwicklern zur technischen Umsetzung. Auf Basis der identifizierten fachlichen Kennzahlen definierte ich die benötigten Datenquellen und Abstimmungslogik, die anschließend über CDS-Views im S/4HANA-System realisiert wurden. Anschließend erstellte ich mit der Fiori-Anwendung „KPI’s und Berichte erstellen“ die entsprechenden analytischen Kacheln, um den Fachbereichen eine intuitive und rollenbasierte Übersicht über offene Reklamationen und relevante Kennzahlen bereitzustellen. So konnte eine deutlich verbesserte Prozesssteuerung in der Reklamationsbearbeitung erreicht werden.

Ziel des Projekts war die Optimierung der Prüfloserzeugung im Zusammenspiel zwischen Quality Management (QM), Material Management (MM) und Extended Warehouse Management (EWM) innerhalb einer SAP S/4HANA-Systemlandschaft. Der Kunde stand vor der Herausforderung, dass bei erneutem Wareneingang nach der Abpackerei für dieselbe Charge ein neues Prüflos erzeugt wurde, obwohl das ursprüngliche Prüflos weiterhin offen war. Dies führte zu redundanten Prüfloseinträgen und verzichtbarem Prüfaufwand im Qualitätsmanagement. Im Rahmen des Projekts entwickelte ich ein angepasstes Prozessdesign zur Integration und Automatisierung der Prüfloserzeugung, das sicherstellte, dass bei wiederholtem Wareneingang derselben Charge kein neues Prüflos angelegt wird und gleichzeitig das ursprüngliche Prüflos für die Qualitätsprüfung aktiv bleibt. Ich übernahm die Abstimmung mit den betroffenen Fachbereichen, die Erstellung der Soll-Prozessbeschreibung sowie die Umsetzung im System über gezieltes Customizing im EWM-Inbound-Prozess und im QM-Bereich. Darüber hinaus verantwortete ich die Durchführung von Testszenarien gemeinsam mit den Fachabteilungen, um eine nahtlose Integration und stabile Prozessausführung sicherzustellen.

Ziel des Projektes war es, bestehende Bestandsdifferenzen zwischen SAP ERP MM und SAP EWM zu identifizieren, zu analysieren und nachhaltig zu beheben. Der Kunde hatte wiederkehrende Abweichungen in den Lagerbeständen festgestellt, die sowohl prozessuale als auch technische Ursachen hatten. Neben der kurzfristigen Bereinigung bestehender Differenzen sollte ein Konzept entwickelt werden, um die zugrunde liegenden Fehlerquellen dauerhaft zu eliminieren und den Bestandsabgleich zwischen den Systemen zu stabilisieren. Ich war im Projekt für die Analyse, Fehlerbehebung und Prozessoptimierung verantwortlich. Zu Beginn untersuchte ich die vorhandenen Bestände systemübergreifend und verfolgte fehlerhafte Buchungen von der Quelle bis zur Verarbeitung in SAP EWM. Dabei zeigte sich, dass insbesondere die Schnittstellenkommunikation über iDocs sowie die Verarbeitung in den SMQ2-Queues eine zentrale Rolle spielten. Unverarbeitete SMQ2-Einträge führten häufig zu Folgefehlern, die in der Bestandsfortschreibung unbemerkt blieben und sich erst bei Inventuren oder Abgleichen zeigten. Eine besondere Herausforderung bestand in der Integration der AS400-Anwendung, die mit abweichenden Bestandsarten arbeitete. Diese ließen sich nicht direkt auf die Bestandsarten in SAP MM und SAP EWM abbilden, was eine detaillierte fachliche und technische Zuordnung erforderlich machte. Durch die Unschärfen der zeitlich korrekten Verarbeitung der Buchungen traten fehlerhafte und unvollständige Informationen in den iDocs auf. Diese Probleme führten teils zu fehlerhaften Folgeprozessen in der Bestandsführung. Im Rahmen meiner Tätigkeit analysierte ich die Datenflüsse zwischen den Systemen, dokumentierte die Ursachen der Differenzen und leitete daraus technische und prozessuale Korrekturmaßnahmen ab. Gemeinsam mit den Key-Usern und Entwicklern entwarf ich ein Konzept zur Prozessstabilisierung, das sowohl Anpassungen im Schnittstellendesign als auch Optimierungen in der Fehlerüberwachung vorsah. Durch gezielte Anpassungen in der Schnittstellenverarbeitung sowie eine verbesserte Überwachung der Queue-Verarbeitung konnten die Bestandsdifferenzen nachhaltig reduziert werden.

Ziel des Projektes war die Konzeption einer systemgestützten Lagerverwaltung auf Basis von SAP Extended Warehouse Management (EWM). Der Kunde verfügte bislang über keine systemische Erfassung seiner Lagerprozesse. Ziel war es, eine strukturierte Grundlage für die spätere Implementierung von SAP EWM zu schaffen, um eine transparente Bestandsführung, eine standardisierte Abwicklung im Wareneingang sowie die Abbildung der Lagerstruktur zu ermöglichen. Im Projekt unterstützte ich das Beratungsteam bei der fachlichen und systemischen Bewertung der geplanten Prozesse. Meine Hauptaufgabe bestand darin, die systemische Machbarkeit der angedachten Prozesslösungen in SAP EWM zu prüfen und diese aus Qualitätsmanagementsicht zu evaluieren. Hierbei begleitete ich Workshops mit dem Kunden, in denen verschiedene Lösungsansätze diskutiert und hinsichtlich ihrer technischen Umsetzbarkeit sowie Prozessqualität bewertet wurden. Im Anschluss an die Workshops passte ich das Lastenheft an und stellte sicher, dass die fachlichen Anforderungen, insbesondere im Bereich Lagerstruktur, Wareneingang und Wareneingangsprüfung, konsistent und realisierbar beschrieben waren. Auf diese Weise entstand ein fundiertes Konzept, das die Grundlage für die spätere Implementierung bildete.