Steffen Umstädter

Das Umsatzforecasting entstand aus wenigen groben Annahmen und reichte nur kurz in die Zukunft, wodurch es als Planungsgrundlage für Geschäftsleitung und Investoren zu ungenau war.
Wir analysierten zunächst, welche Faktoren den Umsatz tatsächlich treiben, und gestaltete auf dieser Basis das Forecasting neu. Die benötigten Daten lagen im Billing- und im CRM-System, ein automatischer Abruf war in der damaligen Lizenz nicht vorgesehen.
Ich baute deshalb gezielt Exporte auf beiden Seiten so auf, dass sie ohne Nacharbeit in das Modell passen: Die Exporte werden gezogen, in Google Sheets eingefügt, und der Forecast steht. Anschließend testeten wir das Modell gegen die tatsächlichen Zahlen und verbesserte es laufend.
Das Ergebnis war ein deutlich genauerer Forecast mit erheblich längerem Planungshorizont, der im FP&A als laufende Entscheidungsgrundlage genutzt wurde.

Ein Anbieter automatisierter Zahlungsprozesse für den Automobilhandel wickelte sein Abrechnungs- und Vertragsgeschäft über gewachsene Einzellösungen ab.
Mit dem internationalen Wachstum war der Rechnungsausgang manuell nicht mehr tragfähig, deshalb sollte ein durchgängiges Billing-System eingeführt und alle daran hängenden Prozesse umgestellt werden.
Die Herausforderung lag darin, laufende Verträge und Finanzdaten ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts zu übernehmen und die Prozesse so zu schneiden, dass sie in weiteren Ländern tragen.
Ich übernahm die Teilprojektleitung, erhob die Anforderungen der Fachbereiche Finance, Sales und Entwicklung, nahm die bestehenden Workflows auf und modellierte die Zielprozesse.
Dazu konzipierte und entwickelte ich die Schnittstellen zur bestehenden Systemlandschaft und verantwortete die Aufbereitung und Migration der Finanzdaten.
Ein wichtiger Baustein war die Umsetzung der gesetzlichen E-Rechnungspflicht:
Ich führte das Format ZUGFeRD ein und gestaltete das Rechnungsformular sowie die Belegausgabe neu.
Nach dem erfolgreichen Go-Live schulte ich die Endanwender, dokumentierte die Prozesse und betreute den laufenden internationalen Betrieb.

Der Weg vom Angebot bis zum unterschriebenen Vertrag lief über manuell gepflegte
Word-Dokumente. Der interne Freigabeprozess war nicht abgebildet, es gab keine wechselseitige Verbindung zum CRM, und der Status eines Vertrags war für den Vertrieb nur bedingt nachvollziehbar.
Ich habe das Problem identifiziert, den Prozess in einem Audit aufgenommen und die Ist-Abläufe dokumentiert.
Auf dieser Basis erarbeitete ich Lösungsoptionen, führte die Make-or-Buy-Entscheidung herbei, sprach mit möglichen Dienstleistern, verglich die Anbieter und präsentierte die Empfehlung der Geschäftsleitung.
Anschließend verantwortete ich die Umsetzung:
Einführung von PandaDoc für den Vertragsversand inklusive Freigabelogik, Statusverfolgung und beidseitiger Synchronisation mit dem CRM, dazu der Neuaufbau der CRM-Workflows mit automatisierten Übergaben zwischen Sales, Onboarding und Finance sowie Dashboards und Berichte für die Steuerung.