Projektleitung von Salesforce Projekten und Change Management

Ziel dieses Projektes war die Neuerstellung der Formulare für Bestellanforderungen und Bestellungen im Bereich SAP MM. Dies wurde mit Adobe Interactive Forms realisiert. Eine besondere Herausforderung stellte in diesem Projekt der dynamische Aufbau der Formulare dar, da diese in bis zu 14 Sprachen mit jeweils unterschiedlichen Anforderungen an die Daten (abhängig von der Sprache) realisiert werden sollten.

Um der stetig steigenenden Anzahl an Bewerbungen Heer zu werden, wurde der Bewerbungsprozess der mindsquare neu entworfen und sollte mit Hilfe der Salesforce.com Entwicklungsplattform Force.com umgesetzt werden. Die Herausforderung bei diesem Projekt bestand darin erst einmal einen für die mindsquare GmbH optimalen Bewerbungsprozess zu erarbeiten, welcher es schafft IT-gestützt mehr als 300 Bewerbungen pro Monat abzuarbeiten. Durch intensives Process- und Requirements engineering wurde ein optimaler Prozess nach Prof. Dr. Knoblauch entworfen und sollte mit Hilfe von Salesforce.com umgesetzt werden. Nachverfolgung, Kollaboratives Arbeiten, Umsetzen von Workflows für die verschiedenen Phasen eines Bewerbers sowie Skalierbarkeit der Anwendung, Übersichtlichkeit und Einfache Handhabe sind nur Beispiele für einige der Kernanforderungen an die neue Bewerberverwaltung. Salesforce.com und seine Entwicklungsplattform Force.com bieten von Haus aus viele Funktionalitäten, um diesen Anforderungen Herr zu werden. Aus diesem Grund haben wir uns für diese Entwicklungsplattform entschieden und die Bewerbverwaltung umgsetzt. Diese wurde im Anschluss auch als Applikation im Salesforce.com App Marktplatz – dem AppExchange – zur Verfügung gestellt: www.Bewerberverwaltung.de.

Aus dem Vertrieb und dem Bereich der Personalakquise der mindsquare GmbH gab es die Anforderung eine Vielzahl an Ansprechpartnern über automatisierte Mailings erreichen zu können. Es sollte nachverfolgt werden können, welche Empfänger die eMail gelesen haben und welche Links geklickt wurden. Die mindsquare Gmbh setzt bereits seit vielen Jahren auf Salesforce.com als CRM System. Auch die Personalakquise wird über die bereits beschriebene, eigenentwickelte, Salesforce Bewerberverwaltung abgewickelt. Dementsprechend befanden sich bereits alle notwendigen Daten über Ansprechpartner in der mindsquare Salesforce Cloud. Mit Hilfe der Salesforce App icontact.com konnten durch leichte Anpassung und Customizing sämtliche Anforderungen erfüllt werden. Nach Auswahl und Anpassung der App wurde der Vertrieb der mindsquare GmbH sowie die Gechäftsführung und die Personalleiter im Umgang mit diesem Tool geschult und eingewiesen. Durch die Anpassung der Benutzerprofile und die damit verbundene Salesforce Administration konnte die Applikation unseren Vertriebsmitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

Im Zuge der Arbeiten an den Themen ESS, MSS für die Berliner Stadtreinigung war eine Runderneuerung des Zeitnachweisformulars Thema dieses Projektes. Hierbei handelte es sich um ein sog. HRFORM, welches neben den drei bekannten Formulartechnologien im SAP Umfeld eine Sonderstellung einnimmt. Aufgabe war es das bereits im Einsatz befindliche HRFORM entsprechend den Kundenwünschen anzupassen und die Datenbeschaffung zu entsprechenden Anforderungen zu ändern. Da die Datenbeschaffung, im Gegensatz zu den anderen Formulartechnologien im SAP Umfeld über InfoCubes und Metadaten wie, Metastars, Metafigures und Metadimensions realisiert wird, bestand die größte Herausforderung in der Anpassung dieser Konstrukte, um die Anforderungen an die Datenbeschaffung realisieren zu können.

Die Mindsquare Gmbh nutzt Salesforce.com als CRM System, Chatter zur Kommunikation und Eigenentwicklungen auf der Force.com Plattform in Bereichen wie Personalakquise, Marketing, Projekt- und Zeitverwaltung. Mit steigender Anzahl an Mitarbeitern steigen auch die Anforderungen an das System in Hinblick auf Kollaboration, Wartung, Berechtigungen, Sicherheit und Kosten. Als Administrator der mindsquare Gmbh Salesforce Systemlandschaft ist es meine Aufgabe den reibungslosen Betrieb unserer Salesforce Applikationen zu gewährleisten. Dazu gehört die Verwaltung von Lizenzen, die Wartung und Konfiguration von Workflows, Triggern usw, die Erstellung und Umsetzung eines Berechtigungskonzeptes, das Überprüfen und Zertifizieren von Berechtigungen und das Lösen allgemeiner Probleme rund um die Bedienung und den Betrieb unserer Salesforce Applikationen.

Ziel dieses Projektes war es ein Fremdsystem für Personalabrechnungen an das im Hause eingesetzte SAP Portal anzubinden und ein Single Sign On einzurichten. Um dieses Ziel zu erreichen wurde eine Portal Component erstellt, welche das Fremdsystem aufruft, das SAP Login Ticket des SAP Portals ausliest und dieses, angereichert mit Daten aus dem angeschlossenen SAP ERP System, als Parameter an das Fremdsystem weiterreicht. Somit konnte der Aufruf des Fremdsystems und eine Einrichtung von Single Sign On in gegebener Zeit und Budget zur vollsten Zufriedenheit des Kunden eingerichtet werden.

Die bisher eingesetzte Applikation zur Erfassung von Arbeitszeiten und Ausstellung von Zeitnachweisen sollte durch eine neu entwickelte Salesforce Applikation auf der Force.com Plattform abgelöst werden. Dabei wurde die neue Applikation um Funktionalitäten erweitert, welche die einer einfachen Zeiterfassung übersteigen. So können nicht nur Zeiten erfasst und Zeitnachweise als PDF / Word ausgegeben werden. Auch Projekte und Projektbesetzungen können angelegt, gesteuert und verwaltet werden. Budgets können überwacht werden und Vertriebsprovisionen vorhergesagt und berechnet werden. Der Vertrieb der mindsquare GmbH kann aus gewonnenen Opportunities Projekte in Salesforce.com erstellen und Berater diesen Projekten zuweisen. Gleichzeitig pflegt der Vertrieb die Meta-Daten eines Projektes wie Stundensatz des Beraters, Projektleiter, Beschreibung der Tätigkeiten usw. Der Berater erfasst in Salesforce.com zu seinem Projekt die täglichen Arbeitszeiten. Am Ende des Monats oder des Projektes reicht der Berater seine Zeiterfassung zur Genehmigung ein. Dadurch wird in Salesforce.com ein Genehmigungsprozess gestartet, bei dem verschiedene Instanzen die Zeiterfassung prüfen, ablehnen, korrigieren oder freigeben können. Mit Hilfe einer freigegebenen Zeiterfassung lässt sich abschließend in der Verwaltung eine Rechnung an den Kunden automatisiert generieren. Gleichzeit ist die Geschäftsführung mit Hilfe umfangreicher Dashboards und Berichte in der Lage wochenaktuelle Daten zu analysieren, um mit deren Hilfe das Unternehmen steuern zu können. Die Vertriebler können in Echtzeit sehen wie sich ihre Provision entwickelt.

Die Aufgabe in diesem Projekt bestand darin Schnittstellen, mit Hilfe von Webservices, zwischen dem On-Premise SAP ERP System des Kunden und Salesforce.com, dem SAAS CRM System, herzustellen. Kurz: Die Integration von Salesforce.com in SAP. Vor Projektstart wurde in einem Workshop mögliche Integrationsarten (Webservices direkt verbinden, ESB wie SAP PI nutzen), sowie Zugriffsszenarien (Push, Pull, Synchronisation oder Replikation, Echtzeit oder Batch) gegenübergestellt. Dafür wurden im Modul SAP SD des Kunden Webservices entwickelt, welche durch Salesforce.com konsumiert wurden. Diese dienen dem Datenaustausch und der Synchronisation von Kunden, Auftrags- und Lieferantendaten. Sowohl administrativ, organisatorisch als auch technisch war dieses Projekt eine Herausforderung, da es sich bei dem SAP ERP um ein stark geschütztes und nur schwer zugängliches System handelte. Die Herausforderung bestand also nicht nur darin, Daten zwischen SAP und Salesforce.com auszutauschen, sondern auch darin die Kommunikation zwischen den Systemen sicher zu gestalten, ohne dass SAP System aus dem Internet erreichbar zu machen.

Aufgrund einer Migration des SAP Portal von SAP NW 7.3 auf SAP NW 7.4 und der Migration von Mahle-Systeme in die Behr-Systemlandschaft musste ein neues Loginmodul für das neue SAP NW Portal entwickelt werden. Ziel war es parallel zu der normalen Authentifizierung auch eine Authentifizierung gegen bereits bestehende Mahle Systeme zu ermöglichen. Dafür wurde ein neues JAAS Login Modul erstellt, welches Benutzereingaben per Post an HTTPS Server schickt und als Antwort ein MYSAPSSO2 Cookie zurückerhält. Dieses Cookie kann anschließend im SAP Portal für die Verwendung von SSO verwendet und zum Absprung in Backendsysteme verwendet werden.

Die Zeiterfassung und Projektverwaltung wurde bereits im Frühjahr 2013 auf Basis Salesforce.com realisiert. Als Addon, um die Akzeptanz der Mitarbeiter und die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung zu erhöhen, wurde die Entwicklung einer mobilen Oberfläche zur Zeiterfassung der Mitarbeiter in Auftrag gegeben. Die Oberfläche sollte als native IOS App entwickelt, um auf die Daten der Salesforce Zeiterfassung zugreifen zu können. Die Mitarbeiter der mindsquare GmbH sind nun jederzeit, auch asynchron, in der Lage ihre Zeiten per iPhone zu erfassen und diese mit der eigenentwickelten Salesforce.com Zeiterfassung zu synchronisieren.

Studio71 ist ein Unternehmen, welches sich auf die Vermarktung neuer Medien, wie z.B. Videos und Produktionen auf Youtube oder MyVideo spezialisiert haben. Um den Akquiseprozess von Talenten und die Abrechnung von Youtube- und MyVideo Erlösen zu unterstützen, war das Ziel dieses Projektes die Einführung von Salesforce.com und die Entwicklung eines Royality Tools auf der Basis Force.com. Die Aufgabe in diesem Projekt bestand darin als Projektleiter die Einführung von Salesforce.com zu planen und zu koordinieren sowie die Entwicklung des Royality Tools zu planen und entsprechend umzusetzen. Herausforderungen in diesem Projekt ergaben sich aus einer Vielzahl unterschiedlicher fachlicher Ansprechpartner, welche dazu auch noch weltweit verteilt (z.B. USA) tätig waren, einer großen Komplexität der Anforderungen und abzubildenen Abrechnungsmodelle und das Management eines externen IT Dienstleisters für die Entwicklunsarbeiten am Royality Tool. Diese Herausforderungen konnten durch eine sehr intenstive Requirements Engineering Phase und den Aufbaue geeigneter Kommunikationsstrukturen und Kontrollmechanismen erfolgreich bewältigt werden. Insgesamt wurde das gesamte Projekt vom Projektkickoff über die Anforderungsanalyse, Konzeption, Implementierung, Testing, Training und Migration der Altdaten nach etablierten Projektmanagementverfahren SCRUM und PRINCE2 bewältigt und in Time, in Budget und in Scope erfolgreich durchgeführt.

Aufgrund steigender Unternehmensgröße war es immer schwieriger für den Vertrieb im Überblick zu behalten, welche Außendienstmitarbeiter in der Nähe eines Kunden wohnten und für einen Projekteinsatz in Frage kamen. Auf einer Karte in Google Maps wurden die Adressen aller Mitarbeiter angezeigt, sowie der aktuell ausgewählte Kunde. Die GoogleMaps Integration wurde durch die Entwicklung und Einbettung einer VisualForce Seite implementiert. Hier werden mittels APEX Google Bibliotheken aufgerufen und Google Services angesprochen.

Um ein präzises Bild der Kundenzufriedenheit im Bereich Geschäftskunden erhalten zu können, sollte eine Applikation zur Durchführung des Net Promoter Scores entwickelt und eingeführt werden. Da sich Salesforce.com bei dem Kunden schon als CRM System im Einsatz befand, bot sich die Entwicklungsplattform Force.com zur Realisierung der gewünschten Anwendung an. Mit Hilfe dieser Anwendung lassen sich nun interaktive Formulare automatisiert an verschiedene Kunden versenden. Füllt ein Kunde das Formular aus, so wird die Eingabe automatisch an die NPS Salesforce App geschickt und kann hier mittels umfangreicher Berichte und Dashboards ausgewertet werden. Das Formular wurde in HTML5 und VisualForce entwickelt und so an das Corporate Design des Kunden angepasst. Für den Kunden war die Einführung dieser Anwendung ein großer Erfolg. Der Kunde weiß im Detail über die Zufriedenheit jedes einzelnen Kunden Bescheid. Er kann gezielt Feedback und Kritik bei unzufriedenen Kunden erfragen und anhand des NPS die Umsetzung dieser messen. Die enge Integration des NPS in das Salesforce ermöglicht dem Vertrieb einfach auf die Daten zuzugreifen und diese für die Kundenbetreuung zu nutzen.

Der Kunde betreut als Inkubator eine Vielzahl kleiner Startups und unterstützt diese bei der Salesforce Einführung in Bezug auf die Salesforce Sales Cloud und die Salesforce Service Cloud. Dabei werden Anforderungen in Form von Tickets entgegengenommen und agil vom Kunden bearbeitet. Die Reichweite der Anfoderungen reicht von einfachen Customizing z.B. der Anpassung des Datenmodells oder den Aufbau eines Reportings bis hin zu kompletten Prozessautomatisierungen mit Hilfe des Process Builders oder durch Apex und der VisualForce Entwicklung. Da es teilweise recht spezielle Anforderungen ans Reporting gab, konnten diese nicht mit den Standard Salesforce Reports / Dashbaords dargestellt werden. So wurden diese in VisualForce erstellt und in entsprechende Layouts eingebettet.

Der Kunde ist einer der weltweit größten Hersteller von Heizungs- und Klimaanlagen. Mit Vertretungen über den gesamten Globus und mehr als 18 verschiedenen Marken verfügt der Kunde über eine der komplexesten und größten Salesforce Oganisationen weltweit. Der Kunde hatte konkret das Problem, dass es sehr komplexe Prozesse zur Incentivierung von Kunden (z.B. Cashback wenn ein Installateur nachweislich eine Heizung bei einem Endkunden verbaut) gibt, welche in unterschiedlichen Landesorgansationen unterschiedlich ausfallen. Diese Prozesse wurden bisher nicht ausreichend in IT Systemen abgebildet ,so dass ein großer finanzieller Schaden durch übermäßige Incentivierung von Kunden entstanden ist. Ziel dieses Projektes war es also die komplexen Prozesse rund um Support und Incentivierung in Salesforce abzubilden, so dass Incentivierungen dokumentiert, geprüft und erstattet werden können. Als Entwickler und Mitglied des SCRUM Teams bestand meine Aufgabe hauptsächlich darin Anforderungen zu analysieren, Aktivitäten zu planen und diese technisch zu implementieren. Die wohl größten Herausforderungen während dieses Projektes bestanden in der Integration dieses Projektes in bestehende abgebildete Prozesse in SFDC und in der Analyse und Übersetzung der überaus komplexen Sales, Service und Incentivierungsprozesse. Auch wenn dieses Projekt mit einem Verzug von 6 Wochen startete, konnte es dennoch erfolgreich, dank SCRUM als Projektmanagement Methode, in Time und in Budget abgewickelt werden.

Der Kunde führte 2012 Salesforce in der Enterprise Edition ein. Leider wurde bei der Einführung von Salesforce.com eine ungeeignte Systemarchitektur gewählt, welche dazu führt, dass der Kunde eine Vielzahl von Duplikaten von Accounts, Kontakten, Opportunities im System führt. Daraus resultieren deutliche Mängel in der Benutzbarkeit und der Benutzerfreundlichkeit des Systems. Dazu kommt, dass es quasi unmöglich ist mit dieser Struktur aussagekräftige Berichte und Dashboards zu erzeugen und das gesamte System eigentlich nur als Luxus-"Besuchsbericht" vom Kunden genutzt werden kann. Nach intensiven Systemanalysen und Workshops wurde deshalb beschlossen, die Salesforce Org. des Kunden neu zu entwerfen und von Grund auf neu zu implementieren. Meine Aufgabe bestand darin die kundenspezifischen Sales- und Service Prozesse zu verstehen und dementsprechend eine geeignete Systemarchitektur zu entwerfen. Gleichzeitig führte ich das Projektmanagement, welche die Punkte Redesign, Implementierung neuer Oberflächen zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit, Migrationsplanung- und Konzeptionierung, Schnittstellendesign zu ERP Systemen und die Implementierung der Backend Logik umfasste. Die Projektleitung wurde mit Hilfe der SCRUM Methode durchgeführt und hat damit das Projekt zum vollen Erfolg geführt.

Unser Kunde hat das Problem, dass eigene Kunden oft nicht bedient werden können, da Opportunities und Anfragen nicht durch IT-Systeme erfasst werden und diese in der täglichen Arbeit untergehen. Gleichzeitig besteht das Problem, dass Kundenbeziehungen zu Kunden, welche in der Vergangenheit Aufträge generiert haben nicht konstant gepflegt werden, es keine nachvollziehbare Kommunikation mit diesen Kunden gibt und diese Kunden teilweise nicht mehr bedient werden, obgleich Auftragspotentiale vorhanden sind. Um diese Herausforderungen zu Lösen plant der Kunde die Einführung eines CRM Systems. Nachdem wir den Kunden bei der Evaluation unterstützt haben, entschied sich der Kunde für die Einführung des Salesforce.com CRM. Ziel dieses Projektes war es die Anforderungen und Prozesse an das neu einzuführende Salesforce CRM / Salesforce Sales Cloud aufzunehmen, Herausforderungen und Risiken zu identifizieren und ein geeignetes Einführungskonzept zu erarbeiten. Die größte Herausforderung, welche innerhalb der Anforderungsanalyse identifiziert wurde, ist der Umgang und die Entwicklung von Schnittstellen zur bisherigen Systemlandschaft.Da diese nicht nur einem sehr hohem Alter entspricht, sondern auch heute gängige Standards wie WebServices oder RPC nicht beherrscht. Diese Herausforderung konnte durch eine intensive technische Betrachtung und durch das Hinzuziehen eines externen Dienstleisters für diese Legacy Systeme gelöst werden. Meine Aufgabe bestand in der Vorbereitung und Leitung des Workshops und in der Koordination der technischen Berater. Nach Prince2 Projektmanagement Prinzipien und Methoden wurde anschließend ein Projektplan und ein ausführliches Einführungskonzept erstellt. Dies kann nun genutzt werden, um das Projekt nach gängigen Projektmanagement Standards durchzuführen und zum Erfolg zu führen.

Nachdem der Anforderungsanalyse Workshop und die Konzeption / Projektplanung beim Kunde für die Einführung von Salesforce.com erfolgreich abgeschlossen wurde, erhielten wir die Beauftragung die Einführung von Salesforce.com / Salesforce Sales Cloud CRM beim Kunden durchzuführen. Meine Aufgabe während dieser Einführung bestand darin das Projekt nach Prince2 Standards zu leiten und dafür zu sorgen, dass alle aufgenommen Aufgaben in Time, in Budget und in Scope zur vollsten Zufriedenheit des Kunden durchgeführt wurden. Die größte Herausforderung während dieses Projektes besteht darin, dass es einen sehr engen zeitlichen Rahmen für die Fertigstellung der Einführung gibt. Innerhalb dieses zeitlichen Rahmens müssen Aufgaben wie das Customizing oder die Entwicklung von Schnittstellen zu den Altsystemen erledigt werden. Eine Aufteilung der Arbeitspakete in mehrere kleinere Unterpakete hilft uns dabei den Überblick über Kosten, Zeit und Scope zu behalten und herausfordernde Aufgaben Schritt für Schritt durchzuführen. Durch ein regelmäßiges, transparentes und enges Reporting an die Projekteigner, das Aufsetzen eines Risikomangements, die Verteilung von Arbeitspaketen und eine enge Kontrolle der Ergebnisse haben bisher dafür gesorgt, dass das Einführungsprojekt noch immer in Time, in Scope und in Budget blieb und der angepeilte Liefertermin auf jeden Fall gehalten werden konnte.

Der Kunde führte im November des Jahres 2014 Salesforce und im Januar des Jahres 2015 SAP neu ein und lösten damit Microsoft Navision als ERP System ab. Im Zuge dieser Ablösung wurden die Altdaten in Salesforce und SAP migriert. Dabei besteht das Problem, dass sich die Datenbestände auf beiden Systemen von einander weg entwickeln. Ziel des Projektes war eine Datenintegration für Kundenstammdaten zwischen SAP und Salesforce mit dem Zweck der Datensnychronisierung in der Sales Cloud zu erstellen. Dafür wurde der Ansatz einer ESB gewählt mit der die Datenintegration implementiert werden soll. Im Zuge dessen wurden auf Seite SAP Funktionsbausteine und auf Seiten SFDC WebServices erstellt, welche Daten exportieren und entgegennehmen können. Diese wurden mit Hilfe der ESB verbunden und die verschiedenen Integrationsszenarien (z.B. Neu hinzufügen, Aktualisieren, Löschen) und die Konfliktbewältigung abgebildet. Meine Aufgabe in dem Projekt bestand einerseits in der Projektleitung und der Führung beteiligter SAP- und Salesforce Berater. Andererseits habe ich selbst bei der Einrichtung der Middleware mitgewirkt und mit fachlichem Know-How auch operativ unterstützt.

Als strategischer Partner des Kunden für den Bereich Salesforce helfen wir dem Kunden dabei seine bestehende Salesforce Org mit mehr als 1500 Lizenzen weiterzuentwickeln und weitere Anforderungen aus den verschiedenen Fachbereichen umzusetzen. Hierbei setzen wir, mit einem dreiköpfigen Team, verschiedene Anforderungen aus allen Bereichen der Salescloud und der Force.com Platform, wie Opportunity Management, Automatisierung von Zugriffsberechtigungen, Quote Management, Account- und Contact Management um. Gleichzeitig unterstützen wir den Kunden beim Aufbau und der Implementierung von Prozessen im Bereich Agile Project Management, Continuous Integration, Deployment Strategies und Quality Assurance. Meine Rolle in diesem Projekt ist die Rolle des SCRUM Masters. Ich kümmere mich demgemäß um den reibungslosen Projektablauf, um die Steuerung des SCRUM Teams (Entwicklerteam), und trage Sorge dafür, dass SCRUM Regeln befolgt werden, analysiere Anforderungen gemeinsam mit dem Kunden und pflege das Product Backlog.

Der Kunde ist einer der größten Veranstalter von Fach- und Konsumentenmessen weltweit und hat für den Bereich Auslandsmessen bereits Salesforce zur Verwaltung von Messen und zur Akquise von Kunden für diese Messen im Einsatz. Der Bereich Inland arbeitet jedoch weiterhin mit SAP CRM und SAP ERP, um Akquise für Messen zu betreiben und Messen zu verwalten. Nun ist geplant das SAP CRM bis Ende 2017 durch Salesforce CRM abzulösen und verschiedenste Systeme zur Verwaltung von Buchungen, Messen und Kundenkampagnen, Berechtigungen usw. in das SFDC CRM zu integrieren. Wir arbeiten mit einem vierköpfigen Team daran, den Bereich Inland-Vertrieb und diese in die bestehende Salesforce Org zu integrieren und entsprechende Prozesse in die bestehende Salesforce Org abzubilden. Dabei ist es nicht nur wichtig entsprechende Prozesse zu identifizieren, zu optimieren und abzubilden. Es ist weiterhin notwendig eine große Anzahl weiterer Systeme mit Hilfe von synchronen Schnittstellen und mit Hilfe der Middleware Talend ESB asnychron zu integrieren. Meine Aufgabe als SCRUM Master besteht darin das vierköpfige Entwicklerteam zu koordinieren und für den reibungslosen Projektablauf zu sorgen. Dabei kümmere ich mich darum, dass das Product Backlog stetig aktualisiert wird, neue Anforderungen (User Stories) entgegengenommen und konzipiert werden und dass alle notwendigen Schritte zur Ablösung des alten SAP CRM bekannt sind und geplant werden. Das bedeutet meine Aufgabe besteht darin das Team zu koordinieren, Anforderungen zu analysieren, den Projektablauf zu konzeptionieren und die Vielzahl an Stakeholdern nach SCRUM einzubeziehen.

Der Kunde hat bereits Salesforce für den Bereich Vertrieb, Service und Messeorganisation für Tochtergesellschaften im Ausland im Einsatz. Der Bereich Inland Vertrieb und Inland Service arbeitet bisher weiterhin mit SAP CRM und SAP ERP. Ziel des Projektes ist es das SAP CRM durch Salesforce abzulösen und Salesforce in die überaus komplexe Systemlandschaft des Kunden zu integrieren. Meine Aufgabe als SCRUM Master besteht darin, die Voranalyse des Projektes (Machbarkeitsprüfung, Aufbau eines Product Backlogs, Anforderungsanalyse, Erstellung und Pflege der User Stories, Schätzung des benötigten Aufwandes) und die Projektkonzeption (Aufbau des SCRUM Teams, Schaffung und Planung der notwendigen Infrastruktur, Aufbereitung der User Stories) durchzuführen, so dass ab Ende Juni die Umsetzung der SAP CRM Ablösung durchgeführt werden kann. Eine Herausforderung in diesem Projekt besteht in der komplexen Systemlandschaft mit vielen unterschiedlichen Systemen, welche mit Salesforce integriert werden sollen (z.B. SAP ERP, OMIKRON, verschiedene Buchungssysteme, verschiedene Preiskonfiguratoren). Hier hilft meine Erfahrung im Bereich Salesforce Middleware, insbesondere Talend ESB, sehr, um detailliert konkrete Schritte und User Stories zu erfassen und den Projektstart so konzeptionell optimal vorbereiten zu können.

Der Chemiekonzern befindet sich in einem Wandel von einem produktionsorientiertem Unternehmen zu einer Kunden- und Marktzentrierung. Ein Teil dieser Strategie beinhaltet die Neugestaltung der Sales-, Service- und Marketingprozesse im Zuge der Kunden- und Marktzentrierung. Die dabei erarbeiteten Prozesse im Bereich Sales, Marketing und Service sollen durch die Einführung eines CRM Systems (die Salesforce Sales- und Service Cloud) implementiert und unterstützt werden. Meine Aufgabe in diesem Projekt besteht darin, zusammen mit den Führungskräften aus den Bereichen Sales, Marketing und Customer Service die neuen kundenzentrierten und marktorientierten Prozesse zu gestalten, zu optimieren und entsprechende Anforderungen für das zu implementierende System abzuleiten. Daraus wird ein sogenanntes Customer Book erstellt, welches das Kundenerlebnis in Form einer Customer Journey und die internen Kundenprozesse sowie Anforderungen zusammenbringt. Anhand dieses Customer Books wird das neue CRM System auf Basis der Salesforce Cloud entwickelt. Hierbei besteht meine Aufgabe darin den Entwicklungsprozess nach SCRUM sicherzustellen, das Entwicklerteam mit Fach- und Expertenwissen zu unterstützen und die verschiedenen Stakeholder und Experten des Kunden in den Entwicklungsprozess mit einzubinden.

Unser Kunde ist ein Global Player in der Chemieindustrie und befindet sich derzeit in der digitalen Transformation. Teil dieser Transformation ist die Suche nach digitalen Geschäftsmodellen, welche es dem Kunden erlauben, Umsatz und Marge außerhalb der klassischen Chemiefertigung zu gewinnen. Eines dieser neuen Geschäftsmodelle soll mit Hilfe einer Matchmaking Platform abgebildet werden. Die Idee hinter dieser Matchmaking Platform besteht darin Kunden, Lieferanten und unseren Kunden selbst auf einer Platform für das Thema Beauty-Chemie zusammenzuführen. Auf dieser Platform werden dann Produkte, Services und Mixturen unseres Kunden und dessen Lieferanten angeboten. Die Kunden der Plattform können sich individuelle Chemieprodukte anhand eines Konfigurators zusammenstellen und auf das Produkt, Service und Mixture-Portfolio unseres Kunden und dessen Lieferanten zurückgreifen. Die Matchmaking Platform erstellt dabei, anhand der Produktkonfiguration der Kunden Vorschläge für geeignete Mixtures, Produkte und Services (z.b. Transport, Labeling, Testing) zusammen, welche die Kunden dann über diese Platform bestellen können. Die Platform wurde auf Basis von Salesforce Communities erstellt und vollkommen mit custom mit Lighting Components entwickelt, da es den hohen Ansprüchen in Sachen Design und Nutzerakzeptanz gerecht werden sollte. Die mindsquare GmbH hat in diesem Projekt die volle Verantwortung von der Konzeption bis zur Implementierung und Service / Support übernommen. Meine Rolle in diesem Projekt bestand darin die zukünftige Platform zu konzeptionieren, die Architektur zu erstellen und das Implementierungsteam (6 Berater / Entwickler) zu leiten. Dabei habe ich die agile Implementierungsmethode SCRUM genutzt, um das Projekt mit überragender Qualität agil zu entwickeln. Die Matchmaking Platform erlaubt es somit einen vollkommen neuen Kundenkreis für unseren Kunden zu erschließen und an dem Erfolg seiner Kunden und seiner Lieferanten zu partizipieren.

Nach erfolgreicher Einführung des Lead-to-Quote Prozesses war es nun notwendig die Prozesse nach erfolgreicher Angebotserstellung in Salesforce abzubilden. Dies beinhaltet das Order Management, Credit Management. Invoices, Contract Management und die Behandlung von Mahnungen. Das Ziel ist es, dass niemand aus dem Commercial Team weiterhin mit SAP arbeiten muss, sondern SAP nur noch die Ergebnisse der implementierten Salesforce Prozesse entgegennimmt und verarbeitet bzw. verplant. Meine Rolle in diesem Projekt bestand vor allem in der Projektplanung, der Beratung zur Digitalisierung der Quote-to-Cash Prozesse und im Aufbau eines technischen Designs zur Architektur der Salesforce Umgebung.

Unser Kunde ist ein Kunde aus dem Bereich Automotive mit über 800 Salesforce Sales Cloud Lizenzen. Salesforce ist bereits seit 2015 bei unserem Kunden im Einsatz und wird in immer mehr Bereichen des Kunden ausgerollt. In diesem Projekt ging es vor allem um die Optimierung der Sales- und Service Prozesse in Salesforce und die Integration neuer Bereiche in Salesforce. So wurden die Prozesse aus dem Bereich Sales- und Service analysiert, optimiert und technisch konzeptioniert. Anschließend wurden diese technischen Konzepte in Salesforce implementiert. Meine Aufgabe in diesem Projekt bestand in der Analyse und der Konzeption der Sales- und Service Prozesse unseres Kunden und die Ableitung technischer Anfoderungen. Anschließend stellte ich das Implementierungsteam zusammen und führte das Team mit Hilfe der agilen Implementierungsmethode SCRUM. Der Kunde verfügt nun über eine Salesforce Umgebung, welche über eine sehr viel höhere Nutzerakzeptanz verfügt als vor dem Projekt und spart gleichzeitig Porzesskosten durch Prozessoptimierung und fortschrittene Automatisierung in Salesforce.

Unser Kunde betreibt ein Vermittlungsgeschäft bei denen zwischen Mietern und Vermietern von Baumaschinen vermittelt wird. Vor dem Projekt wurde dies mit hohem manuellen Aufwand in Excel von den Vertriebsmitarbeitern des Kunden bearbeitet. Diese Methode war nicht skalierbar und der stetig steigenden Anzahl von Anfragen nicht gewachsen. Um den Prozess der Akquise von Mietern und Vermietern und den Prozess der Vermittlung von Mietanfragen zu automatisieren wurde Salesforce mit der Sales Cloud eingeführt und entsprechende Applikationen (z.B. ein sogenannter Request Manager) eingeführt. Mit Hilfe dieser Applikationen findet automatisch ein Matching zwischen Mietanfragen und Vermietern statt. Dieses Matching erfolgt anhand verschiedener Parameter wie den angefragten Geräten (Produkten), Entfernung zum Vermieter, Verhältnis zum Vermieter, Preise und weitere Parameter. Meine Aufgabe in dem Projekt bestand darin das Projekt als Projektmanager zum Erfolg zu führen. Dabei habe ich die Konzeption und Architektur der Lösung entworfen, die Implementierung mit Hilfe der agilen Methode SCRUM gesteuert und die weiteren Phasen des Projektes wie Schulungen, Migrationen und Rollouts gesteuert. Das Projekt war ein voller Erfolg, was auch die Wachstums-KPI unseres Kunden deutlich zeigen.

Unser Kunde führt Salesforce auf internationaler Ebene ein mit den Hauptprodukten Salesforce Sales Cloud und Salesforce Service Cloud. Dabei wird das Salesforce CRM quasi von einem Green-Field aufgesetzt und implementiert. Natürlich geht dieser Implementierung eine intensive Erarbeitung und Optimierung diverser Prozesse im Bereich Sales, Account Strategy, Pricing und Stammdatenmanagement voraus. Da es sich hier um eine große Veränderung für alle betroffenen Mitarbeiter handelt und das Projekt einen strategischen Wert für das Unternehmen hat, wurde ich damit beauftragt für ein systematisches Change Managament zu sorgen. Meine Aufgabe in diesem Projekt besteht also darin ein systematisches Change Management nach Prosci durchzuführen und dabei Pläne für die Kommunikationsstrategie, zur Behandlung von Widerständen, Coachings und Trainings durchzuführen und zu implementieren. Mit Erfolg. Die ersten Rollouts in 5 Ländern Europas gelangen sehr gut mit sehr hohen Adoption-Rates und guten Ergebnissen im Bereich CRM.

Die Hella AG setzt, mit über 1000Usern, seit mehreren Jahren auf Salesforce als unternehmensweites CRM System. Dabei wurde dieses System im Laufe der letzten Jahre sehr stark gecustomized und an die Bedürfnisse des Kunden angepasst. Inzwischen nutzen User aus den Bereichen Vertrieb, Marketing, Customer Service, Produktentwicklung, Controlling, Logistik und das gesamte Management der Unternehmensleitung das Salesforce CRM für ihre tägliche Arbeit. Vor 2 Jahren veröffentlichte Salesforce eine neue Oberfläche für das Salesforce CRM - die sogenannte Lightning Experience. Da die Aktivierung dieser Oberfläche nicht unproblematisch und für Kunden optional ist, hat die Hella AG bis zu diesem Jahr auf eine Umstellung auf die neue Lightning Experience verzichtet. Aufgrund neuer exklusiver Features und aufgrund technischer Bedingungen soll nun endlich ein Wechsel von der klassichen Ansicht auf die neue Salesforce Lightning Oberfläche erfolgen. Dazu wurde ein IT Projekt bei der Hella gestartet, welches parallel durch ein Change Management Projekt begleitet wird. Ziel des Change Management Projektes ist es, die verantwortlichen Projektmanager und Change Manager der Hella AG zu coachen und zu unterstützen, so dass sie in der Lage sind, den neuen Wandel bei den mehr als 1000Userns und unterschiedlichsten Hierarchie- und Interessensgruppen erfolgreich zu vollziehen. Aus diesem Grund unterstützen ich, zusammen mit weiteren Beratern der mindsquare GmbH, den Kunden in der Konzeption und deren Durchführung in der Behandlung von Widerständen, in der Planung und Durchführung von Trainings und im regelmäßigen Assessment relevanter Change Management KPIs.

Die Firma Häfele ist in der IT recht dezentral mit mehreren interantional verteilten Teams für Service, Support, Anwendungsentwicklung, Infrastruktur und Sicherheit aufgestellt. Ziel des aktuellen Projektes ist es die Serviceprozesse in der IT innerhalb dieser Bereiche durch die Einführung von ITIL zu standardisieren. So werden u.A. neue Tools für die Erfassung der Service Aktivitäten, neue Prozesse zur Bearbeitung von Services Cases und ein neues Rollenkonzept innerhalb der Servicestrukturen eingeführt. Dieses Projekt hat grundlegende Auswirkung auf die Arbeitsweise, Rollen, Leistungsbeschreibungen und Reportingstrukturen der Teams in der IT und auch auf die Zusammenarbeit mit externen und internen Kunden der IT und externen Dienstleistern der IT. Entsprechend soll dieses Projekt durch ein Change Management Projekt begleitet werden, um die menschliche Seite der Veränderung erfolgreich zu behandeln. Meine Rolle innerhalb des Projektes besteht darin, im Team mit anderen Beratern der mindsquare GmbH, die Verantwortlichen Projekt- und Change Manager bei der Planung und Durchführung geeigneter Change Management Aktivitäten (z.B. Kommunikationsplanung) zu beraten und zu unterstützen (sowohl operativ als auch strategisch).

Bei dem Kunden handelt sich um eine sog. Beteiligungsgesellschaft. D.h. das Geschäftsmodell des Kunden besteht darin, dass es potentielle Investoren und potentielle Targets zusammenbringt und dabei Management-, Vermittlungs- und Servicegebühren erhebt. Für diesen Fall würde Salesforce mit dem Addon DocuSign eingeführt. Üblicherweise entsteht bei einer solchen Geschäftsanbahnung eine Vielzahl komplexer Dokumente, deren Erstellung viel Zeit benötigt. Mit Hilfe von Salesforce wurde nun der Anbahnungsprozess inklusive Dokumentenerstellung und digitale Signierung von Dokumenten komplett digitalisiert. Meine Aufgabe in diesem Projekt bestand in der Anforderungsanalyse und dem Projektmanagement dieses Projektes. Als Projektleiter trug ich die Gesamtverantwortung für den Erfolg dieses Projektes von der Durchführung initialer Workshops über die Steuerung der Entwickler während der Implementierung bis zum GoLive.

Unser Kunde steht kurz davor ein Projekt zur Salesforce Einführung zu starten. Dabei hat unser Kunde bisher wenig Erfahrung über Best Practices von Salesforce Einführungen. Dies umfasst sowohl Best Practices im Projektvorgehen als auch in Sachen Lizenzgestaltung der benötigten Salesforce Lizenzen und Produkte. Meine Aufgabe hier besteht darin den Kunden in der optimalen Vorgehensweise der Einführung verschiedener Salesforce Produkte (Sales Cloud, Service Cloud, Pardot, B2B Commerce Cloud, B2C Commerce Cloud, Mulesoft) zu beraten, Preise dieser Produkte zu optimieren und den aktuellen Projektplan anhand von Best Practices zu überarbeiten. Auf diese Art und Weise werden direkt Kosten sowohl in der Implementierung als auch auf Lizenzseite eingespart. Gleichzeitig werden die fachlichen Kapazitäten des Kunden optimal genutzt, so dass das Projekt mit der richtigen Vorgehensweise ein voller Erfolg werden kann

Der Kunde hatte Salesforce bereits fertig implementiert und ausgerollt. Es handelt sich um eine sehr komplexe Salesforce Umgebung mit mehr als tausend Lizenzen. In dem Projekt ging es nun darum Vertriebsdashboards für mehrere Business Units, Vertriebsbereiche, Vertriebshierachien und Regionen zu konzeptionieren, zu implementieren und auszurollen. Um dies zu realiseren führte ich als verantwortlicher Berater und Projektleiter zuerst Inteviews mit den verschiedenen Vertriebsebenen, vom Salesrep bis zu den Global Vice Presidents of Sales durch, um Anforderungen an diese Dashboards zu erarbeiten. Daraus leitete sich ein umfangreiches Konzept ab, welches nicht nur den reinen Aufbau der Vertriebsdashboards sondern auch notwendige Weiterentwicklungen der bestehenden CRM Installation beinhaltete. Anschließend wurde dieses Konzept umgesetzt und ausgerollt, was ich als Projektmanager und Change Manager mit einem Team von Beratern verantwortete.

In dem Projekt wurde auf Basis von Salesforce Communities ein Kundenportal für die Verwaltung von Tankkarten und Gutscheinkarten eingeführt und ausgerollt. Meine Rolle in dem Projekt bestand in der Konzeption, dem Design und der Projektleitung. Als Projektleiter habe ich dieses Projekt mit agilen Methoden wie SCRUM und einem Team von Beratern und Entwicklern fristgerecht und in Budget erfolgreich implementiert und ausgerollt.