Mathias Bethge

In diesem Projekt lag mein Fokus darauf, die Projektstruktur transparenter zu machen, indem ich Jira Arbeitspakete in einem Netzplan visualisierte und Abhängigkeiten und Beziehungen sorgfältig aufzeigte. Zusätzlich unterstützte ich den Projektleiter als PMO, indem ich Termine protokollierte und somit Transparenz schaffte. Mein Ziel bestand darin, das Projektmanagement lückenlos zu unterstützen und zu einer effizienten und strukturierten Arbeitsweise beizutragen.

Im Rahmen dieses Projekts war es mein Ziel, die bestehende IT-Infrastruktur zu vereinheitlichen und die zugrunde liegenden Prozesse zu optimieren, um eine effizientere Kundenverwaltung sowie eine reibungslose Marketingautomatisierung zu ermöglichen. Dazu habe ich ein Datenbankschema in der HubSpot eigenen HubDb entwickelt und in die jeweiligen Komponenten (Module) integriert. Ich passte grafische Elemente an, um regionale Inhalte gemäß den Designvorlagen aus Figma darzustellen, und individualisierte ein Modul zur dynamische Darstellung dieser Inhalte. Zudem habe ich Funktionalitäten im Javascript erstellt, um die Konfigurierbarkeit der Inhalte direkt auf der HubSpot Plattform sicherzustellen.

Als SD-Berater unterstützte ich den Kunden mit dem Ziel, die Stabilität und Effizienz der vertrieblichen Kernprozesse zu verbessern sowie technische Grundlagen für eine zukunftsfähige Preisfindung und elektronische Rechnungsverarbeitung zu schaffen.
In diesem Kontext begleitete ich das SD-Team sowohl im operativen Tagesgeschäft als auch bei der Analyse und Umsetzung komplexer technischer Anforderungen im SAP SD-Umfeld.

Ein zentraler Schwerpunkt meiner Tätigkeit lag auf der Konzeption und Umsetzung von Verbesserungen in der Preisfindung und Konditionstechnik. Ausgangspunkt war ein Prozess zur regelmäßigen Massenpreisanpassung von Basispreisen für neue und bestehende Kontrakte. Das bisherige Preiskonzept verursachte dabei erhebliche Performanceprobleme. Ziel war es daher, ein neues Preiskonzept zu entwickeln, das sich stärker am SAP-Standard orientiert und die Konditionstechnik konsequenter nutzt.

Im Rahmen dieses Preisprojekts konzipierte und entwickelte ich mehrere Programme zur Automatisierung und Stabilisierung der Preisprozesse. Dazu gehörte insbesondere ein Programm zur Ermittlung bestehender Konditionen und der damit verknüpften Kontrakte. Aufbauend darauf wurden neue Konditionen automatisiert angelegt und anschließend eine Preisfindung für die betroffenen Kontrakte angestoßen. Auf diese Weise konnte die regelmäßige Massenpreisanpassung technisch stabiler und deutlich performanter umgesetzt werden. Ergänzend entwickelte ich eine Auswertungstransaktion zum Abgleich relevanter Stammdaten, um Transparenz über Preis- und Konditionsstrukturen zu schaffen und potenzielle Inkonsistenzen frühzeitig zu identifizieren.

Ein weiterer fachlicher Schwerpunkt lag auf der Einführung der elektronischen Rechnungsausgabe in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD über einen externen Dienstleister. Zunächst nahm ich die fachlichen Anforderungen gemeinsam mit dem Fachbereich auf und analysierte die relevanten SAP-Felder zur Übergabe von INVOICE-IDocs. Auf dieser Basis implementierte ich das vom Anbieter bereitgestellte Programm zur Generierung der INVOICE-IDocs, nahm die erforderlichen Customizing-Einstellungen in der Nachrichtensteuerung vor und begleitete die technische Integration der Lösung in die bestehende Faktura-Landschaft.

Über die reine Integration hinaus umfasste das Projekt mehrere Erweiterungen im SD-Umfeld. Im Geschäftspartner wurden zusätzliche Pflegefelder für Rechnungsformat, Versand-E-Mail-Adresse und Leitweg-ID konzipiert und in die Versandlogik eingebunden. Auf dieser Basis entscheidet das System anhand der gepflegten Stammdaten automatisch, ob und in welchem Format eine E-Rechnung versendet wird. Für den Versand selbst wurde eine neue Nachrichtenart inklusive zugehöriger Findungsregeln eingerichtet. Im Fakturaversand setzte ich gemeinsam mit dem Fachbereich differenzierte Versandregeln um, etwa für Belege ohne Rechnungsbetrag oder für Konstellationen mit Gutschriftsverfahren. Ergänzend wurden Anpassungen im Fakturacockpit sowie ein Konzept für den Rechnungssplit bei kreditorischen Belegen umgesetzt. Für die Übernahme bestehender Kunden in das neue Verfahren entwickelte ich darüber hinaus ein Migrationsprogramm, mit dem die relevanten Stammdaten massentauglich gepflegt werden können.
Eine besondere Herausforderung bestand darin, die bestehenden Prozesse mit den vom Anbieter vorgesehenen Abläufen abzugleichen, da die vorherige Lösung anderen Prozesslogiken folgte. Durch enge Abstimmungen mit dem Fachbereich konnten die neuen Abläufe erfolgreich etabliert und in den produktiven Betrieb überführt werden.

Eine zusätzliche Herausforderung stellte die starke Nutzung zahlreicher Z-Transaktionen im Tagesgeschäft dar. In enger Zusammenarbeit mit dem Fachbereich identifizierte ich Potenziale zur Rückführung bestehender Prozesse in den SAP-Standard und unterstützte die entsprechende Umsetzung. Dadurch konnten Wartbarkeit, Transparenz und langfristige Systemstabilität verbessert werden.

Zur Ablösung des Drittanbietersystems Avalanche, das bislang die Miet- und Bestandsabrechnung der Ladungsträger abbildete, sollte die bestehende Funktionalität vollständig in das SAP-System überführt werden. Ziel war es, sowohl die Bestandsführung als auch die Abrechnungsprozesse effizient und zukunftssicher im SAP-Standard abzubilden, da das bisherige System zum 30.06.2023 abgekündigt wurde und verfügbare Nachfolgelösungen lediglich eine Bestandsführung anboten.

Meine Aufgaben umfassten sowohl die fachliche als auch die technische Konzeption und Umsetzung der neuen Prozesse. Ein Schwerpunkt lag auf der Optimierung bestehender Geschäftsprozesse in den Bereichen Verladung und Transport unter Einsatz der Module SAP SD, SAP WM und SAP MM. Dazu habe ich unter anderem Prozessdiagramme erstellt, die komplexe Verladeprozesse für Fachbereiche transparent und nachvollziehbar darstellten.

Für die Umsetzung der Mietabrechnung analysierte ich die bestehende Joberstellung im SAP-System und optimierte diese durch gezielte Anpassung von Einstellparametern sowie die Einführung von Parallelisierungsmöglichkeiten für Druckjobs. Darüber hinaus identifizierte ich Engpässe bei der Verarbeitung von Nachrichtensätzen im Druck- und Mailprozess und entwickelte gezielte Optimierungsansätze, unter anderem durch Anpassung der Versandbedingungen.

Zur sauberen Datenmigration analysierte ich systembedingte und manuelle Bestandsdifferenzen, die sich aus der Umstellung von Avalanche auf SAP ergaben. Ich extrahierte relevante Bestandsdaten aus beiden Systemen und stellte sie mithilfe von Excel und VBA vergleichend gegenüber. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse führten zur gezielten Bereinigung von Beständen und Inventurdifferenzen, welche ich im SAP-System mit der LSMW auflöste.

Zusätzlich übernahm ich das Mapping unterschiedlicher Auftragsarten im SAP-System, erzeugte Test-Touren zur Schulung der Fachbereiche und pflegte das Customizing zur Routen- und Versandstellenfindung. Zur Datenanalyse erstellte ich eine SAP-Query zur Auswertung von Speditionsrückmeldungen.

Im Projektverlauf war ich zudem unterstützend für das PMO tätig, u. a. bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen für Change Requests und Nachträge. Darüber hinaus erweiterte ich die Benutzerdokumentation um relevante Prozessabschnitte, wie z. B. die korrekte Rechnungserstellung und Validierung von Mailadressen.

Abschließend erstellte ich eine umfassende Anwenderdokumentation für die neue LT-Bestandsführung im SAP-System. In der Übergabephase des Projekts war ich außerdem operativ im First- und Second-Level-Support tätig.