SAP ERP und S/4HANA Beratung und Entwicklung

Zielsetzung des Projektes war die Ablösung einer historisch gewachsenen, heterogenen IT-Landschaft durch eine zentrale und standardisierte SAP S/4HANA-Umgebung. Aufgrund der vielfältigen Geschäftsbereiche – von Rettungsdiensten über den Menüservice bis hin zu sozialen Einrichtungen – bestand die Herausforderung darin, die unterschiedlichen Anforderungen in einem einheitlichen bundesweiten SAP S/4HANA System Template zu harmonisieren. In meiner Rolle als Senior Consultant verantworte ich verschiedenste Tätigkeiten im Modul SAP SD über den gesamten Projektzyklus hinweg. In der Phase der Projektinitiierung und Anforderungsanalyse führte ich Fit-Gap-Analysen durch, um die spezifischen Anforderungen der Fachbereiche gegen den SAP-Standard zu prüfen. Ich begleitete und moderierte Workshops (inkl. System-Demos) mit den Key-Usern, um die Prozessmodellierung und die anschließende Konzeption der Verkaufs- und Vertriebsabläufe voranzutreiben. Dabei übernahm ich zudem die fachliche Steuerung von Junior Consultants sowie die Koordination der Projektmitarbeiter auf Kundenseite, um eine termingerechte Umsetzung der Arbeitspakete sicherzustellen. Ein Schwerpunkt meiner Tätigkeit lag im Customizing der Preisfindung mittels der Konditionstechnik, um die komplexen Abrechnungslogiken der verschiedenen Dienstleistungsbereiche abzubilden. Dabei stellte ich die nahtlose Integration zu den Modulen MM (Materials Management), EWM (Extended Warehouse Management) sowie die Anbindung an vorgelagerte CRM-Systeme sicher, um einen durchgängigen Order-to-Cash-Prozess zu gewährleisten. Die Steuerung der Aufgaben und die Dokumentation der Anforderungen erfolgte dabei konsequent über JIRA. Mit der Ablösung der historisch gewachsenen, heterogenen IT-Strukturen wurde das gesamte Unternehmen im Rahmen der S/4HANA-Transformation auf ein neues technologisches Level gehoben, wodurch insbesondere der Verkaufsprozess mit seinen komplexen Abrechnungslogiken nun medienbruchfrei und vollautomatisiert über die verschiedenen Dienstleistungsbereiche hinweg abgebildet wird.

Im Zuge der Einführung einer Eigenentwicklung als zentrales ERP-System für das internationale Finanzwesen bestand die primäre Zielsetzung in der Sicherstellung der GoBD-Konformität. Angesichts der strengen regulatorischen Anforderungen im Bankwesen war eine umfangreiche Validierung der ERP-Lösung gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erforderlich. Meine Verantwortung innerhalb der Quality Assurance umfasste die systematische Prüfung der Systemarchitektur und -prozesse auf die Kernkriterien der GoBD, wie beispielsweise Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und zeitgerechte Erfassung. Um die GoBD-Anforderungen zu verdeutlichen, bereitete ich themenbezogene Systemdemos in einem SAP-Referenzsystem vor und demonstrierte im Rahmen internationaler Workshops die technische Umsetzung dieser Standards in der SAP-Welt, welche den Anforderungen der GoBD entspricht. In Zusammenarbeit mit internationalen Projektteams wurden spezifische Szenarien – wie beispielsweise die lückenlose Belegprotokollierung – analysiert und die Anforderungen für die technische Umsetzung im Zielsystem definiert. Die Dokumentation im Rahmen des Quality-Assurance-Projekts sowie die Ableitung der resultierenden Handlungsempfehlungen und Anpassungsbedarfe erfolgten dabei unter Berücksichtigung der bankinternen Compliance-Vorgaben. Im Ergebnis wurde durch die systematische Validierung und das Challenging gegen den SAP-Standard die GoBD-Konformität der Eigenentwicklung sichergestellt, wodurch ein revisionssicherer ERP-Betrieb unter Einhaltung der strengen regulatorischen Anforderungen des Bankwesens gewährleistet ist.

Zielsetzung dieses internationalen Großprojektes war die lückenlose Abbildung und Harmonisierung aller steuerrelevanten Prozesse innerhalb der Module FI, MM und SD für ein weltweit agierendes Bundesunternehmen. Aufgrund der globalen Ausrichtung in der Entwicklungszusammenarbeit mussten komplexe steuerliche Sachverhalte verschiedenster Länder systemseitig abgebildet werden. Darüber hinaus wurde ein neues globales Steuerkennzeichenkonzept in über 200 Ländern sowie eine Schnittstelle zum Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zur automatisierten Validierung der USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummern) von Kunden und Lieferanten implementiert. In meiner Funktion als Teilprojektleiter für die Einführung der Steuerkennzeichenfindung in den Modulen SD und MM begleitete ich nahezu den gesamten Projektzyklus von der Anforderungsanalyse über die Konzeption bis hin zur Testphase. Eine zentrale Herausforderung lag im Interessenmanagement zwischen einer Vielzahl an Stakeholdern, wie externen Strategieberatungen, Implementierungshäusern, Freelancern sowie der internen Zentrale und den weltweiten Projektteams vor Ort. Zudem begleitete ich die fachliche Einarbeitung sowie Aufgabensteuerung interner Junior-Berater und unterstützte diese bei der Umsetzung ihrer Arbeitspakete. Ein technischer Schwerpunkt meiner Arbeit lag in der Konzeption und Umsetzung der neuen globalen Steuerkennzeichenfindung in den Modulen MM und SD sowie in der Automatisierung von Testvorhaben. Hierfür setzte ich unter anderem die SAP Legacy System Migration Workbench (LSMW) ein, um Massentests in den Modulen MM und SD effizient und fehlerfrei durchzuführen. Durch die Etablierung eines weltweit einheitlichen Steuerkennzeichenkonzepts in Kombination mit der automatisierten Steuerfindung in den Modulen MM und SD wurde eine harmonisierte Prozesslandschaft geschaffen, die eine sichere Abwicklung aus umsatzsteuerlicher Sicht für komplexe internationale Sachverhalte in über 200 Ländern gewährleistet.

Zielsetzung des Projektes war die Entwicklung einer einheitlichen Logik in SAP FI, um die im öffentlichen Sektor üblichen Betriebe gewerblicher Art (BgA) bzw. deren steuerliche Sphären – also wirtschaftlich aktive und somit steuerpflichtige Teilbereiche – klar vom hoheitlichen Bereich abgrenzen zu können. Vor Projektbeginn wurden diese Zuordnungen in einer heterogenen Landschaft aus händischen Listen und uneinheitlich genutzten SAP-Feldern manuell gepflegt. Ziel war es, eine Lösung zu schaffen, die eine eindeutige steuerliche Zuordnung jeder Belegposition sowie korrekte Bilanzen und Gewinn-und-Verlust-Rechnungen (GuV) bzw. Einnahmeüberschussrechnungen (EÜR) je Organisationsbereich ermöglicht und somit die steuerliche Compliance sicherstellt. In meiner Rolle als Teilprojektleitung verantwortete ich die Erarbeitung der fachlichen Vorgehensweise sowie deren technische Umsetzung. Eine besondere Herausforderung bestand darin, dass verschiedene Einrichtungen des Kunden unterschiedliche Kontierungstypen nutzten oder konkrete Kontierungselemente für mehrere Bereiche verwendeten. Unter Berücksichtigung der bestehenden Kontierungsstrukturen entwickelte ich eine Methodik, die eine eindeutige Zuordnung jedes Belegs sicherstellt und technisch im System abbildet. Besonders komplex war die Behandlung von Kontierungselementen, die prozentual auf verschiedene Bereiche aufgeteilt werden müssen. Hierzu konzipierte ich ein Programm, welches diese anteiligen Werte am Ende einer gesetzten Periode automatisiert umbucht, um die korrekte steuerliche Zuordnung zu gewährleisten. In der Zusammenarbeit mit dem Kunden und Freelancer-Beratern sowie durch die fachliche Steuerung eines Consultants koordinierte ich die Umsetzung und stellte die Qualität der Projektergebnisse sicher. Die technische Realisierung erfolgte durch die abgewandelte Nutzung eines SAP-Standardfeldes des FI-Moduls, dessen Feldinhalte über kundeneigene Z-Tabellen und Z-Felder sowie ABAP-Programmierungen individualisiert wurden. Mittels Substitutionen und Validierungen wurden saubere Stammdaten sowie eine korrekte Belegerfassung sichergestellt. Durch die Implementierung der neuen Systemlösung zur Abbildung von Betrieben gewerblicher Art (BgA) wurden fehleranfällige manuelle Vorgänge vollständig abgelöst und eine rechtssichere Trennung der steuerpflichtigen BgA-Bereiche vom Hoheitsbereich sichergestellt, was die Erstellung der relevanten Abschlüsse je Organisationsbereich ermöglicht.

Im Rahmen der globalen S/4HANA-Transformation unterstützte ich den Kunden bei der systemseitigen Abbildung des Order-to-Cash-Prozesses im SAP SD-Modul. Das Hauptaugenmerk lag dabei auf der korrekten Abbildung der Preis- und Steuerfindung mittels der Konditionstechnik im Modul SD, um eine korrekte Fakturierung sicherzustellen. In meiner Funktion begleitete ich schwerpunktmäßig die intensive Projektphase des Testings. Ich konzipierte ein praxisnahes Testvorgehen inkl. Testfällen für die Preis- und Steuerfindung. Des Weiteren verantwortete ich die Validierung der Preisfindungslogiken und der ermittelten Steuerkennzeichen sowie die lückenlose Dokumentation der Testergebnisse zur Sicherstellung einer korrekten Konditionsermittlung. Zu meinen Aufgaben gehörte zudem das Defect-Management, bei dem ich Fehler in den Prozessketten analysierte, dokumentierte und deren Behebung in Abstimmung mit der Entwicklung vorantrieb. Durch das umfangreiche Testing und ein effizientes Defect-Management wurde eine fehlerfreie Preis- und Steuerfindung in Kundenaufträgen und Fakturen sichergestellt, wodurch ein erfolgreicher Go-Live in die Wege geleitet und kostspielige Korrekturen nach dem Go-Live vermieden werden konnten.

Zielsetzung des Projektes war die Automatisierung der Steuerkennzeichenfindung im Zuge einer konzernweiten S/4HANA-Umstellung. Aufgrund der Präsenz in zahlreichen Auslandsmärkten und einer hohen Anzahl an Werken und Tochtergesellschaften bestand die Herausforderung darin, die komplexen steuerlichen Anforderungen verschiedener Länder in einem standardisierten globalen SAP-Template abzubilden und eine rechtssichere Abwicklung des internationalen Warenverkehrs zu gewährleisten. In meiner Rolle als Teilprojektleitung verantwortete ich die Konzeption und Umsetzung der steuerlichen Logik über mehrere Jahre hinweg im Rahmen internationaler Rollouts. Ein wesentlicher Schwerpunkt lag dabei auf der fachlichen Analyse und technischen Abbildung komplexer Geschäftsvorfälle wie bspw. Reihengeschäften und Streckenbestellungen sowie einem damit verbundenen umfangreichen Testing. Ich moderierte Workshops mit internationalen Stakeholdern, um länderspezifische Anforderungen zu erheben und diese mit dem globalen Standard in Einklang zu bringen. Dabei steuerte ich fachlich Junior Consultants und koordinierte die Zusammenarbeit zwischen den zentralen Fachabteilungen (Steuern und IT) und den lokalen Projektteams des Kunden. Die technische Realisierung erfolgte durch ein tiefgreifendes Customizing der Konditionstechnik im SD-Modul sowie durch die Koordination und enge Abstimmung mit externen Entwicklern eines Drittanbieters für weiterreichende technische Umsetzungen (User-Exits, Bedingungen, Formulare etc.). Ein besonderes Augenmerk lag auf korrekt gepflegten Kunden- und Materialstammdaten sowie der Anpassung von Schnittstellen, um eine fehlerfreie Datenübergabe aus verschiedenen Vorsystemen sicherzustellen. Über die initiale Implementierung hinaus betreute ich den Kunden langfristig bei strategischen Fragestellungen und setzte aufbauende Anforderungen um, wie etwa die Erstellung von SAP Queries zur Analyse von Verkaufsbelegen sowie die Durchführung umfangreicher Compliance-Schulungen im gesamten Unternehmen. Im Ergebnis profitierte der Konzern von einer signifikanten Reduzierung steuerlicher Risiken im internationalen Warenverkehr durch die Ablösung manueller Prozesse sowie von einer weltweit einheitlichen und revisionssicheren Steuerfindungslogik innerhalb des global eingesetzten SAP-Systems.

Zielsetzung dieses Projektes für ein deutsches Bundesland war die umfassende Optimierung und Harmonisierung der Steuerkennzeichenfindung innerhalb einer sehr heterogenen Systemlandschaft mit einer Vielzahl an Buchungskreisen. Da die unterschiedlichen Geschäftsbereiche des Kunden sehr heterogene Anforderungen stellten, resultierte dies initial in einer individuellen und eigenbestimmten Vorgehensweise je Buchungskreis. Kern des Projektes war es, diese Komplexität für den Endanwender drastisch zu reduzieren und eine automatisierte Findungslogik in den Modulen SD und MM sowie eine Vorschlagslogik mit einer eingeschränkten Auswahl fachlich zutreffender Steuerkennzeichen für das Modul FI zu implementieren. In meiner Rolle als Teilprojektleiter für das Modul FI verantwortete ich die Konzeption und Steuerung der neuen Ermittlungslogik. Eine besondere Herausforderung lag darin begründet, dass zum Zeitpunkt der Buchung oft nur geringe Informationen über den zugrunde liegenden Geschäftsvorfall vorlagen. Zur Lösung dieser Problematik führte ich zu Beginn eine umfassende Massendatenanalyse durch, bei der historische Buchungsmuster sowie die Verwendung von Konten und Kontierungselementen systematisch ausgewertet wurden. Auf Basis dieser datengestützten Anforderungsanalyse wurde ein technisches Framework für eine Steuerkennzeichenermittlung auf Basis von Vorschlagswerten definiert, welches dem Sachbearbeiter eine deutlich gekürzte Auswahl an Steuerkennzeichen zur Verfügung stellt. Technisch realisierte ich die Umsetzung durch eine Kombination aus dem SAP-Standard für Substitutionen und Validierungen sowie gezielten User-Exits, die auf kundeneigene Steuerungstabellen zugreifen. Dies ermöglichte es, die Auswahl für den Anwender von ursprünglich mehreren hundert auf durchschnittlich weniger als fünf relevante Steuerkennzeichen pro Geschäftsvorfall zu reduzieren. Neben der technischen Konzeption und der engen Abstimmung mit kundenseitigen Entwicklern übernahm ich die fachliche Führung und Aufgabensteuerung von Junior-Beratern während der gesamten Projektphase. Die Implementierung der neuen Logik zur automatisierten Findung eines Steuerkennzeichens bzw. einer gekürzten Auswahl an Steuerkennzeichen (FI-Modul) führte zu einer deutlichen Reduzierung fälschlicher Buchungen im Sinne der Umsatzsteuer und entlastete die Anwender durch die Reduktion der Komplexität in der täglichen Bearbeitung der Geschäftsvorfälle.

Zielsetzung des Projektes war die Implementierung einer dem deutschen Umsatzsteuergesetz entsprechenden und automatisierten Steuerkennzeichenfindung innerhalb einer komplexen Systemlandschaft, bestehend aus drei parallelen SAP-Systemen (S/4HANA und SAP ERP) und mehrjährigen Rollouts. Im Zuge der Green- und Brownfield-Konvertierungen mussten die vielfältigen Geschäftsvorfälle der verschiedenen Einrichtungen des Bundeslandes konsolidiert werden, um eine system- und einrichtungsübergreifende einheitliche Steuerlogik zu schaffen, die steuerliche Compliance mit effizienten Systemprozessen in Einklang bringt. In meiner Rolle als Teilprojektleitung verantwortete ich den gesamten Projektzyklus von der Planung und Bestandsaufnahme über die Konzeption bis hin zur Produktivsetzung und dem After-Care-Support für alle drei Systeme. Ich moderierte fachbereichsübergreifende Workshops zur Aufnahme der einrichtungsspezifischen Geschäftsvorfälle und koordinierte die Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und der Entwicklung. Dabei bestand eine wesentliche Aufgabe in der fachlichen Steuerung von Junior Consultants sowie der Koordination der Projektmitarbeiter auf Kundenseite, um eine termingerechte Umsetzung der Arbeitspakete sicherzustellen. Die technische Realisierung basierte auf einem präzisen Zusammenspiel aus der fachlichen Grundlage und der technischen Konfiguration. Hierzu galt es, das zugrundeliegende technische Werkzeug der Konditionstechnik mittels Customizing, Bedingungen, User-Exits etc. optimal abzustimmen und systemübergreifend zu implementieren. Ein kritischer Erfolgsfaktor war ebenfalls die Analyse und Bereinigung der Stammdaten, da diese einen wichtigen Parameter für die automatisierte Steuerfindung bilden. Zudem stellte ich sicher, dass Schnittstellen zu Vorsystemen so angepasst wurden, dass bei automatisierten Buchungen ohne Dialog alle steuerfindungsrelevanten Daten vollständig übermittelt werden. Parallel dazu prüfte und adaptierte ich das Formularwesen, um die Einhaltung aller umsatzsteuerlichen Pflichtangaben auf den Rechnungsformularen zu gewährleisten. Nach einer umfangreichen Testphase und der Durchführung von Anwenderschulungen begleitete ich den erfolgreichen Go-Live. Im Ergebnis profitierte das Bundesland von einer deutlichen Reduzierung steuerlicher Risiken durch die Ablösung manueller Vorgänge sowie von einer erheblichen Vereinfachung der Prozesse sowohl auf Seiten der Verkaufseinheiten als auch der Steuerabteilung.

Zielsetzung dieses Projektes für einen Konzern der Chemieindustrie war die Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit und Revisionssicherheit bei der Einführung des SAP New General Ledger (New GL) im Zuge der S/4HANA-Transformation. Das New GL (neues Hauptbuch) ist ein fester Bestandteil des SAP-Standards unter S/4HANA, der es ermöglicht, parallele Rechnungslegungen sowie eine detaillierte Segmentberichterstattung effizient abzubilden. Da die Umstellung auf das neue Hauptbuch das Kernstück des FI-Moduls und somit der Finanzbuchhaltung in S/4HANA betrifft, war eine projektbegleitende IT-Prüfung gemäß dem Standard IDW PS 850 erforderlich. Dieser Standard sieht vor, die Ordnungsmäßigkeit von IT-Systemen bereits während des Entwicklungsprozesses zu prüfen, um Risiken für die spätere Rechnungslegung frühzeitig zu identifizieren. In meiner Funktion innerhalb der Quality Assurance verantwortete ich die Prüfung der technischen und fachlichen Konzeption der neuen Ledger-Strukturen im SAP FI-Modul. Dies beinhaltete die Validierung sowie die korrekte technische Ausgestaltung des führenden Ledgers für den Konzernabschluss sowie der weiteren Ledger, wie beispielsweise eines spezifischen Steuer-Ledgers zur Abbildung nationaler steuerlicher Anforderungen. Ich analysierte die Wirksamkeit der implementierten Kontrollmechanismen und prüfte die Migrationsstrategie zur Überführung der Salden und Belege in das neue Hauptbuch. Die Prüfungsergebnisse wurden über alle Projektphasen hinweg umfangreich dokumentiert und im Rahmen einer Abschlusspräsentation gegenüber der Projektleitung, den relevanten Fachbereichen sowie Mitgliedern des C-Levels dargelegt. Damit stellte ich sicher, dass die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllt wurden und eine reibungslose Abnahme durch die Wirtschaftsprüfer erfolgen konnte. Durch die frühzeitige Identifikation von Compliance-Risiken und die Sicherstellung einer GoBD-konformen Systemarchitektur durch die projektbegleitende Prüfung wurde somit eine rechtssichere Grundlage für die globale Rechnungslegung geschaffen und kostspielige Nachbesserungen nach dem Go-Live konnten vermieden werden.