Projektmanagement, Teamleitung und Beratung

Miles ist ein Vertragsmanagementsystem (CMS), das für das Management von Flotten- und Einzelhandelsfahrzeugen eingesetzt wird. Im Rahmen des Projekts haben wir mehrere Landesgesellschaften betreut, darunter Italien, Belgien, die Niederlande, Mexiko und Irland. Wir haben dafür gesorgt, dass die Anwendungen zu 99% verfügbar waren und uns im Rahmen von ITIL und den internen Prozessen um das Release-, Incident-, Request-, Change- und Problem Management gekümmert. Da die einzelnen Landesgesellschaften unterschiedliche Anforderungen und gesetzliche Auflagen haben, war es wichtig, Änderungen in den einzelnen Applikationen haargenau zu dokumentieren und zu kommunizieren. Dies haben wir durch eine enge Kommunikation mit dem Kunden erfolgreich geschafft.

Das Ziel war, ein bestehendes Serviceteam nahtlos zu übernehmen und sowohl die Qualität als auch das Budget des Projekts zu optimieren. Das Team war für mehrere Landesgesellschaften in unterschiedlichen Zeitzonen des Kunden verantwortlich. Daher bedurfte es genauer Planung, um schnell und effektiv auf die Herausforderungen des Kunden reagieren zu können. Als Servicelead war es meine Aufgabe, in direkter Abstimmung mit dem Team und dem Kunden die Qualität des Services zu stabilisieren und zu optimieren. Ich habe den Kunden bezüglich seiner Serviceprozesse beraten, auf Schwächen hingewiesen und entsprechende Maßnahmen eingeleitet, um die Stabilität, Qualität und das Budget des gesamten Services, gemeinsam mit dem Team, zu verbessern.

Gemeinsame Einführung von SAP S/4HANA Utilities für die Marktrollen MSB, Netz und Lieferant für die ODR- und ED Gruppe Gemeinsamer Plattformbau mit zwei getrennten Systemen (Netz/MSB & Lief)  Aufbau einer flexiblen IT-Landschaft auf der die Herausforderungen der Digitalisierung und der Anforderungen des Marktes (Regulierung, ...) und der Kunden realisiert werden können Realisierung einer stabilen und zukunftsfähigen Nachfolgelösung für das SAP IS-U System Nutzung von Standard-Software und am Markt erprobten Komponenten. Keine Entwicklung von individual Software. Folgen des Prinzips „Mix & Match“ - Nutzung von bestehenden guten Lösungen, Zusatzentwicklungen oder Umsysteme einzelner Häuser sollen hierbei für alle genutzt werden. Für ein derart großes Projekt mit vielen betroffenen Anwendern war es notwendig, im Vorfeld eine Strategie für die Kommunikation und den Umgang mit Änderungswünschen und Herausforderungen zu entwickeln. Ein Großteil der Anwender hat aktiv am Projekt mitgearbeitet und wertvolle Anregungen für das Projektteam geliefert. Um diese Anregungen und Herausforderungen erfolgreich zu managen, war einer klare Strategie und Flexibilität erforderlich, um alle Beteiligten zur Mitarbeit zu motivieren und das Projekt zum Erfolg zu bringen.

In dem Projekt geht es darum, die IT-Prozesse des Kunden im Blick zu behalten auf schwächen hinzuweisen und Verbesserungsvorschläge zu machen und gemeinsam mit dem Kunden umzusetzen. Meine Aufgabe dabei ist es die Termine zu koordinieren, die offenen Punkte zu verwalten, Schwachstellen im Prozess zu identifizieren und mit dem Kunden an Lösungen für sämtliche Herausforderungen im Prozess zu arbeiten. Die Prozesse Incident-, Problem-, Request-, Access-, Quality-, Service Level-, Knowledge-, Availability-, Change Management sowie Continual Service Improvement, Transition Planning & Support und Service Validation and Testing liegen in meiner Verantwortung.

Im Projekt war Herr Heinermann als implementierender fachlicher Berater unterwegs. Das Hauptziel dieses Projekts war die Implementierung und Integration von SAP SuccessFactors Onboarding 2.0 in das bestehende SuccessFactors System der Unternehmen in den USA, Deutschland und der Schweiz. Dadurch sollte der Onboarding-Prozess effizienter gestaltet und eine konsistente Benutzererfahrung für neue Mitarbeiter in allen drei Ländern gewährleistet werden. Da alle drei Länder unterschiedliche bestehende Onboarding-Prozesse sowie gesetzliche Anforderungen haben, haben wir uns stark auf eine enge Kommunikation und schnelles Changemanagement konzentriert, um allen Nutzer- und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Im Projekt war Herr Heinermann als Projektleiter und fachlicher Berater unterwegs. Das Hauptziel dieses Projekts war die Implementierung und Integration von SAP SuccessFactors Recruiting auf globaler Ebene in 32 Ländern. Dadurch sollte der Rekrutierungsprozess optimiert und eine einheitliche Benutzererfahrung für alle Beteiligten weltweit gewährleistet werden. Da jedes Land unterschiedliche bestehende Rekrutierungsprozesse hatte, haben wir uns stark auf eine enge Kommunikation und schnelles Changemanagement konzentriert, um allen Nutzer- und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Die IT-Mitarbeiter der Schwarz - IT wurden über 2 Tage auf die Grundlagen von SAP SuccessFactors geschult. Der Schwerpunkt der Schulung lag auf der Erstellung und der Pflege von MDF-Objekten. Das Wissen wurde über eine Präsentation und praktische Übungen in einem Testsystem vermittelt.

Im Rahmen dieses Projekts wurden die Berechtigungen und Zugriffsrechte für verschiedene Benutzerrollen und Benutzergruppen im SuccessFactors-System definiert und implementiert. Dabei wurden bewährte Methoden und Best Practices für das Berechtigungsmanagement angewendet, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf die relevanten Funktionen und Daten zugreifen können. Es war wichtig sicherzustellen, dass die Aufgaben der betroffenen Benutzer nicht eingeschränkt werden. Dazu war eine enge Absprache und viele Tests mit dem Testteam nötig, um sicherzustellen, dass das Berechtigungskonzept wie konzipiert funktioniert.

Im Projekt war Herr Heinermann als fachlicher Berater für die Umsetzung verantwortlich. Das Hauptziel des Projekts war die Implementierung des SAP SuccessFactors Onboarding 2.0 Moduls für sämtliche Unternehmensbereiche in Deutschland. Dies sollte den Onboarding-Prozess effizienter machen und eine einheitliche Benutzererfahrung für neue Mitarbeiter sicherstellen. Eine besondere Herausforderung lag in den vielfältigen Anforderungen an den Onboarding-Prozess, die von den unterschiedlichen Unternehmensbereichen gestellt wurden. Durch eine intensive Kommunikation und ein schnelles Changemanagement konnten wir sicherstellen, dass alle Benutzer- und gesetzlichen Anforderungen erfüllt wurden.

In einer eintägigen Schulung wurde der Kunde mit der Integration und den einzelnen Modulen von SAP SuccessFactors vertraut gemacht.

Erstellen eines Konzept für einen globalen SAP SuccessFactors Onboarding-Prozess. Dabei lag der Schwerpunkt auf der Berücksichtigung länderspezifischer Anforderungen und der Integration von SuccessFactors mit weiteren HR-Systemen. Das erstellte Konzept ermöglichte die Verbesserung der Mitarbeiterbindung und Effizienz in internationalen Onboarding-Projekten. In enger Zusammenarbeit mit internationalen Stakeholdern wurde zudem eine nachhaltige Change-Management-Strategie erarbeitet.

Erstellung eines Konzept für einen globalen SAP SuccessFactors Recruiting-Prozess. Der Fokus lag dabei auf der Berücksichtigung länderspezifischer Recruiting-Anforderungen sowie der Integration von SuccessFactors mit weiteren HR-Systemen. Das erstellte Konzept trug maßgeblich zur Verbesserung der Effizienz und Candidate Experience in internationalen Recruiting-Projekten bei. In enger Zusammenarbeit mit internationalen Stakeholdern wurde außerdem eine nachhaltige Change-Management-Strategie für den Rollout des Recruiting-Prozesses entwickelt.

Im Rahmen des Projekts wurden gezielte Enablement Sessions entwickelt und durchgeführt, um ein tieferes Verständnis der SAP SuccessFactors Module zu vermitteln. Die Schulungen umfassten die Module Payroll, Timetracking, Onboarding und Recruiting. Ziel war es, die Teilnehmer in die Lage zu versetzen, die jeweiligen Funktionalitäten umfassend zu verstehen und in der Praxis anzuwenden. Die Sessions deckten sowohl die Grundlagen als auch spezifische Use Cases ab, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer in der Lage sind, das Gelernte direkt in ihre Arbeitsprozesse zu integrieren. Besonders hervorgehoben wurden die nahtlose Integration der Module und deren Beitrag zur Effizienzsteigerung in den HR-Prozessen.

Im Rahmen dieses Projekts übernahm ich die Projektleitung und war verantwortlich für die erfolgreiche internationale Implementierung des SAP SuccessFactors Onboarding Moduls. Das Ziel war die Automatisierung und Optimierung des Onboarding-Prozesses in verschiedenen Ländern, um die Mitarbeitererfahrung global zu verbessern und eine nahtlose Integration mit anderen SAP SuccessFactors Modulen wie Employee Central und Recruiting sicherzustellen. Ein zentraler Fokus lag auf der Einhaltung länderspezifischer Compliance-Anforderungen, einschließlich arbeitsrechtlicher Vorschriften und Datenschutzrichtlinien in den verschiedenen Regionen. In enger Zusammenarbeit mit globalen und lokalen Stakeholdern wurden die Anforderungen pro Land analysiert, um einen anpassungsfähigen und effizienten Onboarding-Prozess zu gestalten, der den regionalen Gegebenheiten gerecht wird. Zusätzlich zu der technischen Implementierung leitete ich die Schulung der internationalen HR-Teams und koordinierte die Change-Management-Maßnahmen, um eine reibungslose Einführung in verschiedenen Ländern zu gewährleisten. Das Projekt führte zu einer signifikanten Reduzierung administrativer Aufwände sowie zu einer verbesserten Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit auf internationaler Ebene.

Im Rahmen dieses Projekts übernahm ich die Projektleitung und war verantwortlich für die erfolgreiche internationale Implementierung des SAP SuccessFactors Recruiting Moduls. Ziel war es, den Recruiting-Prozess in verschiedenen Ländern zu automatisieren und zu optimieren, um die Candidate Experience global zu verbessern und eine nahtlose Integration mit anderen SAP SuccessFactors Modulen wie Onboarding und Employee Central sicherzustellen. Ein zentraler Fokus lag auf der Einhaltung länderspezifischer Compliance-Anforderungen, einschließlich arbeitsrechtlicher Vorschriften und Datenschutzrichtlinien in den verschiedenen Regionen. In enger Zusammenarbeit mit globalen und lokalen Stakeholdern wurden die Anforderungen pro Land analysiert, um einen anpassungsfähigen und effizienten Recruiting-Prozess zu gestalten, der den regionalen Gegebenheiten gerecht wird. Zusätzlich zur technischen Implementierung leitete ich die Schulung der internationalen HR-Teams und koordinierte die Change-Management-Maßnahmen, um eine reibungslose Einführung in verschiedenen Ländern zu gewährleisten. Das Projekt führte zu einer signifikanten Reduzierung administrativer Aufwände, einer verbesserten Effizienz in der Rekrutierung und einer höheren Zufriedenheit bei Bewerbern und HR-Teams auf internationaler Ebene.

Als Projektleiter verantwortete ich den internationalen Aufbau von SAP SuccessFactors Learning (LMS) bei WITRON Systemhaus GmbH (01.10.24–30.09.25). In einem schlanken Team (1 PL, 2 Umsetzer) steuerte ich Planung, Backlog & Meilensteine, Budget-/Risikomanagement sowie die End-to-End-Kommunikation mit Fachbereich, HR/HSSE und IT. Kernziel war die rechts- und auditsichere Bereitstellung sicherheitsrelevanter Pflichtschulungen bis zum Stichtag 30.09., inkl. Rollen-/Zielgruppensteuerung, Kurskatalog, Compliance-Reports und Eskalationslogik. Ich koordinierte Cutover & Hypercare, sorgte für klare Entscheidungs- und Eskalationspfade sowie transparentes Reporting für die Stakeholder. Ergebnis: ein fokussiertes, belastbares LMS-Setup, das Compliance-Verstöße vermeidet und die internationale Skalierung des Lernangebots ermöglicht.

Als Projektleiter verantwortete ich vom 01.11.24–31.10.25 die internationale Einführung von SAP SuccessFactors Performance & Goals bei ENERCON. In einem schlanken Setup (1 PL, 2 Umsetzer) steuerte ich Planung, Backlog & Meilensteine sowie das Stakeholder-Management. Zentrale Aufgabe war die Übersetzung der im Vorprojekt erhobenen fachlichen Anforderungen in technische Spezifikationen, deren Machbarkeit bewertet und priorisiert wurde. Gemeinsam mit dem Kunden entwickelten wir iterativ den Zielvereinbarungsprozess und das Systemdesign (u. a. Ziel-/Performance-Formulare, Workflows, Rollen & Berechtigungen, Reporting). Ich sorgte für klare Entscheidungs- und Eskalationspfade sowie transparentes Status-Reporting. Ergebnis: ein abgestimmtes Prozess- und Systemdesign und ein lauffähiges Setup als Basis für den internationalen Rollout.

Als Projektleiter und Senior Berater verantwortete ich die Vorbereitung, Moderation und Auswertung eines 1-tägigen Anforderungsworkshops zur Einführung von SAP SuccessFactors Time Tracking bei SSI SCHÄFER (Teamgröße: 2). Im Fokus standen Prozessaufnahme und Use Cases (Zeitereignisse, Bewertungsregeln, Abwesenheiten, Genehmigungen), Fit-Gap-Analyse zum SAP-Standard sowie die Priorisierung der Themen. Die teils stark unterschiedlichen Betriebsvereinbarungen (BVs) wurden systematisch konsolidiert (Varianten-/Standortlogik) und hinsichtlich Machbarkeit bewertet. Auf dieser Basis erstellte ich einen initialen Projektplan mit Meilensteinen, Ressourcen- und Risikobetrachtung, Abhängigkeiten (z. B. EC Time Off/Payroll) sowie ein Zielbild & MVP. Deliverables: Anforderungsdokumentation, Roadmap, Aufwandsschätzung und Entscheidungsvorlage für das weitere Vorgehen.

Als Teilprojektleiter verantwortete ich bei Nagel (Logistik) die Einführung von SAP SuccessFactors Employee Central & Onboarding mit Offboarding-Anbindung sowie das Redesign von Recruiting. Im Programm-Setup (12 Pers.: 3 TPL, 1 Programmleiter, 8 Umsetzer) steuerte ich Planung, Backlog & Abhängigkeiten, die Kundenkommunikation sowie die Ausrichtung der Streams auf einen End-to-End-Prozess aus einem Guss – von Recruiting über Onboarding in EC bis zu Offboarding. Besondere Herausforderung war die Ankopplung bestehender REC/LMS-Prozesse: teils stark kundenspezifische Lösungen wurden fit-to-standard neu zugeschnitten, um stabile Schnittstellen und einheitliche Datenflüsse zu ermöglichen. Ergebnis: ein abgestimmtes Prozess- und Integrationsdesign ohne Systembrüche als Basis für Implementierung und internationalen Rollout.