Modulübergreifende SAP Entwicklung, Projektleitung

Neue Kreditoren aus dem Immobilienmanagement wurden bisher in einer Excel-Datei erfasst, die dann zur Datenpflege an die Finanzbuchhaltung übergeben wurde. Dies führte zu langen Prozesslaufzeiten und Fehlern durch Medienbrüche. Um den Prozess der Kreditorenanlage zu optimieren, wurde eine Schnittstelle entworfen, die neue Kreditoren aus RE-FX direkt als neuen Kreditorenstammsatz anlegt. Die Finanzbuchhaltung bekommt dann eine Benachrichtigung und muss nur noch zusätzliche Daten ergänzen. Im Immobilienmanagement kann nun der Vertrag sofort angelegt werden, ohne das auf eine Rückmeldung mit der neuen Kreditorennummer aus der Finanzbuchhaltung gewartet werden muss.

Der europäische Zahlungsverkehr wird auf IBAN und BIC umgestellt. Um weiterhin einen reibungslosen Ablauf des Zahlungsverkehrs zu gewährleisten, müssen diese Daten demnach auch in den Stammdaten zum Zahlungsverkehr der Kreditoren und Debitoren erfasst werden. Dabei mussten insbesondere die Schnittstellen zwischen den Systemen eingerichtet werden. Die Daten der Drittsysteme wurden dabei über einen Server mit dem Softwarepaket SAP Process Integration (PI) aufbereitet und per IDoc an die relevanten SAP-Systeme verteilt und verbucht. Dafür wurden eingehende und ausgehende IDoc-Schnittstellen eingerichtet und bereits vorhandene Daten zwischen den Systemen abgeglichen. Außerdem wurde die korrekte IDoc-Verarbeitung getestet. Da noch keine vollständige Umstellung erfolgen soll, werden zur Zeit noch die Kontonummer und die Bankleitzahl in der PI berechnet und zusätzlich zur IBAN an das SAP-System übertragen.

Die Fahrzeugverwaltung erfolgt beim Kunden über eine Anpassung an der Equipmentverwaltung, um diese für Leasingfahrzeuge nutzen zu können. Die Kilometerstände der Fahrzeuge werden bei jedem Tankvorgang erfasst und als Messbelege auf einen Messpunkt im SAP-System erfasst. Dabei kam es durch Abweichungen der Zählerstände von den tatsächlichen Laufleistungen der Fahrzeuge zu fehlerhaften Verbuchungen. Außerdem sollten erweiterte Reportingfunktionen für den Fuhrpark geschaffen werden, um Fahrzeuge mit signifikant außeinanderlaufenden Laufzeiten und Kilometerleistungen zu identifizieren. Um hier effizienter die Kilometerstände korrigieren zu können, wurde eine Möglichkeit geschaffen, den jeweils letzten Messbeleg über die Equipmentverwaltung zu stornieren, um fehlerhafte Eintragungen zu invalidieren. Außerdem wurde ein Report entwickelt, um einen Überblick über Laufzeit und Laufleistung der Fahrzeuge zu bekommen. Fahrzeuge nahe dem Ende der Laufzeit oder Laufleistung werden an die Fahrzeugverwaltung gemeldet. Außerdem wird erkannt, wenn der Kilometerstand und die Laufzeit signifikant voneinander abweichen. So können erhöhte Leasingkosten durch eine Überziehung der maximalen Laufleistung vermieden und neue Leasingverträge an die tatsächlichen Laufleistungen angepasst werden.

Die Anlagenbuchhaltung in der Finanzbuchhaltung kann mit der Instandhaltung verknüpft werden. Dafür wird im Standardprozess die Anlage im Equipmentstammsatz hinterlegt. Im Customizing kann nun definiert werden, welche Felder zwischen den Datensätzen automatisch oder per Workflow abgeglichen werden sollen. In der Finanzbuchhaltung liegt die Inventarnummer bereits beim Erstellen der Anlage vor. Beim Speichern wird das zugehörige Equipment über die Invantarnummer automatisch der Anlage zugeordnet. Damit entfallen zusätzliche Medienbrüche bei der abteilungsübergreifenden Kommunikation.

Das Thema Werbekostenzuschüsse und nachträgliche Vergütung ist im alten SAP-Standard nicht sehr intuitiv bedienbar. Die Pflege von Absprachen ist sehr starr und unterstützt den Anwender kaum bei der Abgrenzung von Konditionen. Außerdem ist dadurch, dass der Abrechnungsbetrag fortgeschrieben wird und am Ende der Abrechnungsperiode nur der kumulierte Wert vorliegt, die Nachvollziehbarkeit der Abrechnungsbeträge bei komplexen Absprachen kaum möglich. Im Standard sind hierfür keine Auswertungen oder Werkzeuge vorhanden. Das neue Rückvergütungsmanagement ermöglicht das einfache Erfassen komplexer Absprachen. Es können verschieden Kriterien zum Bilden der Umsatzbasis für den Konditionskontrakt definiert werden und es gibt Auswertungsmöglichkeiten, um die zum Konditionskontrakt gehörigen Umsätze bis auf Positionsebene herunter aufzulösen. Die Abrechnung erfolgt nun nachträglich. Es ist nun also auch möglich, am Ende des Jahres noch Konditionen für die laufende Periode zu erfassen. Der Abrechnungsbetrag kann nun besser simuliert werden und es ist möglich, noch offene Posten aus vergangenen Perioden nachträglich abzurechnen.

Im Supermarkt werden täglich Inventuren durchgeführt. Abweichungen von den Beständen in den Regalen von den Beständen im Warenwirtschaftssystem werden dabei erfasst und im Inventurabschlussbericht vom Marktleiter bestätigt. Aktuell war dies ein papierbasierter Prozess, bei dem täglich große Mengen Papier benötigt wurden. Außerdem besteht für die Dokumente eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Durch die großen Mengen an Papier wird dadurch viel Platz für die Archivierung benötigt uns es ist nicht sichergestellt, dass in jeder Filiale die Dokumente tatsächlich über 10 Jahre im Zugriff sind. Ein weiteres Problem beim bestehenden Prozess ist, dass die aktuellen Warenbestände mit dem Warenwirtschaftssystem in den Filialen abgeglichen worden sind. Dadurch werden Bestände, die sich nach dem Ausdruck des Berichtes noch verändern, nicht korrekt erfasst. Bei einer nachträglichen Erstellung des Berichtes im SAP-Retail-System können alle Warenbewegungen bis zum Zeitpunkt der Zählung berücksichtigt werden, was eine erhöhte Genauigkeit der Inventur zur Folge hat. Es wurde ein Prozess eingerichtet, um täglich nach der Verbuchung aller Warenbewegungen, einen Inventurabschlussbericht für jede Filiale zu erstellen. Dieser Bericht wird in der Filiale als PDF-Datei über das SAP Portal zur Verfügung gestellt, da die Mitarbeiter in der Filiale keinen Zugriff auf das SAP-System über die SAP-Gui haben. Da es zum Zeitpunkt der Einführung des Prozesses in den Filialen noch keine mitarbeiterspezifischen Zugänge für das SAP-System gibt, erfolgt die Bestätigung der Inventurergebnisse auf einem einzigen Blatt Papier, dass über eine eindeutige Dokumentennummer auf den zugehörigen Inventurabschlussbericht verweist. Damit werden die Druckkosten bei gleichzeitiger Einhalt aller gesetzlichen Bestimmungen signifikant gesenkt. Außerdem ist die Menge an zu archivierenden papierbasierten Dokumenten reduziert. Die für die Inventur genutzte Fläche wird dadurch stark verringert und die Aufbewahrung der Dokumente auf 10 Jahre kann leichter gewährleistet werden. Alle relevanten Daten neben der Unterschrift sind außerdem digital im Archiv abgelegt.

Im Gebäudemanagement und bei der Equipmentverwaltung wird beim Kunden viel mit Anhängen gearbeitet, um zum Beispiel Arbeitsanweisungen abzubilden und getroffene Absprachen zu dokumentieren. Um effizienter mit den Anlagen umzugehen, wurde einerseits eine Möglichkeit geschaffen, die einem Equipment über einen Wartungsplan und einen Arbeitsplan zugeordneten Dokumente direkt über die Transaktion zur Equipmentverwaltung zu drucken. Außerdem wurden die Transaktionen zur Anlage und Änderung so verändert, dass im Bestellkopf ein neuer Tabreiter hinzugefügt wurde, über den es möglich ist, Anlagen zur Bestellung auszuwählen, die dann später über die Nachrichtenfindung bei Ausgabe der Bestellung per E-Mail mit an die E-Mail angehängt werden. Der Lieferant erhält damit alle relevanten Dokumente zeitgleich in einer E-Mail und die Zuordnung der Dokumente zu der Bestellung wird deutlich erleichtert.

Alle Energieverträge sollen SAP RE-FX abgebildet werden. Dabei ist zum einen wichtig, dass der Vertrag vollständig in SAP erfasst werden kann. Zum anderen soll es verschiedene Übersichten über alle bestehenden Energieverträge geben. Dafür wurden in RE-FX neue Vertragsarten angelegt. Diese wurden um neue Felder und Sichten ergänzt, um energiespezifische Informationen abbilden zu können. Über das Infosystem von RE-FX können verschiedene Auswertungen über die Verträge durchgeführt werden.

Um den weiteren Support des SAP-Systems zu gewährleisten und neue Funktionalitäten nutzen zu können wurde ein Releasewechsel auf EHP 7 für SAP ERP 6.0 durchgeführt. Dabei wurde auch die Lagerverwaltung auf ein neues Produkt, pL-Store, umgestellt. Die vorherige Lösung Dispos II soll vollständig ersetzt werden. Um dies zu gewährleisten, wurden sämtliche Schnittstellen zu Dispos II im SAP-System analysiert und die entsprechenden Funktionalitäten zurückgebaut, bzw. angepasst, sofern die betreffenden Komponenten für den weiteren Betrieb benötigt wurden. Im gleichen Rahmen wurden auch die Business Functions des neuen Releasestandes auf geschäftliche Relevanz geprüft und sinnvolle Business Functions wurden aktiviert und im Integrationstest mitgetestet. Des weiteren wurde der Mehrwert der neuen Business Functions auf Basis einer Business Function Prediction analysiert. Gemeinsam mit dem Kunden wurde eine Risikoeinschätzung vorgenommen und die für ihn relevanten Business Functions wurden identifiziert und aktiviert. Alle Systeme wurden danach integrationsgetestet, wobei die Key User der Fachabteilungen und die Anwendungsbetreuer der IT einbezogen wurden. Des weiteren wurde die Fehlerbehebung durch die IT und externe Ressourcen, sowie das Nachtesten von durch die Änderung beeinflussten Funktionalitäten und Prozessen koordiniert. Weiterhin wurde der Status der Tests und des Fortschritts der Fehlerbehebung an das Management weitergegeben und nötige Maßnahmen wurden gemeinsam abgestimmt.

Bei einigen Artikeln wird beim Kunden die Bestellung im SAP-System an einen Hauptlieferanten ausgegeben. Einige Artikel werden jedoch von Nebenlieferanten bezogen, die unmittelbar über die Bestellung informiert werden sollen. Dafür werden die Bestellpositionen im Nachgang zur Bestellung in der Nachrichtenfindung für die jeweiligen Lieferanten aufgeteilt. Der Prozess war über eine Modifikation direkt in der Nachrichtenfindung abgebildet. Hier sollten einige Veränderungen in der Geschäftslogik vorgenommen werden. Um die Wartbarkeit des Programms zu erhöhen, wurde die Logik in eine Klasse ausgelagert und die Funktionen in einzelne Methoden gekapselt. Außerdem wurden verschiedene Maßnahmen ergriffen, um bei nicht erfolgten Lieferungen auch Mahnungen über die richtigen Positionen an die richtige Lieferanten abzubilden. Des weiteren gibt es die Situation, dass Lieferanten Ware an die Filialen liefern, die nicht explizit bestellt worden ist. Für alle nicht bestellten Lieferpositionen wird dabei nachträglich eine Bestellung im System angelegt, um in allen Auswertungen korrekte Liefermengen zu erhalten. Zur Zeit wurden dabei jedoch erneut Bestellungen an die Lieferanten erzeugt, was zum Teil zu doppelten Lieferung führte. Um dies zu vermeiden wurde für diese Bestellungen eine neue Belegart eingerichtet, bei der keine Nachrichten an die Lierfanten erzeugt werden.

Vorbereitung der technischen Umsetzung und der Tests für den Releasewechsels des SAP IS-Retail-Systems. Die Systemlandschaft wurde dabei angepasst, um im Rahmen des Releasewechsels transportfähig zu bleiben. Weiterhin haben wir vorab ein neues Testsystem geschaffen, um die Auswirkungen im Umfeld SAP CCS vorab abschätzen zu können. In Zusammenarbeit mit der SAP Basisabteilung wurde der Releasewechsel vorab auf dem Testsystem durchgeführt und Modifikationen im Bereich SAP CCS wurden zurückgebaut. Hier sind seit dem letzten Release noch viele Anpassungen seitens der SAP erfolgt. Einige Funktionen, die bislang nur per Modifikation oder Vorabeinbau verfügbar waren, wurden nun wieder in den Standard überführt. Im Folgenden werden die Tests und die Fehlerbehebung koordiniert. Aufgrund des engen Zeitplans und eines festen Termins ist es hier wichtig, frühzeitig auf Probleme und Risiken zu reagieren und den richtigen Projektgruppenmitgliedern die Aufgaben zuzuordnen.

Nach der Einführung von SAP CCS soll die Wartung an die interne Entwicklungsabteilung des Kunden übergeben werden. Außerdem werde Optimierungswünsche aus den Fachbereichen umgesetzt, die sich aus den ersten Monaten im produktiven Einsatz ergeben haben.

Über eine sogenannte Indexmiete soll eine variable Miete ein Mietobjekt abgebildet werden. Für den Kunden wurden zusätzliche Informationen zur Indexmietanpassung ergänzt, sodass der Sachbearbeiter im Immobilienmanagement alle Informationen zur berechneten Miete auf einen Blick erkennt.

Das alte SAP Bonussystem war für den Kunden nicht flexibel genug, um alle verhandelten Absprachen abzubilden. Außerdem ist die Nachbewertung von Umsätzen zeitaufwändig und es mangelt an Transparenz im Abrechnungsprozess. Um diese Probleme zu beheben, wurde ein Konzept zur Einführung von SAP CCS erstellt. Die Konzeption und die Implementierung wurden von mir in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden durchgeführt. Bei der Implementierung wurde ich von einem Kollegen von mindsquare unterstützt. Folgende Sonderszenarien wurden umgesetzt: - Nutzung einer abweichenden Staffelbasis (Produkt A bekommt eine Rückvergütung, wenn Produkt B einen Mindestumsatz erreicht hat) - Ein Prozess zur Abrechnung von Kontrakten mit qualitativen Bedingungen (z.B. 10000€ Werbekostenzuschuss, wenn ein Artikel mindestens 3 mal im Prospekt abgedruckt wurde) - Konditionen, die für den gesamten Verband gelten sollen pro Mitglied des Verbands abgerechnet werden. So müssen Kontrakte nicht redundant gepflegt werden

Zur effizienteren und transparenteren Abwicklung der Bonusprozess im Vertrieb soll SAP Condition Contract Settlement (CCS) genutzt werden. Bisher wurden die Bonuskonditionen manuell berechnet und in Rechnung gestellt. Unterjährig fehlte damit der Blick auf die tatsächlichen Bonusansprüche der Kunden. Außerdem ist die manuelle Berechnung sehr fehleranfällig. Mit SAP CCS sollen die Bonusprozesse automatisiert abgebildet und ein monatliches Reporting erstellt werden.

Um die Preise für Vertrieb und Kunden transparent abzubilden wurde die gesamte Preisabbildung im SAP-System neugestaltet. Alle Preiskomponenten werden nun separat ausgewiesen, sodass für jeden Kunden Preise und Rabatte exakt ausgewertet werden können.

Um die Vertriebsprozesse auf ein neues Level zu bringen, wurde Salesforce als Tool zur Vertriebsunterstützung eingeführt. Der komplette Vertriebsprozess bis zur Erstellung eines Angebotes wird in Salesforce durchgeführt. Dafür haben wir im SAP einen neuen SD Quote-to-Cash-Prozess entwickelt. Die Angebote aus Salesforce werden über eine Schnittstelle an SAP übertragen. Wenn der Kunde eine Bestellung aufgibt, dann werden im entsprechenden Vertriebsauftrag automatisch alle verfügbaren Materialien aus dem Salesforce Angebot mit den dazugehörigen Preisen vorgeschlagen. Für die Logistik und Fakturierung konnte der komplette vorherige Prozess beibehalten werden, ohne die Mitarbeiter neu schulen zu müssen.

Im Projekt sollte Salesforce eingeführt werden. Dabei sollte eine Schnittstelle zum SAP geschaffen werden, die Debitoren, Angebote und Aufträge live aus SAP ins Salesforce überträgt. Es wurde ein Konzept erstellt, wie die Unternehmensprozesse optimal mit Salesforce abgebildet werden können. Dabei wurde auch eine Schnittstelle zwischen SAP und Salesforce konzipiert und mit der Middleware Lobster Data implementiert.

In dem Projekt wurden die Provisionsprozesse aus SAP ins Salesforce-System migriert. Die Abrechnung der Provisionen erfolgt weiterhin automatisch im SAP-System. Dafür werden aus Salesforce angelegte Provisionen automatisch in SAP angelegt und im Verkaufsprozess berücksichtigt.

In dem Projekt wurde ein Konzept für eine mobile Anwendung für einen Order Confirmation Monitor gebaut. Bestellbestätigungen von Lieferanten sollen über eine Weboberfläche auf Basis von SAP UI5 durchgeführt und überwacht werden können.

In dem Projekt wurde der Ship&Debit-Prozess mittels SAP CCS abgebildet. Großhändler definieren mit dem Lieferanten feste Preise für spezifische Endkundenprojekte. Die Ware wird dabei zunächst zu einem Standardpreis verkauft, der über dem Ship&Debit Preis liegt. Der Großhändler meldet dann die Umsätze für die Kundenprojekte und kriegt die Differenz zwischen Projektpreis und dem Standard-Einkaufspreis wieder gutgeschrieben. Durch den Einsatz von Ship&Debit-Prozessen können einerseits die logistischen Prozesse beschleunigt werden und andererseits können trotzdem spezifische Preise für strategische Kundenprojekte definiert werden.

Prototypische Implementierung von SAP CCS zur Abbildung von Bonusvereinbarungen im Verkauf.

Das Unternehmen will ein altes ERP-System ablösen und SAP einführen. Dafür soll es in einen eigenen Mandanten im SAP-System des Mutterkonzern umziehen. Im Rahmen des Projekts soll geprüft werden, wie bestehendes Customizing im Modul SD verwendet werden kann oder erweitert werden muss, um die Prozesse des Unternehmens abzubilden.

In dem Projekt sollten die Papierprozesse im Werkzeugservice durch digitale Prozesse in SAP abgelöst werden. Dafür wurde eine Konzept erstellt, wie mit individuellen Anwendungen im Zusammenspiel mit SAP MM ein Prozess eingeführt werden kann, um den administrativen Aufwand im Werkzeugservice zu reduzieren und gleichzeitig die Bearbeitungszeit zu beschleunigen und mehr Transparenz über Make or Buy-Entscheidungen zu bekommen.

Architektur und Projektleitung bei der SAP Einführung mit den Modulen MM, SD, PP, FI und CO. Bei dem Projekt wird eine Umfangreiche Variantensteuerung eingesetzt. Außerdem werden die gesamten Prozesse in Einkauf, Vertrieb und Fertigung neu aufgesetzt.

Einführung eines Prototyps für die Bonusabwicklung mit SAP CCS im Verkauf.

Prototypische Implementierung von SAP CCS zur Abbildung von Bonusvereinbarungen im Verkauf.

Zur effizienteren und transparenteren Abwicklung der Bonusprozesse im Vertrieb soll SAP CCM genutzt werden. Bisher wurden die Bonuskonditionen manuell berechnet und in Rechnung gestellt. Unterjährig fehlte damit der Blick auf die tatsächlichen Bonusansprüche der Kunden. Außerdem ist die manuelle Berechnung sehr fehleranfällig. Mit SAP CCM sollen die Bonusprozesse automatisiert abgebildet und ein monatliches Reporting erstellt werden. Dazu wurde ein Konzept gemeinsam mit den Fachbereichen erstellt und das Konzept im System umgesetzt.

Aktuell wird der Kundenbonus über die nachträgliche Vergütung aus dem Modul SAP SD Bonus abgebildet. Bislang gibt es hier eine Vielzahl an Konditionstabellen, was die Pflege der Konditionen extrem aufwändig und intransparent macht. In CCM wurde die Konditionspflege durch geschickte Nutzung der Zugriffsfolgen stark vereinfacht. Dadurch wird sowohl der Pflegeaufwand stark vereinfacht, als auch die Transparenz in der Konditionspflege erhöht. Im Rahmen des Projektes konnten so fehlerhaft gepflegte Absprachen identifiziert und korrigiert werden. Die Bonusabrechnung in CCM integriert sich in einen komplexen, mehrstufigen Prozess im Agenturgeschäft.

Implementierung von SAP CCM um alle bestehenden Vereinbarungen der Brauerei mit ihren Kunden im System zu realisieren.

Im Projekt wurde die Miet- und Bestandsabrechnung abgebildet. Für verschiedene Kunden und Lieferanten gibt es Vereinbarungen bzgl. der Miete von z.B. Pflanzencontainern. Im Projekt mussten verschiedene Herausforderungen bzgl. kundenindividueller Preise und Vereinbarungen, sowie Freimengen abgebildet werden. Besondere Herausforderungen waren im Projekt eine konsistente Bestandsführung unter Berücksichtigung aller bestandsverändernden Prozesse. Da Ladungsträger häufig direkt zwischen verschiedenen Geschäftspartnern, z.B. einem Gärtner und einem Händler, ausgetauscht werden, muss hier sichergestellt werden, dass die Bestände möglicht korrekt sind, bzw. nachträgliche Korrekturen durchgeführt werden können.

Abbildung des lieferantenseitigen Bonus. Der Fokus im Projekt lag in der Abbildung verschiedener komplexer Staffellogiken, sowie in der SAP-seitigen Implementierung mehrstufiger Freigabeprozesse.

In Supermärkten werden, insbesondere in Aktionsangeboten, große Mengen an Pflanzen und Blumen in einer genau definierten Form bestellt. Es werden verschiedene Gärtner angefragt und schlussendlich werden die Pflanzen bei einem oder mehreren Gärtner bestellt. Die Pflanzen werden zur Lohnbearbeitung in einer Halle angeliefert und dort weiterverarbeitet. Dabei werden die Pflanzen umgetopft, Etiketten aufgeklebt und unter Umständen noch Dekoartikel ergänzt. In dem Prozess werden innerhalb kürzester Zeit sehr große Mengen Pflanzen so weiterverarbeitet und dann bis zu 50 LKW voll verarbeitete Pflanzen ausgeliefert. Während des Prozesses muss das Pflanzenschutzgesetzt berücksichtigt werden. Für jede Pflanze muss Herkunft und Ziel der Pflanze dokumentiert sein. Der Prozess wurde im Agenturgeschäft in SAP abgebildet. Die Schnittstelle zu den Gärtner und Lohnbearbeitern ist durch eine individuelle Software abgebildet. Gärtner und Lohnbearbeiter können so selbständig Warenbewegungen buchen.