Workday, SAP SuccessFactors, HR-Prozessberatung, HR-Softwareauswahlprojekte, Trainings & Workshops

Im Jahr 2016 habe ich innerhalb eines zweimonatigen Projekts die Erstellung von Zeiterfassungsreports für einen Kunden optimiert und automatisiert. Ziel war es, die tägliche Arbeitszeiterfassung mithilfe der Software xTime sowie Excel so zu gestalten, dass auf Wochenbasis die Einhaltung oder Nichteinhaltung aller relevanten Arbeitszeitgesetze automatisch ermittelt und ausgewertet werden konnte. Dies umfasste insbesondere Regelungen zur maximalen Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten sowie Überstundenkontingente. Durch die Einführung automatisierter Prozesse konnte ich die Erstellung des Reports von 20 Stunden auf nur 4 Stunden pro Woche reduzieren. Diese Effizienzsteigerung wurde durch die Automatisierung von Berechnungen und Prüfungen zur Arbeitszeitkonformität erreicht, wodurch Verstöße gegen die gesetzlichen Vorgaben schneller und zuverlässiger erkannt und gemeldet werden konnten. Die Optimierung ermöglichte dem Kunden eine genauere Überwachung der Arbeitszeiten und führte zu einer erheblichen Reduzierung der manuellen Arbeit, was zu Zeitersparnissen und einer höheren Compliance beitrug.

In diesem Projekt habe ich den Aufbau und die Implementierung von SAP SuccessFactors Employee Central für vier Standorte in Deutschland geleitet. Die Kernaufgabe bestand darin, die HR-Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, um eine effizientere und transparente Verwaltung der Personaldaten und -prozesse zu gewährleisten. Zu den wichtigsten Aufgaben gehörten die Beschaffung und Bereinigung der Personaldaten sowie die Ermittlung und Konsolidierung der überregionalen hierarchischen Unternehmensstruktur. Darauf aufbauend habe ich Job Families und Job Profiles entwickelt sowie ein Positionsorganigramm erstellt, das die interne Struktur übersichtlich darstellt. Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Einrichtung und Automatisierung von Genehmigungsworkflows für Einstellungen, Beförderungen, Stammdatenänderungen und Terminierungen, unter Berücksichtigung der Mitbestimmungsrechte der vorhandenen Betriebsräte. Diese Prozesse wurden mit SAP SuccessFactors Employee Central vollständig abgebildet, um die Compliance und Effizienz zu gewährleisten. Zusätzlich habe ich umfangreiche Trainings für Mitarbeitende und Führungskräfte durchgeführt. Diese Schulungen umfassten die Nutzung der Self-Service-Funktionen (Employee Self-Service, ESS und Manager Self-Service, MSS) sowie die Digitalisierung und Automatisierung monatlicher Berichte zu Vergütung, Boni und Fluktuation. Diese Automatisierungen reduzierten den manuellen Aufwand erheblich und erhöhten die Genauigkeit und Transparenz der HR-Daten.

Im Rahmen dieses Projekts habe ich den Aufbau und die Implementierung von SAP SuccessFactors Recruiting für vier Standorte in Deutschland verantwortet. Der Schwerpunkt lag auf der Optimierung und Digitalisierung der Recruiting-Prozesse, um eine effizientere und strukturierte Personalgewinnung sicherzustellen. Zu den Hauptaufgaben gehörte die Prozessentwicklung und -optimierung unter Berücksichtigung der Anforderungen und Mitbestimmungsrechte der Betriebsräte. Ich habe die SAP SuccessFactors Recruiting-Vorlagen (Templates) integriert und an das Corporate Identity (CI) des Unternehmens angepasst, um eine konsistente und benutzerfreundliche Oberfläche zu schaffen. Ein zentraler Aspekt des Projekts war die Digitalisierung der internen Personalsuche, wodurch interne Bewerbungsprozesse beschleunigt und transparenter gestaltet wurden. Die Recruiting-Lösung wurde nahtlos mit dem bereits implementierten SAP SuccessFactors Employee Central verknüpft, um einen durchgängigen Datenfluss und konsistente HR-Prozesse zu gewährleisten. Zusätzlich habe ich umfassende Schulungen für das HR-Personal sowie für Führungskräfte durchgeführt, um die Bedienung und Nutzung des Systems zu erleichtern. Dies umfasste die effiziente Verwaltung von Stellenanzeigen, Bewerbermanagement und die Integration von Genehmigungsprozessen.

In diesen jährlich wiederkehrenden Projekten habe ich jährlich die Koordination der Gehaltsrunden sowie der Bonuszahlungen für das Unternehmen übernommen. Dabei war es meine Aufgabe, die Gehälter aller Mitarbeitenden zu überprüfen und Anpassungen in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und -zielen vorzunehmen. Dies beinhaltete auch die Berücksichtigung der Ausbildungsvergütung sowie der Ergebnisse aus dem Performance Management Process. In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und der Finanzabteilung stellte ich sicher, dass alle Gehaltserhöhungen und Bonuszahlungen auf Basis fundierter Leistungsdaten und unter Berücksichtigung der Budgetvorgaben festgelegt wurden. Außerdem war ich für die Kommunikation der Gehaltsanpassungen an die betroffenen Mitarbeitenden verantwortlich und sorgte dafür, dass der Prozess reibungslos und transparent ablief.

In diesen Projekten war ich hauptverantwortlich für die Organisation und Teilnahme an mehreren Karrieremessen, die das Unternehmen repräsentierten und darauf abzielten, neue Talente zu gewinnen. Meine Aufgaben umfassten den gesamten Prozess von der Planung bis zur Nachbereitung der Messe. Ich organisierte die Teilnahme an den Messen, wählte geeignete Teilnehmende aus und führte Trainings durch, um sicherzustellen, dass sie optimal auf die Gespräche und die Präsentation des Unternehmens vorbereitet waren. Zudem war ich für die gesamte Logistik und den Aufbau der Messestände verantwortlich, einschließlich der Organisation und Erstellung aller benötigten Materialien wie Broschüren, Giveaways und Präsentationen. Während der Messen führte ich Gespräche mit potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern und stellte sicher, dass das Unternehmen professionell und ansprechend präsentiert wurde. Darüber hinaus habe ich die komplette Nachbereitung der Messe übernommen, einschließlich der Kontaktpflege zu interessanten Kandidaten und der Auswertung des Messeerfolgs.

Fortlaufende Tätigkeiten: Fach- und Führungskräfte-Recruiting für 5 Standorte in Deutschland: In dieser Rolle war ich für das komplette Recruiting von Fach- und Führungskräften an fünf Standorten in Deutschland verantwortlich. Dies umfasste den gesamten Prozess von der Stellenausschreibung über die Bewerberauswahl bis hin zur Einstellung. Ich habe umfassende Bewerbungs- und Auswahlprozesse implementiert, um sicherzustellen, dass jede einzustellende Fach- und Führungskraft den hohen Anforderungen des Unternehmens gerecht wurde. Zu meinen Aufgaben gehörten die Durchführung von Vorstellungsgesprächen sowie die Auswahl geeigneter Kandidaten. Zudem habe ich Fach- und Führungskräfte in der Durchführung von Vorstellungsgesprächen geschult, um sicherzustellen, dass sie qualifizierte Bewerber effizient bewerten, fundierte Einstellungsentscheidungen treffen, das Unternehmen adäquat repräsentieren und alle Gesetze einhalten konnten. Spezialkräfte-Recruiting für die EMEA-Region: Später verlagerte ich meinen Fokus auf das Recruiting von Spezialkräften für die EMEA-Region (Europa, Naher Osten, Afrika), um Positionen mit sehr spezifischen Anforderungen zu besetzen. Hierbei setzte ich gezielte Recruiting-Strategien ein, um hochspezialisierte Fach- und Führungskräfte zu identifizieren und für das Unternehmen zu gewinnen. Training und Übergabe des Fach- und Führungskräfte-Recruitings: Um meine Kapazitäten für die schwierig zu besetzenden Positionen in Deutschland und die EMEA-Region zu erweitern, habe ich zwei Mitarbeitende im Recruiting trainiert und weiterentwickelt. Diese Mitarbeitenden übernahmen später das Fach- und Führungskräfte-Recruiting in Deutschland, während ich mich auf die kritischsten und schwer zu besetzenden Positionen im Unternehmen konzentrierte. Durch regelmäßige Schulungen und Mentoring stellte ich sicher, dass die neu eingearbeiteten Recruiter den hohen Standard des Unternehmens beibehielten und effektiv arbeiteten.

Fortlaufende Tätigkeiten: Erstellung von Trainingsmaterialien und Durchführung von Sicherheitsschulungen: Jährlich habe ich Sicherheits- und Arbeitsschutztrainings entwickelt und durchgeführt, um das Unternehmensziel von 0 Arbeitsunfällen bei über 77.000 Mitarbeitenden zu erreichen. Die Schulungen umfassten präventive Maßnahmen sowie Notfallprozeduren, um im Ernstfall Schäden zu minimieren. Mitarbeitende wurden darin geschult, wie sie bei Unfällen schnell und sicher handeln, um die Gesundheit aller zu gewährleisten. Diese Maßnahmen trugen aktiv zur Erhöhung der Sicherheit und des Risikobewusstseins im Unternehmen bei. Erstellung von Trainingsmaterialien und Durchführung von Unternehmenswertetrainings: Um die Unternehmenswerte zu verankern, habe ich Schulungen entwickelt, die alle Mitarbeitenden jährlich mit den Kernwerten vertraut machen. Die interaktiven Workshops und E-Learning-Module sollten das Verständnis für die Werte fördern und zeigen, wie diese im Arbeitsalltag angewendet werden können. So trugen die Schulungen zur Stärkung der Unternehmenskultur bei. Erstellung und Durchführung von Führungskräftetrainings: Ich entwickelte Programme zur Stärkung der Führungsfähigkeiten, darunter Mitarbeiterführung, Konfliktmanagement und Kommunikation. Diese Trainings wurden als Workshops, Coachings und Mentoring-Programme angeboten, um den Führungskräften praxisnahe Unterstützung zu bieten und eine werteorientierte Führung zu fördern. Langfristige Entwicklung und Unterstützung der Führungskräfte standen dabei im Fokus. Erstellung von Schulungen für Performance-Gespräche, Feedback und Zielsetzungen: Ich führte Schulungen zur Verbesserung der Performance-Gespräche durch, in denen die Teilnehmenden lernten, wie sie konstruktives Feedback geben und klare Ziele setzen. Dies half, eine Kultur der Weiterentwicklung und Transparenz zu fördern und die Qualität der Mitarbeitergespräche im Unternehmen zu erhöhen. Verantwortung für MyPerformance und MyDevelopment sowie Jahresfeedbackgespräche: Ich war für die Verwaltung der MyPerformance- und MyDevelopment-Systeme verantwortlich. Dabei koordinierte ich Jahresfeedbackgespräche, die sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Führungskräfte eine wichtige Rolle in der Entwicklung spielten. Diese Systeme halfen, eine offene Feedbackkultur und kontinuierliche Leistungssteigerung zu fördern. Koordination der Qualitätsmatrix nach ISO 27001, ISO 17025 & ISO 9001: Ich koordinierte die Qualitätsmatrix gemäß den ISO-Standards 27001, 17025 und 9001 und stellte sicher, dass alle Abteilungen diese einhielten. Dazu gehörte die Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Audits sowie die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen, um die Zertifizierungen aufrechtzuerhalten. Training für SAP SuccessFactors ESS & MSS und Schulung des 1st Level Supports: Ich schulte Mitarbeitende und Führungskräfte in der Nutzung der SAP SuccessFactors ESS & MSS Module, die zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Gehaltsabrechnungen genutzt werden. Zusätzlich schulte ich den 1st Level Support, damit dieser eigenständig Probleme lösen konnte, was die Nutzung der Tools und Effizienz der HR-Prozesse verbesserte.

Fortlaufende Tätigkeiten: Identifikation, Einstellung und Onboarding von Auszubildenden: In dieser Rolle war ich verantwortlich für die Identifikation, Rekrutierung und das Onboarding von Auszubildenden, basierend auf den hohen Standards des Unternehmens, das mehrfach als 'Bester Ausbilder' ausgezeichnet wurde. Ein wesentlicher Bestandteil des Auswahlprozesses war die Anwendung strenger, eigens entwickelter Tests, die sowohl fachliche als auch soziale Kompetenzen der Bewerber bewerteten. Diese Tests halfen dabei, Kandidaten mit dem größten Potenzial für eine erfolgreiche Ausbildung im Unternehmen zu identifizieren. Nach der Auswahl sorgte ich für ein strukturiertes und umfangreiches Onboarding-Programm, das die Auszubildenden in die Unternehmenskultur und -prozesse einführte. Dieses Programm stellte sicher, dass die neuen Auszubildenden von Anfang an erfolgreich in ihre Rollen integriert wurden. Die intensive Betreuung und regelmäßigen Feedbackgespräche trugen dazu bei, dass sich die Auszubildenden optimal entwickeln konnten.

Fortlaufende Tätigkeiten: Super-User, Trainer, Administrator & 1st Level Support für SAP SuccessFactors an 5 Standorten in Deutschland: In dieser Rolle war ich der zentrale Super-User und Administrator für die SAP SuccessFactors Module an fünf Standorten in Deutschland. Nach der erfolgreichen Integration der Module habe ich die vollständige Administration der einzelnen Module übernommen und diese kontinuierlich optimiert, um die Effizienz der HR-Prozesse zu steigern. Als Trainer habe ich regelmäßig Mitarbeitende in der Nutzung der Module geschult, um sicherzustellen, dass sie die Tools effektiv nutzen konnten. Zudem war ich für den 1st Level Support verantwortlich und unterstützte die Mitarbeitenden bei der Lösung von alltäglichen Problemen und Anfragen. Super-User, Trainer & 2nd Level Support für SAP SuccessFactors in der EMEA-Region: Für die EMEA-Region (Europa, Naher Osten, Afrika) fungierte ich ebenfalls als Super-User und übernahm den 2nd Level Support. Hierbei ging es darum, komplexere technische Probleme zu lösen und die Systeme kontinuierlich zu verbessern. Zusätzlich habe ich in meiner Funktion als Trainer Mitarbeitende und Führungskräfte in der Nutzung der Module unterstützt und ihnen ermöglicht, die Tools effizient einzusetzen. Mein Fokus lag darauf, die Systeme nicht nur zu administrieren, sondern aktiv weiterzuentwickeln, um den regionalen Anforderungen gerecht zu werden. Kontinuierliche Verbesserung und Trainings: Neben der laufenden Administration der Module habe ich kontinuierlich Verbesserungen implementiert, um den sich ändernden Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden. In meiner Rolle als Trainer habe ich die Mitarbeitenden regelmäßig geschult, sowohl bei neuen Releases als auch bei der Einführung neuer Module, um sicherzustellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind und die Systeme bestmöglich nutzen können.

Fortlaufende Tätigkeiten: Erstellung und Veröffentlichung des HR Newsletters: Regelmäßig erstellte und veröffentlichte ich den HR-Newsletter, der Mitarbeitende über aktuelle Personalthemen, rechtliche Änderungen, Schulungen und interne Entwicklungen informierte. Dieser Newsletter diente als zentrales Kommunikationsinstrument, um die Belegschaft transparent und umfassend über HR-relevante Themen auf dem Laufenden zu halten. Führen von Mitarbeitergesprächen: Ich war verantwortlich für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen in verschiedenen HR-Bereichen, wie Einstellungen, Terminierungen, Beförderungen, Degradierungen, Versetzungen, Auszeichnungen und Abmahnungen. Diese Gespräche trugen maßgeblich zur Personalentwicklung bei und stellten sicher, dass Mitarbeitende klare Rückmeldungen zu ihrer Leistung und Karriereentwicklung erhielten. Mitarbeitendenpflege bei anfallenden Themen: Ein wichtiger Bestandteil meiner Rolle war die Betreuung und Beratung der Mitarbeitenden zu unterschiedlichen personalbezogenen Themen. Dies umfasste Fragen zu Arbeitsverträgen, Gehältern, Urlaub und arbeitsrechtlichen Angelegenheiten. Durch regelmäßige Kommunikation und Unterstützung stellte ich sicher, dass die Anliegen der Mitarbeitenden schnell und effizient bearbeitet wurden, was zur Zufriedenheit und Bindung der Belegschaft beitrug. Zusammenarbeit mit Betriebsräten und Schwerbehindertenvertretung: In enger Zusammenarbeit mit den Betriebsräten an drei Standorten sowie dem Gesamtbetriebsrat stellte ich sicher, dass alle Personalmaßnahmen im Einklang mit den rechtlichen Vorgaben und Unternehmensrichtlinien standen. Zudem arbeitete ich regelmäßig mit der Schwerbehindertenvertretung zusammen, um die Integration und Unterstützung von Mitarbeitenden mit besonderen Bedürfnissen sicherzustellen. Vertretung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung für 300 Mitarbeitende: Als Vertreter in der Lohn- und Gehaltsabrechnung übernahm ich die Abwicklung der Gehaltszahlungen für 300 Mitarbeitende. Dies beinhaltete die Sicherstellung korrekter Abrechnungen und die Klärung etwaiger Fragen oder Probleme im Zusammenhang mit Gehältern. Die enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung war dabei von zentraler Bedeutung. Vertretung im Fuhrparkmanagement für 5 Standorte: In meiner Funktion als Vertreter im Fuhrparkmanagement war ich für die Verwaltung und Koordination des Fuhrparks an fünf Standorten verantwortlich. Dies umfasste die Fahrzeugzuweisung, Wartung sowie das Vertragsmanagement, um sicherzustellen, dass der Fuhrpark optimal genutzt wurde und den Mitarbeitenden die nötigen Ressourcen zur Verfügung standen. Ad-hoc-Aufgaben und Projekte im operativen Tagesgeschäft: Zusätzlich zu den regulären HR-Aufgaben übernahm ich regelmäßig Ad-hoc-Aufgaben und Projekte, die im operativen Tagesgeschäft entstanden. Dies beinhaltete die kurzfristige Unterstützung von Abteilungen bei personellen Engpässen, die Bearbeitung von unvorhergesehenen HR-Themen und die Umsetzung neuer HR-Prozesse oder Regelungen. Meine Flexibilität und Lösungsorientierung halfen dabei, den reibungslosen Betrieb sicherzustellen und schnell auf Herausforderungen zu reagieren.

Fortlaufende Tätigkeiten: Mitglied im globalen Learning & Development Network: In meiner Rolle als Mitglied im globalen Learning & Development Network war ich aktiv an der Entwicklung und Umsetzung global einheitlicher Kampagnen und Schulungsprogramme beteiligt. Das Netzwerk diente dem Austausch von Best Practices, der gegenseitigen Schulung und der strategischen Abstimmung von Learning & Development (L&D) Maßnahmen auf globaler Ebene. Wir entwickelten globale Initiativen, die zur Standardisierung der Lern- und Weiterbildungsprozesse in allen Regionen beitrugen, und stellten sicher, dass diese mit den Unternehmenszielen übereinstimmten. Mitglied im globalen SAP SuccessFactors Super-User Network: Als Mitglied im globalen SAP SuccessFactors Super-User Network war ich Teil eines Netzwerks von Experten, das den globalen Einsatz von SAP SuccessFactors unterstützte. Das Netzwerk sorgte dafür, dass globale Standards und Kampagnen für die Implementierung und Nutzung der SuccessFactors-Module eingehalten wurden. Zudem tauschten wir regelmäßig Trainingserfahrungen aus, um die Schulungen auf internationaler Ebene zu optimieren, und arbeiteten gemeinsam an strategischen Entscheidungen für zukünftige Verbesserungen und Rollouts der SuccessFactors-Module.

In diesen Projekten war ich hauptverantwortlich für die Planung, Organisation und Durchführung verschiedener interner und externer Events an mehreren Standorten. Meine Aufgaben umfassten die gesamte Konzeption, Budgetplanung, Terminierung, Auswahl der Location, Einladungsmanagement, Einholung notwendiger Genehmigungen, Programmgestaltung, Catering & Getränke, technische Ausstattung, Dekoration sowie die Nachbereitung der Events. Zu den von mir geleiteten Veranstaltungen zählten: Die standortinterne 'Lange Nacht des Wissens' für den Standort in Schwerin Sommerfeste für die Standorte in Schwerin und Hamburg Neujahrsfeste für die Standorte in Schwerin und Hamburg Die Feier zur Laboreröffnung in Schwerin Darüber hinaus habe ich die Koordination der EMEA-Standorte für unternehmensweite Highlights wie den Frauentag übernommen. Neben der Organisation der Veranstaltungen habe ich auch die Erstellung von Promo-Videos durchgeführt. Dies umfasste sowohl die Aufnahme als auch den Schnitt der Videos, um sicherzustellen, dass die Nachbereitung professionell und qualitativ hochwertig abgeschlossen wurde. Meine Hauptverantwortung in diesen Projekten ermöglichte es, alle Events reibungslos und erfolgreich durchzuführen, und stellte sicher, dass die Teilnehmenden durch eine ansprechende und gut organisierte Veranstaltung positive Erlebnisse hatten.

In diesem Projekt habe ich ein internes Junior Führungskräfteprogramm entwickelt und geleitet, das darauf abzielte, potenzielle Nachwuchsführungskräfte zu identifizieren, zu schulen und nachhaltig auf ihre zukünftigen Rollen vorzubereiten. Der Prozess begann mit der Umstrukturierung des Customer Service sowie des Projektmanagements, um optimale Bedingungen für die Förderung von Führungstalenten zu schaffen. Ich war verantwortlich für die Identifikation von potenziellen Führungskräften innerhalb des Unternehmens, basierend auf ihrer bisherigen Leistung und ihrem Entwicklungspotenzial. Nach der Auswahl der Kandidaten führte ich umfassende Führungskräfteseminare und Trainingsprogramme durch, die sowohl theoretische Inhalte als auch praktische Führungsfähigkeiten vermittelten. Nach Abschluss der Trainingsphase wurden die Kandidaten in Führungspositionen eingesetzt. Auch nach ihrer Ernennung habe ich sie kontinuierlich durch On-the-Job-Trainings begleitet, die in regelmäßigen Terminen stattfanden. Diese Termine dienten dazu, ihre Führungsfähigkeiten weiterzuentwickeln und Herausforderungen in ihrer neuen Rolle zu besprechen, um einen reibungslosen Übergang und langfristigen Erfolg sicherzustellen.

In diesem Projekt habe ich die Implementierung von SAP SuccessFactors Performance & Goals durchgeführt und den gesamten Performance-Management-Prozess digitalisiert. Ziel war es, die bestehenden analogen Prozesse zu optimieren und in eine digitale Lösung zu überführen, die besser an die Unternehmensprozesse angepasst ist und eine höhere Effizienz ermöglicht. Zu den Hauptaufgaben gehörte die digitale Abbildung und Optimierung der Performance-Management-Prozesse. Dafür habe ich SAP SuccessFactors Performance & Goals implementiert und auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten. Dieser Prozess beinhaltete auch die Anpassung der Software an die unternehmensinternen Bewertungs- und Zielsetzungsprozesse. Um die erfolgreiche Einführung der digitalen Lösung sicherzustellen, habe ich Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte durchgeführt. Zudem habe ich detaillierte Schulungsunterlagen und Handbücher erstellt, die den Anwendern den Umgang mit dem neuen System erleichterten und den langfristigen Erfolg der Digitalisierung unterstützten. Das Resultat war ein effektiverer und effizienterer Performance-Management-Prozess, der eine bessere Auswertbarkeit der Leistungsergebnisse ermöglichte und die Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte erhöhte.

In diesem Projekt war ich verantwortlich für die Integration eines neu akquirierten Standorts in die Unternehmenskultur, Prozesse und HR-Administration des Unternehmens. Meine Hauptaufgabe bestand darin, die Mitarbeitenden des neuen Standorts in die Kultur und Werte von Bureau Veritas einzuführen, um sicherzustellen, dass sie sich nahtlos in die bestehende Organisation integrieren. Darüber hinaus habe ich die Standardprozesse von Bureau Veritas für den neuen Standort eingeführt und Schulungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass diese Prozesse von den Mitarbeitenden verstanden und erfolgreich umgesetzt wurden. Ein besonderer Schwerpunkt lag auf der Übernahme der HR-Administration des Standorts. Ich habe diese in das bestehende HR-System von Bureau Veritas integriert, um eine einheitliche und effiziente HR-Verwaltung zu gewährleisten. Durch diese Maßnahmen konnte der Standort erfolgreich in die Unternehmenskultur und -prozesse eingebunden werden, was zu einer reibungslosen Integration und einer verbesserten Effizienz im operativen Geschäft führte.

Im Rahmen dieses Projekts habe ich die vollständige Integration eines neu akquirierten Standorts in SAP SuccessFactors durchgeführt. Dies umfasste die Übernahme und Integration aller relevanten Daten, einschließlich Mitarbeiterdaten, sowie die Anpassung und Abbildung der Unternehmensprozesse in der bestehenden SAP SuccessFactors Landschaft. Dabei habe ich alle HR-Prozesse des neuen Standorts nahtlos in das bestehende System eingebunden und sichergestellt, dass die Übernahme der Daten korrekt und effizient erfolgte. Zusätzlich habe ich Schulungen für die neuen Mitarbeitenden des Standorts durchgeführt, um sie in die Nutzung von SAP SuccessFactors einzuweisen und sicherzustellen, dass sie die neuen Prozesse und Tools erfolgreich anwenden können. Durch diese Integration konnten die HR-Prozesse über alle Standorte hinweg standardisiert und optimiert werden, was zu einer höheren Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen führte.

In diesen Projekten war ich verantwortlich für die Koordination von externen Audits und Akkreditierungen in verschiedenen Bereichen des Unternehmens, insbesondere im Bereich der Qualitätsmatrix und der Mitarbeiterqualifikationen. Ich habe die Zusammenarbeit mit externen Auditoren organisiert, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Dokumentationen termingerecht und präzise zur Verfügung standen. Für Audits im HR-Bereich arbeitete ich eng mit den Auditoren zusammen, um alle notwendigen Informationen zu den Mitarbeiterqualifikationen und HR-Prozessen zu koordinieren. Dabei habe ich nicht nur die Auditdokumentation vorbereitet, sondern auch aktiv an den Audits teilgenommen, um die Compliance mit internen und externen Richtlinien sicherzustellen. Durch meine strukturierte Vorgehensweise konnte ich den Auditprozess effizient gestalten und dazu beitragen, dass die Akkreditierungen und Audits erfolgreich abgeschlossen wurden.

In diesem Projekt war ich verantwortlich für die Konzeption, Implementierung und Administration einer neuen Vergütungsstruktur für den Sales- und Key-Account-Bereich, die sowohl auf einer festen Basisvergütung als auch auf leistungsabhängigen Anreizen beruhte. Zunächst entwickelte ich ein detailliertes Konzept zur neuen Vergütungsstruktur, das ich der Geschäftsführung vorstellte und zur Genehmigung brachte. Anschließend sammelte ich alle notwendigen Daten, um eine nachhaltige und transparente Kundenzuordnung zu erstellen. In enger Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung strukturierte und ordnete ich die monatlichen Umsatzdaten den entsprechenden Kunden und Mitarbeitern zu. Basierend auf diesen Daten wurde die leistungsabhängige Vergütung ermittelt, die zusätzlich zum Basisgehalt monatlich ausgezahlt wurde. Durch die klare Zuordnung und transparente Struktur konnte die neue Vergütungsstruktur effektiv implementiert werden, was zu einer verbesserten Motivation und Leistung im Vertrieb führte.

GPT Hier ist die Beschreibung Ihres Projekts zur Koordination von COVID-Sicherheitsmaßnahmen und Kurzarbeit: Koordination von COVID-Sicherheitsmaßnahmen & Kurzarbeit Während der COVID-19-Pandemie habe ich die Koordination der ständig aktualisierten Sicherheitsmaßnahmen im Unternehmen übernommen. Dies beinhaltete die Umsetzung der jeweils geltenden Vorschriften und Schutzmaßnahmen, um die Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten und den Betrieb aufrechtzuerhalten. Ich war verantwortlich für die Organisation und Koordination des Übergangs ins Homeoffice sowie die Einführung von Kurzarbeit für betroffene Mitarbeitende. Dabei habe ich die rechtlichen Rahmenbedingungen, die sich aufgrund der sich ändernden Gesetzeslage regelmäßig anpassten, stets im Blick behalten und sichergestellt, dass alle Maßnahmen rechtskonform umgesetzt wurden. Ein wesentlicher Teil meiner Tätigkeit war die Kommunikation der neuen Regelungen und Sicherheitsvorgaben an die Belegschaft. Ich stellte sicher, dass alle Mitarbeitenden über die aktuellen Regelungen und notwendigen Schritte informiert waren und die Prozesse reibungslos umgesetzt werden konnten.

In diesem Projekt habe ich in enger Zusammenarbeit mit dem Vice President der Division und der HR-Leitung EMEA auf C-Level-Niveau eine nachhaltige und transparente Nachfolgeplanung implementiert. Die Einführung erfolgte durch die Nutzung des SAP SuccessFactors Succession & Development Moduls, das die Planung und Entwicklung von Führungskräften und potenziellen Nachfolgern effizient unterstützt. Ein wichtiger Bestandteil der Implementierung war die Integration des SAP SuccessFactors Performance & Goals Moduls in das Nachfolge- und Entwicklungsprogramm. Dadurch konnten wir messbare Leistungsdaten direkt in die Nachfolgeplanung einfließen lassen. Dies bot Führungskräften eine fundierte Grundlage für die strategische Nachfolgeplanung und ermöglichte es potenziellen Nachfolgern, ihre Karriereplanung basierend auf klaren Leistungsindikatoren voranzutreiben. Die enge Abstimmung mit dem VP und der HR-Leitung sorgte dafür, dass die Nachfolgeplanung nicht nur den aktuellen Anforderungen entsprach, sondern auch eine nachhaltige und zukunftssichere Lösung für das Unternehmen darstellte. Durch diese Implementierung konnten wir eine höhere Transparenz schaffen und den Prozess der Nachfolgeplanung strukturierter und nachvollziehbarer gestalten.

In diesem Projekt habe ich PPE (JenATo Solutions), eine Software zur Personalverwaltung mit Fokus auf Dienstplanung, in mehreren Unternehmensstandorten eingeführt und genutzt, um die Verwaltung der Kurzarbeit und die Kontrolle des Kurzarbeitergeldes zu optimieren. Obwohl das Tool primär für die Dienstplanung konzipiert war, habe ich es erfolgreich zur Nachverfolgung und Verwaltung von Kurzarbeit adaptiert. Zu den zentralen Aufgaben gehörten: Einführung des PPE-Systems: Ich habe PPE zur Verwaltung der Personalplanung eingeführt und speziell angepasst, um die Überwachung und Kontrolle der Kurzarbeit zu unterstützen. Die Software ermöglichte es, die Dienstpläne der Mitarbeitenden während der Kurzarbeit effizient zu verwalten und dabei die reduzierten Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren. Kontrolle von Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld: Durch die Nutzung von PPE zur genauen Erfassung der Arbeitszeiten während der Kurzarbeitsphasen konnte die Berechnung des Kurzarbeitergeldes optimiert werden. Ich habe das System genutzt, um sicherzustellen, dass die Kurzarbeit korrekt abgerechnet und überwacht wurde, und so potenzielle Fehler bei der Berechnung des Kurzarbeitergeldes zu minimieren. Schulung der Mitarbeitenden: Ich führte Schulungen für HR-Mitarbeitende und Führungskräfte durch, um sie im effizienten Umgang mit PPE für die Dienstplanung und die Kontrolle der Kurzarbeit zu schulen. Diese Schulungen stellten sicher, dass das System korrekt genutzt wurde und die Mitarbeitenden in der Lage waren, die Arbeitszeitdaten präzise zu erfassen. Optimierung und Anpassung an standortspezifische Anforderungen: Das PPE-System wurde standortspezifisch angepasst, um den besonderen Anforderungen an die Dienstplanung und Kurzarbeitsverwaltung gerecht zu werden. Diese Flexibilität ermöglichte es, die Arbeitszeiten und Kurzarbeit auf eine effiziente und rechtssichere Weise zu steuern.

Verantwortlichkeiten: Koordination der Kurzarbeit: In meiner Rolle als HR-Administrator war ich verantwortlich für die koordination der Kurzarbeit im Unternehmen. Dies umfasste die Verwaltung und Überwachung der Arbeitszeitreduzierung und sicherstellte, dass die betroffenen Mitarbeitenden korrekt informiert und entsprechend den gesetzlichen Regelungen behandelt wurden. Organisation von Kurzarbeitergeld: Ich habe die Organisation des Kurzarbeitergeldes übernommen, was die Erfassung der Arbeitsstunden, die Berechnung der zu gewährenden Leistungen und die Übermittlung der notwendigen Daten an die zuständigen Stellen umfasste. Hierbei war eine enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung notwendig, um sicherzustellen, dass alle Berechnungen korrekt und rechtzeitig durchgeführt wurden. Aufarbeitung der erhaltenen Leistungen: Ich war für die Aufarbeitung und Dokumentation der erhaltenen Leistungen im Rahmen des Kurzarbeitergeldes zuständig. Dies beinhaltete die Analyse und Auswertung der erhaltenen Gelder, um sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß verbucht und den jeweiligen Mitarbeitenden korrekt zugeordnet wurden. Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Ein wesentlicher Teil meiner Arbeit bestand in der Sicherstellung der Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften im Bereich der Arbeitszeitregelungen und des Vertragswesens. Ich sorgte dafür, dass alle Änderungen im Rahmen der Kurzarbeit den gesetzlichen Vorgaben entsprachen und die Verträge der Mitarbeitenden entsprechend angepasst wurden.

GPT Hier ist die Beschreibung des Projekts zur Organisation und Teilnahme an Karrieremessen: Projekt: Organisation und Teilnahme an Karrieremessen Projektbeschreibung: In diesem Projekt war ich verantwortlich für die Organisation und Teilnahme an Karrieremessen. Ziel war es, das Unternehmen auf nationalen und regionalen Karrieremessen optimal zu präsentieren, um qualifizierte Kandidaten zu gewinnen und das Employer Branding zu stärken. Zu den zentralen Aufgaben gehörten: Planung und Organisation der Messeauftritte: Ich war verantwortlich für die Planung und Organisation der Teilnahme an Karrieremessen. Dies beinhaltete die Auswahl der passenden Messen, die Koordination des Messeauftritts, die Gestaltung und den Aufbau des Messestandes sowie die Bereitstellung aller erforderlichen Materialien wie Broschüren, Giveaways und Präsentationen. Auswahl und Schulung der Teilnehmenden: Ich habe die Mitarbeitenden ausgewählt, die das Unternehmen auf der Messe repräsentierten, und sie im Vorfeld der Veranstaltung geschult. Diese Schulungen umfassten Informationen über das Unternehmen, die zu präsentierenden Positionen und die besten Praktiken für die Interaktion mit potenziellen Bewerbern. Durchführung von Gesprächen auf der Messe: Auf den Messen war ich aktiv in die Durchführung von Bewerbungsgesprächen und Networking involviert. Dies diente nicht nur der direkten Rekrutierung, sondern auch dem Aufbau eines Talentpools für zukünftige offene Positionen. Nachbereitung und Pflege der Kontakte: Nach den Messen stellte ich sicher, dass alle gewonnenen Kontakte und Bewerbungen in das interne CRM-System aufgenommen wurden, um die weitere Kommunikation mit den potenziellen Kandidaten sicherzustellen. Zudem koordinierte ich die Nachbereitung der Messe, einschließlich der internen Auswertung und des Feedbacks zu den Veranstaltungen. Stärkung des Employer Branding: Die Teilnahme an Karrieremessen trug auch zur Stärkung des Employer Branding bei, indem das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt positioniert wurde. Ich arbeitete eng mit dem Marketing-Team zusammen, um sicherzustellen, dass die Unternehmensbotschaften und -werte klar und konsistent auf den Messen vermittelt wurden.

Verantwortlichkeiten: Disziplinarische und fachliche Führung des HR-Personals: In meiner Rolle als HR-Manager war ich für die disziplinarische und fachliche Führung des gesamten HR-Teams verantwortlich. Dies umfasste die Verantwortung für die Leistung und Entwicklung des HR-Personals sowie die Überwachung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -standards im Personalwesen. Ich stellte sicher, dass das HR-Team effizient arbeitete und die Unternehmensziele im Bereich Personalmanagement unterstützt wurden. Anleitung und Training des HR-Personals: Ich habe die Anleitung und das Training des HR-Personals übernommen, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand der HR-Praktiken und -Technologien waren. Dazu gehörten regelmäßige Schulungen in Bereichen wie Arbeitsrecht, Recruiting, Personalentwicklung und der Nutzung von HR-Systemen, um die Effizienz und Kompetenz des Teams zu steigern. Durchführung von Mitarbeitergesprächen: Ein weiterer wichtiger Bestandteil meiner Rolle war die regelmäßige Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Dies umfasste Leistungsbeurteilungen, Feedback-Gespräche sowie die Bearbeitung von Anliegen und Fragen der Mitarbeitenden. Ich sorgte dafür, dass die Mitarbeitenden klare Ziele vor Augen hatten und die nötige Unterstützung erhielten, um ihre berufliche Entwicklung voranzutreiben. Business Partner für 24 Standorte: Als HR-Manager war ich der HR Business Partner für 24 Standorte des Unternehmens. In dieser Funktion stellte ich sicher, dass die HR-Strategien und -Prozesse an jedem Standort effektiv umgesetzt wurden. Ich arbeitete eng mit den Standortleitungen zusammen, um personalbezogene Herausforderungen zu identifizieren und zu lösen. Partner für Führungskräfte: In meiner Rolle als HR-Manager war ich auch Ansprechpartner und Berater für Führungskräfte. Ich unterstützte sie in allen personalbezogenen Fragen, einschließlich der Personalentwicklung, Konfliktmanagement und Veränderungsprozessen. Dies half den Führungskräften, ihre Teams effektiver zu führen und strategische Personalentscheidungen zu treffen. Führungskräfte-Recruiting: Ein weiterer Schwerpunkt meiner Tätigkeit war das Recruiting von Führungskräften. Ich war verantwortlich für den gesamten Rekrutierungsprozess von der Erstellung der Stellenprofile über die Interviewführung bis hin zur Entscheidungsfindung. Dabei sorgte ich dafür, dass qualifizierte und geeignete Kandidaten für Führungspositionen gefunden wurden, die zum Unternehmen und seinen Zielen passten.

Verantwortlichkeiten: Sicherstellung der Funktionalität und Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen: In meiner Rolle als Sicherheitsbeauftragter war ich für die Sicherstellung der Funktionalität und Einhaltung aller Sicherheitsvorschriften und -maßnahmen im Unternehmen verantwortlich. Dazu gehörten die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Brandschutz-, Erste-Hilfe- und Evakuierungsplänen sowie die Sicherstellung, dass alle Standorte den aktuellen gesetzlichen Sicherheitsanforderungen entsprachen. Ich arbeitete eng mit dem Facility-Management zusammen, um sicherzustellen, dass alle Notfallvorkehrungen funktionsfähig und auf dem neuesten Stand waren. Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Ich war auch dafür verantwortlich, dass alle gesetzlichen Vorschriften im Zusammenhang mit Arbeitszeit und Vertragswesen eingehalten wurden. Dies umfasste die Überwachung der Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und die Sicherstellung, dass alle Arbeitsverträge den gesetzlichen Anforderungen entsprachen. Ich stellte sicher, dass die entsprechenden HR-Prozesse korrekt und im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen durchgeführt wurden. Führungskräftetrainings und Sicherheitstrainings: Als Trainer führte ich regelmäßig Führungskräftetrainings durch, um Führungskräfte in den Bereichen Mitarbeiterführung, Konfliktmanagement und arbeitsrechtlichen Fragestellungen zu schulen. Darüber hinaus war ich verantwortlich für die Durchführung von Sicherheitstrainings für alle Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass diese mit den Sicherheitsvorschriften vertraut waren und im Ernstfall richtig handeln konnten. Vertrauensperson und Ansprechpartner für Whistleblowing: In meiner Rolle als Vertrauensperson war ich die erste Instanz für Whistleblowing und interne Eskalationen. Mitarbeitende konnten sich in Fällen von Fehlverhalten, Diskriminierung oder anderen Problemen vertrauensvoll an mich wenden. Ich habe die Beschwerden vertraulich behandelt und in Zusammenarbeit mit der Unternehmensführung Lösungen entwickelt, um Missstände zu beheben. Mitarbeitendenpflege und Eskalationsmanagement: Ich war die zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeitendenanliegen und kümmerte mich um das Eskalationsmanagement bei Konflikten zwischen Mitarbeitenden oder zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften. In dieser Funktion habe ich dafür gesorgt, dass Konflikte fair und zeitnah gelöst wurden und eine angenehme Arbeitsatmosphäre aufrechterhalten blieb.

In diesem Projekt war ich verantwortlich für die HR-Auditierung mehrerer Standorte in Deutschland und die deutschlandweite Auswertung der Ergebnisse. Ziel war es, die HR-Prozesse an den verschiedenen Standorten zu überprüfen, Optimierungspotenziale zu identifizieren und sicherzustellen, dass alle Standorte die unternehmensweiten Standards einhalten. Zu den zentralen Aufgaben gehörten: Durchführung der HR-Audits an mehreren Standorten: Ich habe umfassende HR-Audits an verschiedenen Standorten durchgeführt. Dabei wurden alle wesentlichen HR-Prozesse, wie Personalverwaltung, Einstellungsverfahren, Vertragsmanagement und Mitarbeitendenbetreuung, auf ihre Effizienz und Compliance überprüft. Diese Audits halfen dabei, Unterschiede zwischen den Standorten zu identifizieren und bewährte Verfahren zu verbreiten. Auswertung und Vergleich der Ergebnisse: Nach der Durchführung der Audits habe ich die Ergebnisse zentral ausgewertet und eine deutschlandweite Analyse erstellt. Diese Auswertung umfasste sowohl qualitative als auch quantitative Bewertungen der HR-Prozesse. Die Ergebnisse wurden in Berichten zusammengefasst und den regionalen sowie nationalen HR-Verantwortlichen präsentiert. Identifizierung von Optimierungspotenzialen: Die Auditierung ermöglichte es, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale in den HR-Prozessen zu identifizieren. Auf Basis der Ergebnisse wurden konkrete Handlungsempfehlungen entwickelt, die auf die Optimierung von Prozessen, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Effizienzsteigerung abzielten. Standardisierung und Implementierung von Best Practices: Durch die deutschlandweite Auswertung der Auditergebnisse konnte ich Best Practices identifizieren und eine Standardisierung der HR-Prozesse an allen Standorten anstoßen. Dies stellte sicher, dass alle Standorte auf dem gleichen hohen Niveau arbeiteten und unternehmensweite Standards einhielten.

In diesem Projekt war ich verantwortlich für die Digitalisierung der Personalakten an 20 Unternehmensstandorten. Ziel war es, die papierbasierten Personalakten durch ein digitales System zu ersetzen, um den Zugriff zu erleichtern, die Datensicherheit zu erhöhen und die Verwaltung der Mitarbeiterdaten zu optimieren. Zu den zentralen Aufgaben gehörten: Erfassung und Digitalisierung bestehender Personalakten: Ich habe die bestehenden papierbasierten Personalakten systematisch erfasst und in das neue digitale System übertragen. Dabei wurden alle relevanten Dokumente gescannt und in einem zentralen System gespeichert, um einen schnellen und einfachen Zugriff zu ermöglichen. Implementierung eines digitalen Aktenmanagementsystems: Nach der Digitalisierung der Personalakten habe ich ein Aktenmanagementsystem eingeführt, das es ermöglichte, alle Mitarbeitendeninformationen zentral und sicher zu verwalten. Dieses System bot Funktionen wie Dokumentensuche, Versionierung und Rechteverwaltung, um die Nutzung der Daten zu optimieren. Schulung der HR-Teams: Ich habe die HR-Teams an allen 20 Standorten in der Nutzung des neuen digitalen Systems geschult. Dies stellte sicher, dass die Mitarbeitenden in der Lage waren, effizient auf die digitalen Personalakten zuzugreifen und die Vorteile des Systems vollständig zu nutzen. Verbesserung der Datensicherheit: Durch die Einführung des digitalen Systems wurden die Sicherheitsstandards für den Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten erheblich verbessert. Das System ermöglichte die Zugriffskontrolle und stellte sicher, dass nur autorisierte Personen auf die entsprechenden Daten zugreifen konnten. Optimierung der Verwaltung: Die Digitalisierung ermöglichte eine schnellere Bearbeitung von Personalangelegenheiten, da alle Dokumente zentral verfügbar waren und manuelle Prozesse entfielen. Dies führte zu einer deutlichen Effizienzsteigerung in der HR-Verwaltung.

In diesem Projekt war ich verantwortlich für die Koordination von Sonderzahlungen, wie beispielsweise der Neustartprämie, die im Rahmen von spezifischen Unternehmens- oder staatlichen Initiativen gewährt wurden. Ziel war es, diese Zahlungen transparent, regelkonform und zeitgerecht abzuwickeln, um die Mitarbeitenden entsprechend der festgelegten Kriterien zu entlohnen. Zu den zentralen Aufgaben gehörten: Planung und Festlegung der Sonderzahlungsmodalitäten: Gemeinsam mit der Personal- und Finanzabteilung habe ich die Rahmenbedingungen und Berechnungsgrundlagen für Sonderzahlungen wie die Neustartprämie definiert. Diese Maßnahmen wurden auf Basis der Unternehmensvorgaben sowie gesetzlicher Regelungen entwickelt. Koordination der Auszahlung: Ich habe die gesamte Abwicklung der Sonderzahlungen koordiniert. Dies umfasste die Erfassung und Überprüfung der Berechtigten, die Berechnung der Prämienbeträge und die Übermittlung der Informationen an die Gehaltsabrechnung, um sicherzustellen, dass alle Sonderzahlungen korrekt und fristgerecht ausgezahlt wurden. Kommunikation und Information der Mitarbeitenden: Ich war dafür verantwortlich, die Mitarbeitenden über die Voraussetzungen und Abläufe der Sonderzahlungen zu informieren. Dies umfasste sowohl schriftliche Ankündigungen als auch die Beantwortung von individuellen Anfragen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden über ihre Ansprüche und den Auszahlungsprozess Bescheid wussten. Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung: In enger Abstimmung mit der Finanzabteilung habe ich sichergestellt, dass die Sonderzahlungen korrekt in die Gehaltsabrechnung integriert wurden und alle steuerlichen sowie rechtlichen Anforderungen erfüllt wurden. Nachbereitung und Dokumentation: Nach der Auszahlung habe ich die Ergebnisse dokumentiert und sicherstellt, dass alle Zahlungen den internen Standards und gesetzlichen Vorgaben entsprachen.

In diesem Projekt habe ich in Zusammenarbeit mit den Entwicklern des Laborinternen Managementsystems (LIMS) die Benutzerfreundlichkeit des Systems optimiert. Ziel war es, die tägliche Arbeit der Labormitarbeiterinnen und -mitarbeiter zu erleichtern und das Onboarding neuer Teammitglieder effizienter zu gestalten. Ein zentraler Bestandteil dieses Projekts war die Verbesserung der User Experience des LIMS. Gemeinsam mit den Entwicklern habe ich bestehende Prozesse analysiert und optimiert, um sicherzustellen, dass das System intuitiver und leichter zu bedienen ist. Anschließend habe ich ein umfassendes Benutzerhandbuch für das gesamte System erstellt. Dieses Handbuch dient als zentrale Ressource für die tägliche Nutzung des Systems sowie für das Onboarding neuer Mitarbeitender. Es enthält detaillierte Anleitungen, praktische Beispiele und Schritt-für-Schritt-Erklärungen, um den Nutzern den Umgang mit dem System zu erleichtern. Das Handbuch hat die Arbeitsabläufe im Labor deutlich unterstützt und den Einstieg für neue Mitarbeitende erheblich vereinfacht.

In diesem Projekt war ich verantwortlich für die Zentralisierung und Optimierung der Personalanforderungs-, Einstellungs- und Vertragsprozesse für alle 85 Standorte des Unternehmens in Deutschland. Ziel war es, die bisher dezentral organisierten Prozesse zu vereinheitlichen, um die Effizienz zu steigern und eine einheitliche Qualität in der Personalbeschaffung und Vertragsabwicklung sicherzustellen. Zu den zentralen Aufgaben gehörten: Zentralisierung der Prozesse: Ich habe den gesamten Prozess der Personalbeschaffung und Vertragsabwicklung zentralisiert, um sicherzustellen, dass alle Standorte nach einheitlichen Richtlinien arbeiten. Dies erleichterte die Verwaltung und Überwachung der Prozesse und reduzierte die Fehleranfälligkeit in der Bearbeitung von Personalanforderungen, Einstellungen und Vertragsabschlüssen. Optimierung der Abläufe: Durch die Analyse und Neugestaltung der bestehenden Prozesse habe ich diese optimiert, um redundante Arbeitsschritte zu eliminieren und den Arbeitsaufwand zu minimieren. Dabei habe ich eng mit den Personalverantwortlichen der einzelnen Standorte zusammengearbeitet, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse den spezifischen Anforderungen jedes Standorts gerecht wurden. Schulung der Mitarbeitenden: Nachdem die neuen Prozesse eingeführt waren, habe ich umfassende Schulungen für die HR-Mitarbeitenden an den verschiedenen Standorten durchgeführt. Ziel war es, sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit den zentralisierten Prozessen vertraut sind und diese effizient anwenden können. Standardisierung der Vertragsvorlagen: Ich habe die Vertragsvorlagen überarbeitet und vereinheitlicht, um sicherzustellen, dass alle Verträge unabhängig vom Standort des Unternehmens den gleichen rechtlichen und unternehmerischen Standards entsprechen. Dies reduzierte den Aufwand für die Vertragsabwicklung und stellte sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten wurden.

In diesem Projekt habe ich den Aufbau und die Implementierung des rexx Bewerbungsmanagementsystems verantwortet, das eine umfassende Digitalisierung und Optimierung der Recruiting-Prozesse ermöglichte. Ziel war es, die Recruiting-Aktivitäten effizienter zu gestalten und so zu strukturieren, dass sie langfristig an Junior-Fachkräfte übergeben werden konnten. Zu den umgesetzten Modulen und Funktionen gehörten: Karriereportal: Aufbau eines benutzerfreundlichen, an das Corporate Identity (CI) angepassten Karriereportals zur Erhöhung der Attraktivität und Sichtbarkeit der Stellenangebote. Multiposting: Implementierung von Multiposting-Funktionen, um Stellenanzeigen effizient auf mehreren Plattformen gleichzeitig zu schalten und den Bewerbungsprozess zu beschleunigen. CV-Parser: Integration eines CV-Parsers, der Bewerbungsunterlagen automatisch ausliest und strukturiert in das System überträgt, um den Bewerbungsprozess zu optimieren. CRM (Customer Relationship Management): Aufbau eines CRM-Systems innerhalb des Bewerbungsmanagements zur besseren Pflege von Kandidatenbeziehungen und zur proaktiven Verwaltung des Talentpools. Online Assessment: Einführung eines digitalen Online Assessment Tools zur effizienteren und standardisierten Bewertung der Bewerber. Digitale Signatur: Implementierung der digitalen Signatur, um den Vertragsprozess zu beschleunigen und vollständig papierlos zu gestalten. Empfehlungsmanagement: Aufbau eines Empfehlungsmanagementsystems, das es Mitarbeitenden ermöglicht, potenzielle Kandidaten über eine strukturierte Plattform zu empfehlen. Durch die Einführung dieser Module und Tools wurde der gesamte Bewerbungsprozess digital optimiert und nachhaltig gestaltet. Alle Prozesse wurden so ausgerichtet, dass sie skalierbar und langfristig übertragbar sind, sodass das Recruiting später erfolgreich an Junior-Fachkräfte delegiert werden konnte. Die Anpassung an das Corporate Identity (CI) stellte sicher, dass alle Elemente des Bewerbungsmanagements konsistent zur Markenidentität des Unternehmens passten.

In diesem Projekt war ich verantwortlich für den Aufbau und das Training eines 1st Level Supports für das rexx Systems, das in der Personalabteilung für verschiedene HR-Prozesse eingesetzt wurde. Ziel war es, ein kompetentes Support-Team zu etablieren, das in der Lage war, technische Anfragen und Probleme von Endnutzern effektiv zu lösen. Zu den zentralen Aufgaben gehörten: Aufbau des 1st Level Supports: Ich habe den 1st Level Support für das rexx System von Grund auf aufgebaut. Dies umfasste die Rekrutierung und Schulung von Support-Mitarbeitenden, die als erste Anlaufstelle für alle technischen Fragen und Probleme der Endnutzer fungieren sollten. Entwicklung eines strukturierten Support-Prozesses: Zur Sicherstellung eines effizienten Supports habe ich einen strukturierten Prozess entwickelt, der klar definierte Arbeitsabläufe und Eskalationsstufen beinhaltete. Dieser Prozess ermöglichte es dem 1st Level Support, Anfragen schnell zu klassifizieren und gegebenenfalls an den 2nd Level Support oder die IT-Abteilung weiterzuleiten. Schulung des Support-Teams: Ich war verantwortlich für die umfassende Schulung des 1st Level Supports. Dies beinhaltete sowohl technische Schulungen zur Funktionsweise des rexx Systems als auch Schulungen zu Soft Skills, wie z. B. Kommunikationsfähigkeiten, um sicherzustellen, dass die Support-Mitarbeitenden professionell und kundenorientiert mit den Endnutzern umgehen konnten. Erstellung von Support-Dokumentationen und FAQs: Um die Arbeit des 1st Level Supports zu erleichtern und sicherzustellen, dass häufig auftretende Probleme schnell gelöst werden können, habe ich Support-Dokumentationen und FAQ-Datenbanken erstellt. Diese Ressourcen halfen den Support-Mitarbeitenden, Standardanfragen effizient zu bearbeiten und trugen zur Verbesserung der Servicequalität bei. Überwachung und Optimierung des Supports: Nach der Implementierung habe ich den Support-Prozess regelmäßig überwacht und evaluiert, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Dies ermöglichte eine kontinuierliche Verbesserung des Supports und eine Anpassung an neue Anforderungen oder Systemupdates.

Im Rahmen dieses Projekts habe ich den Aufbau und die Implementierung des rexx Personalmanagementsystems verantwortet. Ziel war es, alle Personalverwaltungsprozesse digital abzubilden, zu optimieren und zukunftsfähig zu gestalten. Das Projekt umfasste die Einführung mehrerer digitaler Module, um die Effizienz der HR-Abteilung zu steigern und papierbasierte Prozesse zu eliminieren. Zu den implementierten Modulen und Funktionen gehörten: Digitale Personalakte: Einführung einer digitalen Personalakte, um alle relevanten Mitarbeitendeninformationen zentral und sicher zu verwalten. Dies ermöglichte einen schnellen Zugriff auf Dokumente und reduzierte die Abhängigkeit von physischen Akten. Stellenplan und Organigramm: Aufbau eines digitalen Stellenplans und Organigramms, das die Unternehmensstruktur übersichtlich darstellt und eine einfache Verwaltung der Personalressourcen ermöglicht. Zeiterfassung: Implementierung eines Zeiterfassungssystems, das die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden digital erfasst, um die Abrechnungen zu vereinfachen und die Einhaltung der Arbeitszeitvorgaben sicherzustellen. Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsmanagement: Einführung einer digitalen Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Anträge online einzureichen und zu verfolgen, während Führungskräfte die Übersicht und Genehmigung über das System verwalten können. Data Warehouse: Aufbau eines Data Warehouses, um HR-Daten zentral zu speichern, zu analysieren und für strategische Entscheidungen nutzbar zu machen. Intranet und Mediathek: Integration eines Intranets zur zentralen Informationsverwaltung und einer Mediathek, die alle relevanten Dokumente, Schulungen und Leitfäden für Mitarbeitende bereitstellt. Workflow-Software: Einführung einer Workflow-Software, um interne Genehmigungs- und Freigabeprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, was den Verwaltungsaufwand reduzierte und die Effizienz steigerte. rexx GO App: Implementierung der rexx GO App, die es den Mitarbeitenden ermöglichte, auch mobil auf wichtige HR-Prozesse wie Zeiterfassung, Urlaubsanträge und Abwesenheitsmanagement zuzugreifen. Dies erhöhte die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit des Systems. Durch die Implementierung dieser Module wurden die HR-Prozesse vollständig digitalisiert, was zu einer signifikanten Effizienzsteigerung und einer deutlichen Reduzierung manueller Aufgaben führte. Zudem konnten die Prozesse skalierbar und zukunftsfähig gestaltet werden, um auf zukünftige Anforderungen flexibel reagieren zu können.

Im Rahmen dieses Projekts habe ich die handschriftliche Erfassung der Arbeitszeiten an zwei Unternehmensstandorten durch ein chipbasiertes Zeiterfassungssystem ersetzt. Das Ziel war es, die manuellen Prozesse zu eliminieren, die Genauigkeit der Zeiterfassung zu verbessern und den gesamten Prozess zu digitalisieren und automatisieren. Zu den zentralen Aufgaben gehörten: Einführung eines chipbasierten Erfassungssystems: Ich habe an beiden Standorten ein chipbasiertes Zeiterfassungssystem installiert, das den Mitarbeitenden ermöglichte, ihre Arbeitszeiten durch einfaches Ein- und Ausstempeln an den Ein- und Ausgängen zu erfassen. Dieses System führte zu einer deutlich effizienteren Erfassung der Arbeitszeiten und verringerte Fehler durch manuelle Eingaben. Automatisierung der Arbeitszeiterfassung: Durch die Digitalisierung wurden die Arbeitszeiten automatisch erfasst, in das zentrale System überführt und für die Lohnabrechnung sowie das Personalmanagement bereitgestellt. Dies reduzierte den Verwaltungsaufwand erheblich und ermöglichte eine schnellere und genauere Verarbeitung der Arbeitszeitdaten. Schulung und Einführung: Ich war verantwortlich für die Schulung der Mitarbeitenden in der Nutzung des neuen Systems, um sicherzustellen, dass die Einführung reibungslos verlief. Die Mitarbeitenden erhielten klare Anweisungen zur Nutzung der Chips und zur Handhabung von Fehlermeldungen. Anpassung an standortspezifische Anforderungen: Für beide Standorte wurden individuelle Anpassungen vorgenommen, um den spezifischen Anforderungen in Bezug auf Schichtarbeit und flexible Arbeitszeiten gerecht zu werden. Dies ermöglichte eine präzise Erfassung auch bei unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen.

In diesem Projekt habe ich die Vertragserstellung für alle 85 Standorte des Unternehmens in Deutschland vollständig digitalisiert und automatisiert. Ziel war es, den Prozess so zu optimieren, dass Junior-Fachkräfte die Vertragserstellung eigenständig und effizient durchführen konnten. Dies wurde durch die Implementierung eines modularen Bausteinprinzips und die Integration automatisierter Datenerfassung realisiert. Zu den zentralen Aufgaben gehörten: Entwicklung von Templates in enger Abstimmung mit der Rechtsabteilung: Die Vertragsvorlagen und Formulierungen wurden in enger Zusammenarbeit mit der Legal-Abteilung entwickelt, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und die Verträge unternehmensweit standardisiert waren. Diese Vorlagen waren flexibel genug, um für verschiedene Vertragsarten und spezifische Standortanforderungen genutzt zu werden. Bausteinprinzip mit automatischer Datenerfassung: Das Herzstück der Automatisierung war das Bausteinprinzip, das eine übersichtliche Auswahl verschiedener Felder und Informationen bereitstellte. Die meisten Felder wurden so gestaltet, dass sie automatisch Daten aus der Personalanforderung zogen. Dies ermöglichte eine nahtlose Integration und minimale manuelle Eingriffe. Die Junior-Fachkraft musste lediglich die relevanten Felder überprüfen, durch das Formular geführt werden und am Ende auf "Erstellen" drücken – der Vertrag wurde dann vollständig automatisiert erstellt. Optimierung durch Gamification: Um die Bedienung für Junior-Fachkräfte intuitiv und ansprechend zu gestalten, habe ich Gamification-Elemente in den Prozess integriert. Diese führten die Nutzenden schrittweise durch das Formular und erhöhten die Nutzerfreundlichkeit und Effizienz der Vertragserstellung. Schulung und Übergabe an Junior-Fachkräfte: Ich habe die Junior-Fachkräfte geschult, den digitalen Prozess der Vertragserstellung eigenständig durchzuführen. Dank der automatisierten Schritte und der klaren Anleitung war es möglich, die Verantwortung für die Vertragserstellung vollständig an das Junior-Team zu übergeben, während die Verträge weiterhin den rechtlichen und unternehmerischen Standards entsprachen.

Im Rahmen dieses Projekts habe ich ein HR-Administratoren Netzwerk aufgebaut und geleitet, um die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen den HR-Abteilungen an verschiedenen Standorten zu verbessern. Ziel war es, eine plattformübergreifende Kommunikation zu etablieren, um Best Practices zu teilen, Prozesse zu standardisieren und die Qualität der HR-Administration zu steigern. Zu den zentralen Aufgaben gehörten: Aufbau des Netzwerks: Ich habe ein HR-Administratoren Netzwerk entwickelt, das HR-Mitarbeitende aus verschiedenen Standorten zusammenbrachte. Dieses Netzwerk diente als zentrale Plattform für den Austausch von Wissen und Erfahrungen, um eine einheitliche und effiziente HR-Verwaltung zu gewährleisten. Führung und Koordination: Als Leiter dieses Netzwerks war ich verantwortlich für die Koordination der regelmäßigen Treffen und den Austausch zwischen den Mitgliedern. Dabei habe ich darauf geachtet, dass alle Standorte die gleichen Informationen und Ressourcen erhielten, um die HR-Prozesse konsistent und effektiv umzusetzen. Standardisierung der HR-Prozesse: Durch den Austausch im Netzwerk konnten Best Practices identifiziert und standardisierte Prozesse für verschiedene HR-Themen, wie Einstellungen, Vertragsmanagement und Personalentwicklung, entwickelt werden. Dies führte zu einer Vereinheitlichung der Abläufe über alle Standorte hinweg. Schulung und Wissensaustausch: Im Netzwerk wurden regelmäßig Schulungen und Workshops zu neuen HR-Tools und Prozessen durchgeführt. Dies half den HR-Administratoren, ihre Kenntnisse und Fähigkeiten stetig zu erweitern und sicherzustellen, dass neue Tools und Prozesse effektiv implementiert wurden. Kontinuierliche Optimierung: Durch den regelmäßigen Austausch und die Zusammenarbeit im Netzwerk konnten Prozesse kontinuierlich optimiert und an neue Anforderungen angepasst werden. Dies trug dazu bei, die Effizienz und Qualität der HR-Administration an allen Standorten zu verbessern.

Verantwortlichkeiten: Super-User für rexx Systems: In meiner Rolle als Super-User für rexx Systems war ich die zentrale Ansprechperson für die Nutzung und Weiterentwicklung des Systems im Unternehmen. Ich habe eng mit dem IT- und HR-Team zusammengearbeitet, um sicherzustellen, dass rexx Systems optimal für die Anforderungen des Unternehmens eingesetzt wurde, und war verantwortlich für die Anpassung und Konfiguration des Systems an spezifische Unternehmensbedürfnisse. 2nd Level Support für rexx Systems: Zusätzlich zu meiner Super-User Rolle war ich für den 2nd Level Support zuständig. Hierbei habe ich komplexe technische Anfragen und Probleme bearbeitet, die vom 1st Level Support nicht gelöst werden konnten. Ich arbeitete eng mit dem Hersteller und dem internen IT-Team zusammen, um sicherzustellen, dass alle Probleme zeitnah und effizient behoben wurden. Erstellung von Trainingsmaterialien: Ich war verantwortlich für die Erstellung von Trainingsmaterialien für die Nutzung von rexx Systems. Dies beinhaltete Handbücher, Video-Tutorials und Schulungspräsentationen, die sowohl für neue Mitarbeitende als auch für erfahrene Nutzer erstellt wurden, um sicherzustellen, dass alle Funktionen des Systems bekannt und korrekt genutzt wurden. Durchführung regelmäßiger Trainings zu rexx Systems: In meiner Funktion als Super-User habe ich regelmäßige Trainings für HR-Mitarbeitende, Führungskräfte und neue Nutzende durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden mit den ESS- und MSS-Funktionen (Employee Self Service und Manager Self Service) des Systems vertraut waren. Diese Schulungen wurden sowohl in Präsenz als auch online durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Standorte abgedeckt wurden.

In diesem Projekt war ich verantwortlich für die Vereinheitlichung und teilweise Neuerstellung von unternehmensweiten Policies in verschiedenen Bereichen. Ziel war es, alle unternehmensweiten Richtlinien zu standardisieren und sicherzustellen, dass diese in Übereinstimmung mit den rechtlichen Vorgaben und den internen Unternehmenszielen stehen. Einige dieser Policies, wie etwa Dienstreisen und das Jahresarbeitszeitkonto, habe ich selbst erstellt. Zu den zentralen Aufgaben gehörten: Erstellung spezifischer Policies: Ich habe mehrere Policies, wie beispielsweise die Richtlinien für Dienstreisen und das Jahresarbeitszeitkonto, von Grund auf entwickelt. Diese Richtlinien legten klare Standards fest, um den Mitarbeitenden Orientierung und Sicherheit bei der Umsetzung von Unternehmensvorgaben zu geben. Die Dienstreisen-Policy regelte die Planung, Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen, während die Policy für das Jahresarbeitszeitkonto die flexible Arbeitszeitverwaltung über das gesamte Jahr definierte. Vereinheitlichung bestehender Richtlinien: In enger Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen, darunter die Personalabteilung, die Finanzabteilung und der Betriebsrat, habe ich die bestehenden Richtlinien analysiert und vereinheitlicht. Ziel war es, die Prozesse zu straffen und eine einheitliche, klare Struktur für alle Mitarbeitenden im Unternehmen zu schaffen. Sicherstellung der Compliance: Ich habe sichergestellt, dass alle Policies den geltenden gesetzlichen Vorgaben sowie den internen Compliance-Richtlinien entsprechen. Dies war insbesondere bei Themen wie Arbeitszeitregelungen, Vergütung und Reisekosten von großer Bedeutung. Kommunikation und Schulung: Nach der Erstellung und Vereinheitlichung der Policies habe ich die neuen Richtlinien in einer umfassenden Informationskampagne unternehmensweit bekannt gemacht. Dies beinhaltete schriftliche Ankündigungen, die Bereitstellung der Dokumente über das Intranet sowie Schulungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die neuen Regelungen verstehen und korrekt anwenden. Langfristige Verwaltung und Aktualisierung: Ich habe darüber hinaus ein Prozessmanagement zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der Richtlinien eingerichtet, um sicherzustellen, dass die Policies kontinuierlich an rechtliche und organisatorische Veränderungen angepasst werden.

Im Rahmen der strategischen Neuausrichtung der HR-Systemlandschaft startete OBI ein groß angelegtes Transformationsprogramm zur Einführung von Workday als globalem HR-System. In der vorgelagerten Phase 0 wurde die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung gelegt – mit dem Ziel, Scope, Zielarchitektur und Stakeholder Readiness frühzeitig abzusichern. Ich begleitete OBI in dieser frühen Projektphase als Berater mit Schwerpunkt auf Enablement, Prozessdefinition und Readiness-Management. Dabei stand die befähigende Einbindung aller relevanten Interessengruppen im Fokus – von Managemententscheidern bis hin zu Betriebsratsvertretern. Zusätzlich wurde in mehreren länderübergreifenden Workshop-Reihen ein abgestimmter Zielprozessrahmen entwickelt und die funktionale wie technische Ausgangslage für die spätere Implementierung bewertet. Auch in der Evaluationsphase potenzieller Implementierungspartner war ich involviert: Aussagen der Dienstleister wurden mit dem Workday-Standard gespiegelt, Materialien analysiert und deren Umsetzbarkeit für OBI validiert. Zentrale Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Ein Schwerpunkt meiner Tätigkeit lag in der Durchführung und inhaltlichen Ausgestaltung von Enablement-Sessions für verschiedene Zielgruppen. Für das obere Management (SMART), für fachliche Entscheidungsträger (Professional User) sowie für Vertreter des internationalen Betriebsrats wurden spezifisch zugeschnittene Formate entwickelt, um ein gemeinsames Verständnis für Workday, seine Standardfunktionalitäten und Auswirkungen auf bestehende Prozesse zu schaffen. Darüber hinaus habe ich Capability-Workshops konzipiert und moderiert, mit dem Ziel, den funktionalen Scope der Workday-Einführung systematisch zu definieren. Gemeinsam mit dem Projektteam und relevanten Fachbereichen wurden Anforderungen identifiziert, priorisiert und auf ihre Abbildbarkeit im Workday-Standard geprüft. Dadurch konnte ein klar abgegrenzter, strategisch sinnvoller Einführungsumfang definiert werden. Im Rahmen von Prozess-Workshops habe ich zentrale HR-Prozesse analysiert und deren Übereinstimmung mit den Workday-Standards bewertet. Ziel war es, einen ersten Fit-Gap-Abgleich vorzunehmen und bestehende OBI-spezifische Prozessvarianten mit dem Workday-Modell abzustimmen. Dabei wurden ausgewählte Prozesse in OBI-spezifische Best Practices überführt, um später eine effiziente und konsistente Systemkonfiguration zu ermöglichen. Ein weiterer Schwerpunkt war die Durchführung von länderübergreifenden Country-Alignment-Workshops. Hier wurden Prozessharmonisierungen angestoßen und länderspezifische Abweichungen identifiziert. In einem strukturierten Abstimmungsprozess konnten internationale Anforderungen mit dem globalen Zielbild abgeglichen und standardisierte Kernprozesse definiert werden, die eine konsolidierte Implementierung in den Folgephasen ermöglichen. Ergänzend habe ich OBI in der Auswahlphase potenzieller Implementierungspartner begleitet. Dabei habe ich Anbieterpräsentationen und Unterlagen fachlich analysiert, deren Aussagen mit den Standards und Anforderungen von Workday verglichen und deren Realisierbarkeit im spezifischen OBI-Kontext kritisch bewertet. So konnte ein fundierter Beitrag zur Entscheidung für einen geeigneten Partner geleistet werden.

In diesem Projekt habe ich als Berater die Anforderungs- und Prozessdefinition für die Implementierung eines neuen Bewerbermanagementsystems geleitet. Das Ziel war es, ein modernes und effizientes System zu identifizieren und zu implementieren, das die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens abdeckt und die bestehenden HR-Prozesse optimiert. Zu den zentralen Aufgaben gehörten: Interviews zur Aufnahme der Anforderungen: Ich führte Interviews mit verschiedenen Abteilungen und Nutzern des zukünftigen Systems durch, um die Anforderungen zu identifizieren. Dies beinhaltete Gespräche mit HR, Fachabteilungen, Führungskräften und IT, um sicherzustellen, dass das neue System die unterschiedlichen Anforderungen und Erwartungen aller Nutzergruppen abdeckt. Workshops zur Identifikation der Geschäftsfähigkeiten und Soll-Prozesse: In mehreren Workshops arbeitete ich mit den Stakeholdern zusammen, um die notwendigen Geschäftsfähigkeiten zu identifizieren und die Soll-Prozesse zu definieren. Diese Workshops halfen dabei, eine klare Vision für das Bewerbermanagementsystem zu entwickeln und sicherzustellen, dass alle Unternehmensbereiche einbezogen wurden. Marktsondierung anhand der konsolidierten Kriterien: Nach der Festlegung der Anforderungen und Soll-Prozesse habe ich eine Marktsondierung durchgeführt, um geeignete Anbieter und Lösungen zu evaluieren. Die Auswahlkriterien basierten auf den im Vorfeld definierten Anforderungen und wurden mit den Stakeholdern konsolidiert, um sicherzustellen, dass das ausgewählte System den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Vorbereitung der Ausschreibung: Ich habe die Ausschreibungsunterlagen vorbereitet, um potenzielle Anbieter anzusprechen. Diese Unterlagen umfassten die detaillierten Anforderungen, die auf Basis der Interviews und Workshops erstellt wurden. Zudem habe ich die Bewertungsmaßstäbe für die Anbieter festgelegt, um eine strukturierte und objektive Auswahl treffen zu können. Stakeholder-Management und Arbeit mit Gremien und kritischen Abteilungen: Ein wesentlicher Teil des Projekts bestand im Stakeholder-Management, insbesondere im Umgang mit Gremien und kritischen Abteilungen. Ich arbeitete eng mit den jeweiligen Entscheidungsträgern zusammen, um sicherzustellen, dass ihre Anliegen berücksichtigt wurden und das Projekt auf breite Akzeptanz stieß. Durch transparente Kommunikation und regelmäßige Abstimmungen habe ich den Konsens zwischen den unterschiedlichen Stakeholdern gefördert und mögliche Widerstände frühzeitig erkannt und adressiert.