Dominik Rutman

Der Kunde ist eine Universitätsmedizin mit über 6.700 Mitarbeitenden, bestehend aus mehr als 50 Kliniken und Instituten, die als Einrichtung der Maximalversorgung betrieben wird. Das bestehende SAP R/3-System umfasst die Module FI (inkl. FI/AA), CO und MM im produktiven Einsatz seit 2002 sowie die 2024 eingeführten Module PS und PSM für die Drittmittelverwaltung. Als Umsysteme sind unter anderem xSuite für den elektronischen Rechnungseingang, EPO RAB als Rechnungsausgangsbuch sowie SAP BW auf Basis von Business Objects im Einsatz. Mit dem bevorstehenden Wartungsende des SAP R/3-Systems Ende 2027 bestand unmittelbarer Handlungsbedarf. Ziel der Vorstudie war die Erstellung einer belastbaren Entscheidungs- und Planungsgrundlage für das Management – einschließlich der Ableitung eines realistisch umsetzbaren Transformationsszenarios und einer Grobkonzeption der Arbeitspakete für das anschließende Hauptprojekt.
Im Rahmen der Vorstudie führte ich zunächst eine strukturierte IST-Bestandsaufnahme der bestehenden ERP- und Prozesslandschaft durch. Dabei erfasste ich die eingesetzten SAP-Systeme inklusive Releases, Add-Ons und Eigenentwicklungen sowie die angebundenen Umsysteme und erstellte eine High-Level-Prozesslandkarte der wesentlichen Geschäftsprozesse. Identifizierte Pain Points, Medienbrüche und manuelle Aufwände wurden strukturiert dokumentiert. In einem weiteren Schritt analysierte ich die ERP-Systemlandschaft hinsichtlich Zukunftsfähigkeit und Transformationsfähigkeit, bewertete Systemabhängigkeiten sowie Integrationen und identifizierte Konsolidierungs- und Optimierungspotenziale im Kontext S/4HANA.
Für die technische Readiness-Bewertung begleitete und wertete ich den vorliegenden SAP Readiness Check aus – der Kunde hatte bereits Anfang 2024 einen Readiness Check sowie einen Custom Code Check auf Basis von S/4HANA 2023 (Release 750 SP17) durchgeführt. Ich bewertete die Simplification Items hinsichtlich Relevanz und Handlungsbedarf für die konkrete Systemlandschaft des Kunden und schätzte die Custom-Code-Situation in Bezug auf Umfang, Kritikalität und Nutzung ein. Parallel analysierte ich die Schnittstellenlandschaft: Ich identifizierte und klassifizierte bestehende interne und externe Schnittstellen, bewertete deren S/4HANA-Kompatibilität und leitete Anpassungs- oder Ablösebedarfe ab – darunter insbesondere die Anbindungen an xSuite, EPO RAB, Archive Link sowie die klinischen KIS-Systeme CGM MEDICO und ORBIS.
In strukturierten Fachbereichsworkshops zu Finanzwesen, Beschaffung und Drittmittelverwaltung führte ich eine fachliche Readiness-Bewertung durch: Ich stellte IST-Prozesse dem S/4HANA-Standard gegenüber, identifizierte Abweichungen und Effizienzpotenziale und leitete Optimierungsmöglichkeiten im Kontext Digitalisierung und Automatisierung ab. Auf Basis dieser Ergebnisse erarbeitete ich gemeinsam mit dem Team eine Empfehlung für den geeigneten Migrations- bzw. Transformationsansatz – mit vergleichender Bewertung von Greenfield-, Brownfield- und hybriden Szenarien, einem High-Level-Konzept zur selektiven Datenübernahme sowie einer Risikoeinschätzung. Die Gesamtergebnisse wurden in einer strukturierten Management-Präsentation konsolidiert, die als Entscheidungsgrundlage für das Hauptprojekt sowie als Ausschreibungsgrundlage für das anschließende Vergabeverfahren diente.

Der Kunde betreibt ein SAP ERP auf Basis SAP ECC 6.0 EHP8 mit HANA-Datenbank in einem eigenen Rechenzentrum. Kernmodule sind FI, CO sowie eingeschränkt MM und SD. Die Systemlandschaft umfasst einen Mandanten mit 30 aktiven Buchungskreisen, ca. 170 direkte SAP-Nutzer sowie weitere indirekte Zugriffe über ein webbasiertes Doxis-Portal. Als relevante Third-Party Add-Ons sind Doxis (Rechnungsbearbeitung / Belegarchivierung via ArchiveLink) und Serrala im Einsatz. Ziel des Projektes ist eine technisch minimal-invasive Brownfield-Konvertierung auf SAP S/4HANA 2025 – mit dem Fokus, bestehende Prozesse und Funktionen nur im zwingend erforderlichen Umfang anzupassen und eine zukunftsfähige Plattform für den gesamten Konzern zu schaffen.
Im Rahmen der Vorstudie analysierte und bewertete ich den vorliegenden SAP Readiness Check mit Zielsystem SAP S/4HANA 2025. Besondere Aufmerksamkeit galt den identifizierten Effort-Drivern: der Umstellung der klassischen Anlagenbuchhaltung auf die neue Asset Accounting (78 aktive Buchungskreise mit jeweils mehr als einem offenen Geschäftsjahr, Einstufung „High"), der CVI-Migration (Umstellung Debitoren/Kreditoren auf den zentralen Geschäftspartner inkl. vorhandener Überführungskonzeption), sowie der Datenqualität im Hauptbuch (77.936 Inkonsistenzen in Kategorie B, Korrektur über SAP Note 2714344). Darüber hinaus beurteilte ich die Schnittstellensituation: Der RC weist signifikante Findings im Bereich Web Services sowie OData-Dienste aus, die trotz externer Lieferantenverantwortung für Add-On-Updates eine projektbegleitende Bewertung und Koordination erfordern. Die relevanten Simplification Items – darunter S4TWL - GENERAL LEDGER, S4TWL - ASSET ACCOUNTING, S4TWL - COST ELEMENTS, S4TWL - Business Partner Approach sowie der Financial Closing Cockpit-Nachfolger (SI11_FIN_GL) – wurden hinsichtlich Relevanz, Handlungsbedarf und Migrationsaufwand klassifiziert.
Auf Basis dieser Analyse erstellte ich ein initiales Arbeitspaketgerüst für das Konvertierungsprojekt, bestehend aus Projektmanagement, Readiness-Check-Bewertung, Konzeptionsphase für zwingende Änderungen, Custom-Code-Analyse und -Anpassung, Migration/Cut-Over-Planung (vier Konvertierungsläufe: Sandbox, QA, Generalprobe, Produktivumstellung) sowie Hypercare. Die Ergebnisse und der Angebotsrahmen wurden in einer strukturierten Angebotsdurchsprache mit dem Kunden konsolidiert.

Für die Angebotspräsentation konzipierte und setzte ich ein Fiori Launchpad mit SAC Analytics Apps als interaktive Mockup-Lösung um. Dabei setzte ich KPI-Kennzahlen direkt auf den Fiori App-Kacheln technisch um und band diese, nach eigenständiger Einarbeitung, über CDS Views als Datenbasis an. Ich erstellte und konfigurierte mehrere Analytics Apps im SAC-Umfeld, die als Kacheln im Fiori Launchpad abgebildet wurden, und erarbeitete die zugehörige Kalkulation sowie die Arbeitspakete auf Basis der fachlichen Vorgaben.

Der Kunde hatte das Ziel, seine Mitarbeiter für die Entwicklung und Nutzung moderner Datenmodelle und Fiori-Anwendungen in SAP S/4HANA zu befähigen. Gemeinsam mit einem Senior Consultant bereitete ich die Schulung vor und vermittelte die Grundlagen sowie fortgeschrittene Konzepte von CDS Views, darunter Associations, Annotationen, VDM und Erweiterungsmöglichkeiten. Einen besonderen Schwerpunkt übernahm ich bei der Vermittlung von Fiori Dashboards und Fiori Apps sowie deren Zusammenspiel mit CDS-basierten Datenmodellen. Die Inhalte wurden anhand praxisnaher Beispiele und Übungen vermittelt.

Der Kunde, ein SAP-RISE-Kunde, hatte das Ziel, die Sicherheitsreife seiner SAP-Landschaft über vier Ebenen – BTP, RISE/S4HANA, Cloud Connector und Integration Suite – zu bewerten und priorisierte Maßnahmen abzuleiten. Ich wirkte im Assessment-Team an der Bewertung von rund 320 Anforderungen mit und erstellte darauf aufbauend strukturierte Sicherheitsberichte je Landschaft mit Reifegradmodell, Radar-Charts und priorisierten Befundlisten sowie einen ergänzenden Bericht zur Netzwerkarchitektur. Die Ergebnisse verdichtete ich zu einer Management-Präsentation und positionierte sie als Grundlage für Folgethemen wie KI-gestützten Code-Review, Risikomanagement und Monitoring.

Der Kunde hatte das Ziel, seine Key User auf ihre Rollen und Aufgaben im Rahmen des Anforderungsmanagements vorzubereiten und ein einheitliches Verständnis für relevante SAP-Prozesse und Werkzeuge zu schaffen. Ich unterstützte bei der Vorbereitung der Schulung und moderierte die Inhalte zu Anforderungsmanagement, Stammdatenverantwortung und Systemarchitektur sowie zu Rollen und Aufgaben der Key User. Ergänzend erklärte ich die praktische Nutzung von SU53 zur Berechtigungsprüfung und ST22 zur Analyse von ABAP-Dumps. Anhand von Praxisbeispielen wurden zudem bestehende Tickets und Lösungsansätze gemeinsam diskutiert.

Der Kunde betreibt ein SAP ERP auf Basis MS SQL Server mit den Kernmodulen FI, CO, SD, PS sowie einem eigenentwicklungsintensiven Reisekostenmanagement. Ziel der Vorstudie war es, auf Basis eines bereits vorliegenden SAP Readiness Checks eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die bevorstehende Ausschreibung des S/4HANA-Migrationsprojektes zu schaffen.
Im Rahmen der Vorstudie übernahm ich die PMO-Verantwortung auf Beraterseite. Dazu zählte die laufende Budgetverfolgung und Kostenkontrolle für das Vorhabenpaket der Vorstudie. Die Kundenkommunikation koordinierte ich eigenständig – von der Abstimmung offener fachlicher Punkte mit dem IT-Kernteam des Kunden bis hin zur Vorbereitung und Nachbereitung von Statusmeetings und Workshops. Termine organisierte ich mit den relevanten Stakeholdern auf Kundenseite, darunter IT-Projektleitung sowie Key User aus den Fachbereichen. Den Projektstatus hielt ich in wöchentlichen Projektstatusberichten fest, die strukturiert Fortschritt, offene Punkte und den Zeitplan dokumentierten und regelmäßig an den Kunden kommuniziert wurden.

Der Kunde betreibt ein SAP ERP auf Basis MS SQL Server mit den Kernmodulen FI, CO, SD, PS sowie einem eigenentwicklungsintensiven Reisekostenmanagement. Ziel der Vorstudie war es, auf Basis eines bereits vorliegenden SAP Readiness Checks eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die bevorstehende Ausschreibung des S/4HANA-Migrationsprojektes zu schaffen. Der Kunde verfolgt einen Brownfield-Ansatz mit minimal-invasiver Conversion bei selektivem Einsatz von SAP Fiori.
Im Rahmen der Vorstudie übernahm ich die Bewertung und Klassifizierung der für den Kunden relevanten Simplification Items. Dazu analysierte ich die gesamte SI-Liste in Bezug auf die konkrete Systemlandschaft des Kunden – mit den Schwerpunkten FI/CO, SD, PS, Travel Management sowie Basis/Stammdaten. Für jeden bewerteten SI erstellte ich eine kundenspezifische Einschätzung zu Relevanz, Handlungsbedarf und geschätztem Migrationsaufwand. Nicht relevante SIs wurden begründet ausgesteuert; für relevante SIs wurden konkrete Handlungsempfehlungen dokumentiert. Parallel führte ich eine Custom-Code-Analyse durch: Ich wertete ATC-Findings (ca. 15.000 Findings über rund 700 Objekte in den Z-Paketen ZTV_ADMIN, ZFI, ZPS, ZSD001, ZCO_PROJEKTPLANUNG, ZCATS, ZGP und Z_NLG_BASIS_ADMIN) nach Prioritätsstufen aus und klassifizierte diese hinsichtlich ihrer S/4HANA-Migrationskritikalität.
Darüber hinaus erstellte ich für die Themenbereiche Finance/PS, Travel Management sowie Custom Code strukturierte Grobkonzepte, die Zielarchitektur und Aufwandsrahmen für das folgende Migrationsprojekt beschreiben. Für die Nutzungsanalyse setzte ich SCMON-basiertes Transaktionsmonitoring sowie SUIM-Auswertungen ein, um aktive Nutzer und Rollen zu identifizieren und als Grundlage für eine Berechtigungsoptimierung aufzubereiten. Die Ergebnisse wurden in strukturierten Workshops und Statusmeetings mit dem IT-Kernteam des Kunden konsolidiert und dokumentiert.

Der Kunde benötigte Unterstützung bei der Koordination mehrerer Workstreams im Bereich IT-Systemverantwortung und Releasesteuerung, bei denen Zuständigkeiten und Datenstände systemübergreifend nicht einheitlich gepflegt waren. Ich steuerte die Abstimmung mit den beteiligten Fachverantwortlichen und Mitarbeitern über mehrere Abteilungen hinweg, um Zuständigkeiten transparent zu dokumentieren. Für das SaaS-System Otris erstellte ich ein Verantwortlichkeiten-Diagramm sowie eine RACI-Matrix und deckte dabei Namenskonventions-Inkonsistenzen zwischen Fachbereichen auf. Im Bereich Jira und Confluence baute ich Know-how zur Synchronisation von Anforderungsdaten zwischen mehreren Releaseständen auf und etablierte Confluence als führendes System. Für Hypatos visualisierte ich Systemzusammenhänge und Zuständigkeiten. Zusätzlich baute ich Prozesswissen (inkl. BPMN-Modellierung) für ein Projekthandbuch im Releasemanagement auf.

Der Kunde hatte das Ziel, das Know-how seiner Mitarbeiter im Umgang mit der SAP Integration Suite zu vertiefen und die eigenständige Entwicklung und Verwaltung von Integrationsszenarien zu stärken. Ich unterstützte bei der Vorbereitung der Schulung und entwickelte hierfür praxisnahe Integration Flows. Dabei vermittelte ich die Umsetzung von Integrationsszenarien inklusive Mapping, Scripting und Fehlerbehandlung sowie den Einsatz des API Managements. Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Absicherung von Schnittstellen durch Tokens, Zertifikate und Security-Konfigurationen.

Ziel des Projektes war die Einführung eines KI-basierten Voicebots zur automatisierten Entgegennahme von Krankmeldungen und deren medienbruchfreien Übergabe in das SAP-HR-System. Dadurch sollten manuelle Aufwände reduziert, Fehlerquellen minimiert und eine durchgängige 24/7-Erreichbarkeit für Produktionsmitarbeitende ohne SAP-Systemzugang sichergestellt werden.


Im Projekt verantwortete ich die fachliche Anforderungsaufnahme mit externen Stakeholdern und der externen Projektleitung sowie die konzeptionelle Ausgestaltung der Lösung. Dabei strukturierte und präzisierte ich die fachlichen Anforderungen an den automatisierten Krankmeldungsprozess, einschließlich der zu erfassenden Daten, Prozesslogiken, Statusmodelle und fachlichen Prüfregeln.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Konzeption des End-to-End-Prozesses von der telefonischen Krankmeldung über den KI-basierten Voicebot bis zur Übergabe der Informationen an das SAP-HCM-Backend. Hierbei stellte ich sicher, dass fachliche Anforderungen wie Nachvollziehbarkeit, Transparenz, Fehlerbehandlung und revisionssichere Verarbeitung berücksichtigt wurden.

Darüber hinaus erarbeitete ich ein konzeptionelles Verständnis der Backend-Verarbeitung im SAP-HCM-Umfeld und stimmte die fachlichen Anforderungen eng mit der technischen Umsetzung ab. Auf dieser Basis fungierte ich als Schnittstelle zwischen Fachbereich, Projektleitung und Entwicklung, um eine konsistente und umsetzbare Lösung sicherzustellen.

Im Rahmen des Projektes verantwortete ich die konzeptionelle Ausgestaltung eines Enablement-Webinars zur Einführung von SAP Fiori im S/4HANA-Umfeld. Hierzu entwickelte ich eine inhaltliche Struktur, die sowohl technologische Grundlagen als auch prozessuale und organisatorische Aspekte der Fiori-Einführung adressierte.

Ein Schwerpunkt lag auf der inhaltlichen Konzeption der Webinarinhalte, einschließlich der Einordnung von SAP Fiori in die S/4HANA-Zielarchitektur, der Darstellung möglicher Einführungsstrategien sowie der Identifikation von Mehrwerten für Fachbereiche und Endanwender. Ergänzend erarbeitete ich eine Ideensammlung zu praxisnahen Einsatzszenarien, die als Diskussions- und Entscheidungsgrundlage für den Kunden diente.

Darüber hinaus konzipierte und begleitete ich eine Kundenumfrage zur Fiori-Umstellung, um den aktuellen Reifegrad, Erwartungen und potenzielle Hemmnisse bei der Einführung zu erfassen. Die Ergebnisse wurden strukturiert ausgewertet und zur Ableitung konkreter Handlungsfelder für die weitere Transformationsplanung herangezogen.

Ziel des Projektes war es, eine fundierte Management-Entscheidungsgrundlage für eine SAP-S/4HANA-Transformation und die Konsolidierung der bestehenden Systemlandschaft zu schaffen. Dabei sollten ein klares Zielbild, mögliche Migrationsszenarien sowie der Mehrwert einer strukturierten Vorstudie transparent dargestellt werden.
Im Rahmen eines Presales-Projektes verantwortete ich die konzeptionelle und inhaltliche Erstellung einer Management-Präsentation zur SAP-S/4HANA-Transformation und Systemkonsolidierung. Der Fokus lag auf der strukturierten Aufbereitung komplexer fachlicher und technischer Zusammenhänge für ein Management- und Entscheiderpublikum.
Ich konzipierte die Inhalte zur Ausgangssituation der bestehenden Systemlandschaft, einschließlich der heterogenen ERP- und Logistiksysteme, sowie zur Ableitung eines konsolidierten Zielbildes mit SAP S/4HANA als Finance- und Konsolidierungs-Hub und klar definierten Satellitensystemen.
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der inhaltlichen Ausgestaltung eines Vorgehensmodells für eine S/4HANA-Vorstudie. Dieses umfasste die Strukturierung des IST-Stands aus Prozessen und Systemlandschaft, die Ableitung einer Ziel-Vision unter Berücksichtigung von Konzernstandards und Governance sowie die Darstellung und Bewertung möglicher Migrations- und Umsetzungsszenarien wie Greenfield, Brownfield und hybride Ansätze.
Darüber hinaus bereitete ich die Nutzenargumentation einer programmfähigen Roadmap auf, die als Grundlage für konkrete Umsetzungsprojekte dienen kann, und stellte eine konsistente, qualitativ hochwertige Präsentationsbasis für Kundentermine und interne Abstimmungen sicher.