Beratung und Entwicklung in SAP

Im Rahmen dieses Projekts stand die Integration von SAP Information Lifecycle Management (ILM) in das Human Capital Management (HCM) im Fokus. Ziel des Projekts war, eine bereits vorhandene ILM-Installation zu überprüfen und spezifisch für das HCM umzusetzen, um den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu entsprechen. Als Beraterin bestand meine Aufgabe in der ordnungsgemäßen Identifizierung und Klassifizierung personenbezogener Daten, um mit der Verwendung des ILM die gesetzlichen Anforderungen bezüglich Datenmanagement und Datenschutz zu erfüllen.

Ziel des Projekts war die Realisierung einer Migration der verschiedenen Geschäftseinheiten des Unternehmens zu S/4HANA. Im Rahmen dieses Projekts sollten auch die Formulare angepasst oder neu konzipiert werden. Die Prozesse der unterschiedlichen Gesellschaften sollten zusammengeführt und im Formular-Workflow entsprechend abgebildet werden. Meine Aufgabe bestand im Testen und der Validierung der unternehmensspezifischen Anforderungen an ein Formular. Durch die Einführung der neuen und angepassten Formulare und der Optimierung des Formular-Workflows konnte sowohl die Effizienz als auch die Benutzerfreundlichkeit verbessert werden.

Im Rahmen der Migration zu S/4HANA sollten die IT-Landschaft und die Unternehmensprozesse optimiert und erneuert werden. Dabei sollte das Reisekostenmanagement-Tool Rydoo ebenfalls über eine Schnittstelle an das SAP-System angebunden werden. In der Schnittstellenentwicklung gehörten zu meinen Aufgaben das Debugging und die Fehleranalyse. Durch die Anbindung des Reisekostenmanagement-Tools an das SAP-System mittels API-Ansatz konnten manuelle Aufwände minimiert und der Prozess über automatisches Fehlerhandling und Alerting resilienter gestaltet werden.

Im Rahmen der globalen Einführung von SAP SuccessFactors in 42 Ländern in mehreren Wellen sollten auch Schnittstellen zu anderen Systemen des Unternehmens hergestellt werden. Nachdem SAP SuccessFactors im Pilotland Polen eingeführt wurde, umfasste die zweite Welle die Einführung von SAP SuccessFactors in fünf lateinamerikanischen Ländern und die Entwicklung einer Globalen Payroll API, welche es ermöglicht eine Integration zwischen SAP SuccessFactors und lokalen Lohn- und Gehaltabrechnungssystemen herzustellen. In meiner Rolle als Project Management Office (PMO) unterstütze ich das Projektmanagement in der Planung und Koordination der Testphasen, des GoLive und der anschließenden Hypercarephase für die Globale Payroll API sowie in der Kommunikation mit den internationalen Teams aus aus Entwicklern, Architekten und Fachbereichsansprechpersonen. In der Testphase bestehend aus System Integration Tests (SIT) sowie User Acceptance Tests (UAT) gehörten zu meinen Aufgaben die Dokumentation der Testergebnisse und die Prüfung, ob die definierten Anforderungen erfüllt sind. Als Ansprechperson für das lokale Team, welches ihr lokales Payrollsystem an die Globale Payroll API anbindet, nahm ich vor und nach GoLive Fehlermeldungen und Änderungswünsche entgegen, koordinierte die Fehlerbehebung mit dem Team, welches die Schnittstelle entwickelte, und besprach die Anforderungsänderungen mit den Ansprechpersonen der zuständigen Fachbereiche und Teams. Mit der Einführung der Globalen Payroll API können lokale Payrollsysteme nun die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevanten Informationen direkt aus SAP SuccessFactors erhalten.

Ziel des Projekts war die globale Einführung von SAP SuccessFactors in 42 Ländern in mehreren Wellen. In diesem Rahmen sollten auch Schnittstellen zu anderen Systemen des Unternehmens hergestellt werden. Nachdem SAP SuccessFactors im Pilotland Polen eingeführt wurde, umfasste die zweite Welle die Einführung in fünf lateinamerikanische Länder und die Entwicklung einer Integration, welche die monatlichen FTEs (Full Time Equivalents) und Austritte (Terminations) der einzelnen Länder von SAP SuccessFactors zu SAP BW (Business Warehouse) übermittelt. Meine Aufgaben als Project Management Office (PMO) umfassten hierbei die Planung und Koordination der Testphasen bestehend aus System Integration Tests (SIT) sowie User Acceptance Tests (UAT) und die des GoLive. Hierzu gehörte auch die Dokumentation der Testergebnisse, die Prüfung, ob die definierten Anforderungen erfüllt sind, und die Koordination der Fehlerbehebung am IFlow (Integration Flow) in der SAP Integration Suite (ehemals SAP CPI), sodass die Zahlen wie gewünscht übermittelt werden. Wesentlich hierbei war die Kommunikation mit den internationalen Teams aus Entwicklern, Architekten und Fachbereichsansprechpersonen, um die Einhaltung der definierten Anforderungen zu gewährleisten. Mit der Integration zwischen SAP SuccessFactors und SAP BW können die relevanten Zahlen für das Controlling nun automatisiert übermittelt werden anstelle dessen, dass die einzelnen Länder die Zahlen jeden Monat manuell reporten.

Ziel des Vorprojekts war die Konzeption und Planung der Ablösung des vom Kunden eigenentwickelten Altsystems zur Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten. Da dieses System außer Betrieb genommen werden soll, SAP SuccessFactors jedoch noch nicht für alle Gesellschaften ausgerollt war und auch nicht für jede Gesellschaft vorgesehen ist, musste eine neue Lösung gefunden werden, um die HR-Stammdaten dieser Mitarbeiter weiterhin pflegen zu können. Im Rahmen der Lösungsfindung wurde entschieden, das bestehende Identity and Access Management (IAM)-System zu erweitern. Dieses enthielt bereits Teile der Mitarbeiterstammdaten und sollte um das notwendige Datenmodell sowie Funktionalitäten zur Pflege der relevanten Stammdaten ergänzt werden. Meine Aufgaben umfassten die detaillierte Aufnahme der Anforderungen, die Ausarbeitung von Arbeitspaketen sowie die enge Zusammenarbeit mit den beteiligten Fachbereichen. Darüber hinaus habe ich Anforderungen zu Berechtigungen spezifiziert sowie Impact Analysen zu alternativen Lösungsansätzen durchgeführt. Es wurde schließlich eine Projektcharta erstellt, mit der das erste Teilprojekt zur Ablösung des Altsystems initiiert wurde.

Im Rahmen der globalen Einführung von SAP SuccessFactors in 42 Ländern in mehreren Wellen wurden auch Schnittstellen zu anderen Systemen des Unternehmens hergestellt. In der vorangegangenen Welle wurde eine Payroll API entwickelt, welche den Lohn- und Gehaltabrechnungssystemen der Landesgesellschaften die Mitarbeiterstammdaten aus SAP SuccessFactors bereitstellt. Das Gehaltabrechnungssystem einer Landesgesellschaft ist bereits erfolgreich an die Payroll API angebunden und erhält darüber die relevanten Informationen zu Neueinstellungen, Mitarbeiterstammdatenänderungen, Kündigungen und Wiedereinstellungen. In der folgenden Welle sollten die Systeme drei weiterer Länder an die Schnittstelle angebunden werden. Zu meinen Aufgaben hierbei gehörten die Vorbereitung und Durchführung von Workshops, in denen die Anforderungen der Landesgesellschaften ausgearbeitet werden sollen, um diese dann bei der Integration zu unterstützen und um herauszufinden, um welche Informationen die API gegebenenfalls erweitert werden muss. Den Entwicklungsdienstleistern der Landesgesellschaften, welche die Middleware zwischen der Payroll API und dem lokalen System entwickelten, stellte ich eine umfassende Dokumentation sowie eine Postman Collection bereit, in der sie Beispielabfragen durchführen konnten. Im Zusammenhang der Middleware-Implementierung erstellte ich weiterhin Testfälle in SAP SuccessFactors, sodass die Funktionalität der Abfragen von Neueinstellungen, Mitarbeiterstammdatenänderungen, Kündigungen sowie Wiedereinstellungen geprüft werden konnten. Während der Testphasen, der jeweiligen GoLives und Hypercarephasen stand ich den lokalen Entwicklern und Fachbereichen als Ansprechpartnerin für die Payroll API bereit, um ihre Fragen zu beantworten und sie bei der Anbindung zu unterstützen. Mit der Anbindung an die Global Payroll API erhalten die lokalen Systeme der weiteren Landesgesellschaften nun die für die Lohn-und Gehaltsabrechnung relevanten Informationen direkt aus SAP SuccessFactors erhalten statt diese manuell in dem System zu pflegen.

Im Rahmen der globalen Einführung von SAP SuccessFactors in 42 Ländern in mehreren Wellen wurden auch Schnittstellen zu anderen Systemen des Unternehmens hergestellt. In der vorangegangenen Welle wurde eine Payroll API eingeführt, welche den Lohn- und Gehaltabrechnungssystemen der Landesgesellschaften die Mitarbeiterstammdaten aus SAP SuccessFactors bereitstellt. Das Gehaltabrechnungssystem einer Landesgesellschaft ist bereits erfolgreich an die Payroll API angebunden und erhält darüber die relevanten Informationen zu Neueinstellungen, Mitarbeiterstammdatenänderungen, Kündigungen und Wiedereinstellungen. In den weiteren Wellen sollen die Systeme weiterer Länder an die Schnittstelle angebunden werden. Um bei Änderungen an der Payroll API sicherzustellen, dass die Schnittstelle sich verhält wie erwartet und sich keine Fehler eingeschlichen haben, sollte eine Regression Testing Test Suite entwickelt werden, welche die Funktionalität der Payroll API prüft. Jedes Mal, wenn Änderungen vorgenommen werden, sollen die Tests der Test Suite ausgeführt werden und die Änderungen nur dann in die produktive Umgebung transportiert werden, wenn alle Tests fehlerfrei durchlaufen. Um die Tests weitestgehend zu automatisieren, erstellte ich zunächst Python-Skripts, mit denen csv-Dateien für die Testfallerstellung generiert werden können. Diese csv-Dateien lassen sich in SAP SuccessFactors importieren, um Mitarbeiterstammdatenänderungen, Kündigungen oder Wiedereinstellungen auszulösen. Damit müssen diese nicht mehr manuell erstellt werden. Weiterhin erstellte ich Testfunktionen in Postman, welche als Post-Response Scripts ausgeführt werden, die prüfen, ob die zurückgegebene Antwort der Abfrage so ist wie erwartet, u.a. ob alle erwarteten Felder vorhanden sind. Neben einer Dokumentation sowohl für den Tester als auch für den Testentwickler erstellte ich ein Konzept für die Wiederverwendbarkeit und längstmöglichste Nutzbarkeit der erstellten Testfälle, um den manuellen Aufwand so weit es geht zu reduzieren. Mit der Einführung der Regression Testing Test Suite soll eine robustere Weiterentwicklung der Payroll API sichergestellt werden.

Ziel des Projekts war die Ablösung des vom Kunden eigenentwickelte Altsystems zur Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten. Da das Altsystem abgelöst werden sollte, SAP SuccessFactors allerdings noch nicht für alle Gesellschaften ausgerollt war und dies auch nicht für jede Gesellschaft vorgesehen war, wurde entschieden, für jene Gesellschaften das bestehende Identity and Access Management (IAM)-System zu erweitern, in dem bereits ein Teil der Mitarbeiterstammdaten vorhanden war. Meine Aufgaben umfassten die Kommunikation mit den Key Usern (HR-Administratoren) der betroffenen Gesellschaften, um diese über den aktuellen Projektstatus zu informieren und auf die bevorstehende Änderung vorzubereiten. Ein weiterer Aspekt meiner Arbeit war die Planung und Koordination des User Acceptance Testings (UAT). Hierfür erstellte ich einen Testplan und Testdokumente für die Tester, führte Termine mit den Testern und nahm ihre Rückmeldungen bezüglich der Funktionalität und Nutzbarkeit der Lösung entgegen. Mit den Projektmitgliedern koordinierte ich die Fehlerbehebung und die Cutover-Planung, sodass wir das Projekt erfolgreich zum Abschluss bringen konnten. Mit der Ablösung des Altsystems zur Mitarbeiterstammdatenpflege sollten die HR-Administratoren die Daten im neuen System wie gewohnt pflegen können und die anderen Systeme weiterhin mit den erforderlichen Daten versorgt werden.

Ziel des Projektes war die Untersuchung von Alternativen für den Export von Mitarbeiterstammdaten aus SAP SuccessFactors. Hintergrund war, dass zwar eine zentrale Payroll API existierte, die Einführung und Nutzung jedoch nicht für alle Landesgesellschaften vorgesehen war. Daher wurden alternative Exportmöglichkeiten analysiert. Ich habe in diesem Kontext das SAP SuccessFactors Integration Center sowie den SAP SuccessFactors Employee Delta Export als Alternativen untersucht. Beide Ansätze wurden hinsichtlich ihrer Eignung bewertet. Die Bewertung erfolgte anhand von Kriterien wie Nutzerfreundlichkeit für die Fachbereiche, Erweiterbarkeit bei länderspezifischen Lokalisierungen, Wiederverwendbarkeit über mehrere Gesellschaften hinweg, Wartbarkeit im Betrieb sowie Einhaltung von Governance-Vorgaben. Auf dieser Basis entstand eine strukturierte Entscheidungsvorlage, die dem Kunden eine fundierte Auswahl einer passenden Exportlösung ermöglicht.

Ziel des Projektes war es, für die SAP Business Technology Platform (BTP) ein umfassendes Sicherheitskonzept zu entwickeln. Hintergrund war die wachsende Nutzung der Plattform durch den Kunden und die damit einhergehende steigende Bedeutung von Sicherheit, Compliance und Governance. Das Konzept sollte sowohl für die IT-Security-Abteilung als auch für Administratoren und Entwickler konkrete Leitlinien und Vorgaben bereitstellen. Im Rahmen des Projektes habe ich Kapitel zu den Connectivity Services (SAP Connectivity Service, SAP Destination Service, SAP Cloud Connector), zu den eingesetzten Services (SAP Build Work Zone, SAP Integration Suite, SAP Cloud Identity Services) zu den Themen Protokollierung und Monitoring sowie Audits und Compliance erstellt. Darin habe ich zentrale Themenfelder wie Berechtigungen, Authentifizierung, Datenschutz und Entwicklungsrichtlinien abgedeckt und konkrete Empfehlungen und konfigurationsspezifische Anforderungen dokumentiert. Das Ergebnis war ein praxisnahes und an den Kundenbedarf angepasstes Sicherheitskonzept, das als Grundlage für den sicheren Betrieb der SAP BTP dient und gleichzeitig flexibel genug ist, um auf zukünftige Anforderungen zu reagieren.

Ziel des Projektes war es, im Rahmen einer globalen SAP SuccessFactors Einführung einen Leitfaden für die Anbindung an die Payroll API zu entwickeln. Damit sollte sichergestellt werden, dass die Fachbereiche und Integrationsentwickler der Länder in den kommenden Einführungswellen eine klare Orientierung für den Aufbau ihrer Payroll-Integration erhalten. Die entwickelte Payroll API, eine REST API, greift auf die Compound Employee API zurück und ermöglicht es lokalen Payrollsystemen, die benötigten Mitarbeiterdaten aus SAP SuccessFactors zu beziehen. Um die Anbindung zu unterstützen, habe ich einen Projekt- und Implementierungsleitfaden erstellt, der sowohl technische als auch prozessuale Aspekte abdeckt. Dazu gehörten die Beschreibung der Authentifizierung und die Nutzung von Query-Parametern sowie der verfügbaren Queries zur Erfassung von Hires, Terminations und Master Data Changes. Ergänzend habe ich relevante Felder für das Data Mapping dokumentiert, sodass Integrationsentwickler den Payload korrekt interpretieren und weiterverarbeiten können. Neben den technischen Grundlagen enthielt der Leitfaden methodische Bausteine für die Rollouts: ein empfohlenes Testvorgehen mit UAT-Testkatalog, zu berücksichtigende Aktivitäten im Cutover-Plan sowie Leitlinien zum Error Handling im laufenden Betrieb. Dokumentübergreifend habe ich Lessons Learned aus den bisherigen Integrationswellen eingebunden und alternative Lösungsoptionen aufgezeigt, um auch für unterschiedliche Anforderungen der Länder praktikable Vorgehensweisen bereitzustellen. Das Ergebnis war ein wiederverwendbares und erweiterbares Dokument, das als Leitfaden für weitere Rollout-Wellen dient.

Ziel des Projektes war die Entwicklung eines Proof of Concept, um die Datenmigration im Rahmen einer SAP SuccessFactors Einführung mithilfe von Microsoft Power Automate Workflows effizienter und weniger fehleranfällig zu gestalten. Hierfür habe ich einen Validierungs- sowie einen Konsolidierungsansatz konzipiert und umgesetzt. Die Verarbeitung basiert auf Dateien in SharePoint, die automatisiert in die Workflows eingelesen und dort weiterverarbeitet werden. Ein Schwerpunkt lag auf der Validierung von Migrationsdateien. Dabei habe ich sowohl statische als auch dynamische Prüfungen realisiert, darunter Pflichtfeldkontrollen oder die Validierung von Picklist-Werten inklusive Prüfung valider Parent-Child-Beziehungen. Um die Lösung möglichst flexibel zu gestalten, wurde eine Parametrisierung über eine Meta-Tabelle umgesetzt. Auf diese Weise können Prüfungen generisch für beliebige Felder angewandt und redundantes Hardcoding vermieden werden. Die Validierungsergebnisse werden in einem generierten Fehlerreport dokumentiert und per E-Mail an die verantwortlichen Fachbereiche versendet. Ein zweiter Lösungsansatz zielte auf die Vereinfachung der Template-Nutzung für die Fachbereiche ab. Dazu habe ich ein Verfahren entwickelt, bei dem den Fachbereichen konsolidierte Template-Dateien bereitgestellt werden, in denen mehrfach vorkommende oder ableitbare Felder entfallen. So wird die Anzahl der vom Fachbereich auszufüllenden Templates reduziert, die Fehleranfälligkeit gesenkt und der Gesamtprozess beschleunigt. Anschließend trennt ein Power Automate Workflow die konsolidierten Dateien wieder in die ursprünglichen Templates auf. Mit diesem Proof of Concept konnte ich die technische Machbarkeit der automatisierten Validierung und Konsolidierung erfolgreich demonstrieren und dem Kunden konkrete Entscheidungsgrundlagen für eine mögliche produktive Umsetzung liefern.

Ziel des Projektes war die Entwicklung eines Power Automate Workflows, um die Datenvalidierung der von den Ländern eingereichten SAP SuccessFactors-Migrationsdateien zu automatisieren und den manuellen Prüfaufwand zu reduzieren. Ich war als Projektleiter und Entwickler für die Anforderungsaufnahme, Konzeption, Umsetzung und Einführung der Lösung verantwortlich. Der Workflow liest die in SharePoint abgelegten Dateien automatisiert ein und führt verschiedene Prüfungen durch, darunter Pflichtfeldkontrollen, Picklist-Validierungen sowie die Prüfung valider Parent-Child-Beziehungen. Über eine Meta-Tabelle wurde eine flexible Parametrisierung umgesetzt, sodass Prüfungen generisch auf beliebige Felder angewendet werden können. Die Ergebnisse werden in einem Excel-Fehlerreport dokumentiert und automatisiert per E-Mail an die verantwortlichen Fachbereiche versendet. Im engen Austausch mit den Nutzern führte ich gemeinsame Testsessions durch und stellte so sicher, dass die Lösung die fachlichen Anforderungen optimal erfüllt. Durch die Automatisierung konnte der Kunde den Prüfprozess erheblich beschleunigen und Validierungen parallel ausführen, wodurch wertvolle Zeit eingespart wurde.