Ben Heitmann

Der Fokus in diesem Projekt lag auf der Bearbeitung von Tickets im Bereich SAP Security und Berechtigungen. Die Ticketbearbeitung erfolgte innerhalb des ITSM-Systems des Kunden, das auf den Prinzipien von ITIL V4 basiert. Zudem wurden regelmäßige Servicezeiten angeboten sowie Tätigkeiten im 2nd-Level-Support durchgeführt. Dabei wurden Aufgaben wie die Verwaltung und Anpassung von Berechtigungsrollen in SAP, die Administration technischer Benutzer sowie die Konfiguration von SAL-Filtern in einer heterogenen Systemlandschaft mit ca. 30 Systemlinien durchgeführt.

Neben dem Tagesgeschäft wurden Security-relevante Themen außerhalb des Kern-SAP behandelt, darunter Berechtigungen in SAP BusinessObjects und das Passwortmanagement für technische SAP-User. Zusätzlich wurden kundeninterne Projekte wie die Verfremdung von Produktivdaten auf den Entwicklungssystemen und der Konsolidierung von Entwicklerberechtigungen unterstüzt.

Ziel des Projektes war die initiale Einführung von SAP SuccessFactors Onboarding mit einem konzernweit einheitlichen Prozess für Eintritt und Austritt, der die benötigten Daten strukturiert erhebt und dem Onboardee bereits vor dem ersten Arbeitstag einen eigenen Systemzugang bereitstellt.

Ich habe die Prozessvariante und das globale Onboarding-Programm aufgebaut und die Datenerhebung eingerichtet, neben dem Personalfragebogen auch eigene MDF-Objekte für die Additional Data Collection, um Informationen aufzunehmen, für die der Standard kein Feld vorsieht. Ergänzend habe ich ein Berechtigungskonzept aufgesetzt, das die Zugriffe der internen Bearbeiter von den eingeschränkten Rechten des externen Onboardees trennt. Für das Offboarding kam neben dem regulären Austrittsprozess ein verkürzter Prozess für Freistellungen und fristlose Kündigungen hinzu, der mit einer gekürzten Aufgabenkette, der sofortigen Deaktivierung des Benutzers und dem unmittelbaren Entzug der Berechtigungen arbeitet.

Die Anbindung der Neueintritte an den SAP Identity Authentication Service habe ich eigenverantwortlich umgesetzt, sodass Onboardees über den SAP Identity Provisioning Service übertragen werden, ihr Konto per Aktivierungsmail aktivieren und anschließend auf die SuccessFactors-Instanz gelangen. Dazu habe ich die Transformationen der Quell- und Zielsysteme angepasst und die Real Time Sync in Betrieb genommen. Da das Identity Provisioning keine Einzelfehlermeldung je Benutzer ausgibt, habe ich die Fehlerdiagnose über die Statistik der Provisioning-Läufe geführt und die Ursache bis zur verursachenden Regel in der Zieltransformation eingegrenzt

Im Rahmen dieses Projekts lag der Fokus auf der Sicherstellung der Stabilität der Produktivumgebung des Kunden. Die Finanzbranche stellt hohe Anforderungen an die Einhaltung strenger Prozessvorgaben, insbesondere im Bereich des Release-Managements. Ziel war es, ein reibungsloses und qualitativ hochwertiges Management von kleinen und großen Releases auf die Produktivumgebung der SAP-Linien sicherzustellen.

Meine Aufgaben umfassten das Management und die Koordination von Releases. Dies beinhaltete die sorgfältige Prüfung der Qualität aller Änderungen, die Dokumentation des Releasefortschritts sowie die Sicherstellung der Einhaltung der definierten Releaseprozesse. Die gesamte Release-Prozessdokumentation wurde umfassend in Confluence hinterlegt, um eine nachhaltige Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Die Durchführung erfolgte auf Basis von Jira-Tickets sowie der Erstellung und Verwaltung von Changes im ITSM-System.

Ein weiterer Aspekt des Projekts war die enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessensgruppen. Anfragen und Störmeldungen wurden in Form von Requests und Incidents an unser Team weitergeleitet und gemäß dem Releasemanagement nach ITIL durch unser Team bearbeitet.

Der Kunde hatte SAP SuccessFactors Onboarding zunächst global eingeführt. Für den deutschen Standort bildete dieser globale Stand die tatsächlichen Abläufe jedoch nicht ab, da sich Einstellungsprozesse, beteiligte Rollen und die vorbereitenden Aufgaben vor dem ersten Arbeitstag in Deutschland vom globalen Vorgehen unterscheiden. Ziel des Projektes war die Lokalisierung des Moduls für Deutschland, sodass die deutschen Anforderungen sauber im System abgebildet werden, ohne die global vereinbarte Grundkonfiguration zu verlassen.

Ausgehend von einem Konzeptionsworkshop, in dem ich mit dem Fachbereich den deutschen Soll-Ablauf und die Abweichungen vom globalen Stand aufgenommen habe, habe ich die Umsetzung im System vollständig selbst konfiguriert. Dazu gehörte der Aufbau einer eigenen deutschen Prozessvariante, die den globalen Ablauf gezielt verschlankt und nur die für Deutschland relevanten Schritte enthält, sowie der Aufbau der zugehörigen Onboarding-Programme.

Den größten Anteil der Umsetzung machten mehrere Custom Tasks aus, die ich gemeinsam mit dem Kunden konzipiert und im System umgesetzt habe, um Aufgaben abzubilden, die der Standard des Moduls nicht vorsieht. Dazu zählten eine Luftsicherheitsüberprüfung, die Abfrage der Kleidungsgrößen, damit die Arbeitskleidung bereits zum ersten Arbeitstag zur Verfügung steht, sowie ein Feedbackgespräch im Verlauf des Onboardings. Passend dazu habe ich die Berechtigungen angepasst: Für die deutschlandspezifischen Responsible Groups habe ich neue Rollen angelegt, bestehende Rollen habe ich um die Objekte der Custom Tasks erweitert, damit die zusätzlichen Aufgaben den zuständigen Bearbeitern zugeordnet und für sie sichtbar sind.

Im Anschluss habe ich den Kunden in einer dedizierten Testphase begleitet, Fehlerbilder analysiert und die Konfiguration nachgeschärft. Zur Übergabe in den Betrieb habe ich Key User befähigt, das Onboarding-Tool eigenständig zu nutzen und an weitere Anwender weiterzugeben, und die vollständige Konfiguration in einer eigenen Dokumentation aufbereitet, die dem Kunden als dauerhafte Grundlage für Betrieb und Weiterentwicklung dient.

Der global agierende Kunde hatte SAP SuccessFactors Employee Central zuvor in den USA als globales Template implementiert und rollt es seitdem länderweise aus. Ziel des Projektes war die Einführung von Employee Central in dem Hauptstandort Deutschland. Die fachliche Kernaufgabe bestand darin, die deutschen Anforderungen an Personaladministration und Organisationsmanagement im Template abzubilden und dort, wo der globale Standard sie nicht trägt, begründete Abweichungen zu definieren, ohne die globale Vergleichbarkeit der Personaldaten aufzugeben.

Ich habe als externer Berater die IT-Projektleitung des Kunden übernommen und das Projekt nach PROACE geführt und um Ansätze aus PRINCE2 erweitert (z.B. Projekstatusberichte, Risikomatrix). Dazu gehörten die Steuerung des internen IT-Teams mit den Rollen Prozessverantwortung, Integration und Testmanagement, die Koordination des externen Implementierungspartners entlang der vereinbarten Liefergegenstände sowie die Planung der Iterationen, Testphasen und Testmigrationen bis zum Go-live. Im Lenkungskreis habe ich den Projektstatus vertreten und Risiken, Ressourcenbedarfe sowie Entscheidungsvorlagen aufbereitet und zur Entscheidung gebracht.

Ein Schwerpunkt der Lokalisierung lag auf den tariflichen und arbeitsrechtlichen Anforderungen des deutschen Marktes. Gemeinsam mit dem Entwicklungsteam habe ich die Abweichungen vom Global Template bewertet und für die Sachverhalte, die der globale Standard nicht abdeckt, fachliche Lösungen erarbeitet und spezifiziert. Dazu zählten unter anderem die Abbildung befristeter Arbeitszeitänderungen sowie Anpassungen am Organisationsmanagement.

Im Rahmen einer internationalen Einführung von SAP SuccessFactors war ich in der Rolle als Consultant maßgeblich an der Bearbeitung einer komplexen Ausschreibung zur globalen Implementierung der Module Employee Central und Onboarding in über 35 Ländern beteiligt. Mein Fokus lag dabei auf der strukturierten Analyse der funktionalen und technischen Anforderungen sowie der Entwicklung eines internationalen Rollout-Grobkonzepts, das auch Aspekte wie Change Management, Trainingsstrategien und Übergabeszenarien in den globalen Betrieb berücksichtigte.

Im Rahmen einer geplanten Einführung von SAP SuccessFactors im öffentlichen Sektor habe ich die Bearbeitung einer umfangreichen Ausschreibung unterstützt. Ziel war die Grobkonzeption einer skalierbaren HR-Plattform zur durchgängigen Abbildung des Mitarbeitenden-Lebenszyklus, insbesondere mit Fokus auf die Module Employee Central, Recruiting und Onboarding.

Meine Aufgaben umfassten die fachliche und technische Analyse der Ausschreibungsunterlagen, die Kommentierung spezifischer Anforderungen sowie die Grobkonzeption einer SuccessFactors-Landschaft, die den besonderen Anforderungen öffentlicher Verwaltungen gerecht wird. Im Mittelpunkt standen barrierefreie Nutzerführung, konsistente Datenhaltung sowie die Abbildung komplexer Hierarchien und Zuständigkeiten.

Ziel des Projekts war es, nach einer vorgelagerten Vendor Validation die fachliche und organisatorische Grundlage für die Einführung von SAP SuccessFactors als zukünftige HR-Suite zu schaffen. Dazu wurde der aktuelle Ist-Zustand der Prozesse und des bestehenden SAP HCM Systems strukturiert erhoben, ein belastbares HR-IT-Zielbild definiert und die Anforderungen so dokumentiert werden, dass ein zukünftiger Implementierungspartner auf dieser Basis ein Angebot abgeben kann.

Ich habe in insgesamt zehn Workshops gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern den bestehenden Prozess- und Systemstatus aufgenommen und die fachlichen Zielsetzungen für die SuccessFactors-Einführung konkretisiert. Als methodische Grundlage habe ich die SAP SuccessFactors Standardprozesse aus der SAP Signavio Prozessbibliothek analysiert, inhaltlich kategorisiert und anschließend nach einem Pareto-Ansatz priorisiert, um die für das Tagesgeschäft relevantesten Prozessanteile fokussiert auszuarbeiten. Auf dieser Basis habe ich die wesentlichen Anforderungen, Rahmenbedingungen und Ergebnisse in einem Ausschreibungsdokument konsolidiert und so aufbereitet, dass sowohl fachliche als auch technische Leser die geplante Zielarchitektur und den vorgesehenen Lösungsumfang nachvollziehen können.

Ergänzend habe ich potenzielle Vorprojekte identifiziert, in Form von Vorprojektsteckbriefen beschrieben und gemeinsam priorisiert. Dazu habe ich Aufwands- und Komplexitätsschätzungen erarbeitet, um eine realistische Einordnung von Abhängigkeiten, Risiken und Vorbereitungsschritten zu ermöglichen. Abschließend habe ich einen ersten Projektplan inklusive eines erwartbaren Ressourcenbedarfs erstellt und das übergeordnete HR-IT-Zielbild dokumentiert, um ein konsistentes Gesamtbild aus Vorgehen, Scope und Umsetzungspfad zu liefern.

Ziel des Projektes war es, im SAP HCM eine Personaleinsatzplanung für mehrere Sachbereiche einzuführen, um die Schicht und Einsatzplanung systemgestützt zu unterstützen und einheitlich abzubilden. Hierzu sollte die mindsquare PEP als SAP Add On nahtlos in das bestehende SAP System integriert werden. In zwei Workshops wurden der Ist Zustand und die Anforderungen gemeinsam mit den Fachbereichen analysiert.

Zu meinen Aufgaben gehörten die Vorbereitung der Workshops, die Anforderungsaufnahme vor Ort und die Dokumentation der Ergebnisse in einem Grobkonzept. Dabei habe ich Anforderungen an Schichtmodelle, Qualifikationen, Maschinenbezug, Mindestbesetzung sowie arbeitszeitliche und organisatorische Regeln aufgenommen. Zusätzlich habe ich die benötigten Daten und Abhängigkeiten innerhalb von SAP betrachtet, insbesondere zur Zeitwirtschaft, Organisationsstruktur und Abwesenheiten. Auf Basis der konsolidierten Anforderungen habe ich ein Grobkonzept erstellt, das die Umsetzung innerhalb der mindsquare PEP bewertet und die technischen Rahmenbedingungen im SAP HCM berücksichtigt. Bestandteil des Grobkonzeptes war außerdem eine Preisindikation als Grundlage für die weitere Projektplanung und Entscheidungsfindung.

Der Kunde hatte SAP SuccessFactors Recruiting im Jahr 2025 eingeführt. Bereits während der Einführung wurden Anforderungen gesammelt, die bewusst nicht Teil des Erstumfangs waren, im laufenden Betrieb kamen durch die praktische Nutzung im Recruiting laufend weitere hinzu. Ziel des Projektes war es, diese Enhancement-Liste zu konsolidieren, fachlich zu bewerten und umzusetzen, damit das Modul die tatsächlichen Abläufe des Recruitings abbildet, statt den Prozess am Systemstand auszurichten.

Die fachlichen Anforderungen kamen direkt aus den Fachbereichen des Kunden und wurden gemeinsam mit mir konzeptioniert, die Umsetzung im System habe ich anschließend selbst konfiguriert. Eine zentrale Erweiterung war der Aufbau zweier getrennter Recruiting-Pipelines für kaufmännische und für gewerbliche Mitarbeitende, da sich beide Zielgruppen in Auswahlschritten, Beteiligten und Bearbeitungsgeschwindigkeit deutlich unterscheiden. Dazu habe ich das Applicant Status Set erweitert und die Job Requisition Templates je Zielgruppe getrennt aufgesetzt, inklusive der jeweils benötigten Felder, Pflichtangaben und Genehmigungsschritte. Änderungen am Statusmodell wirken dabei unmittelbar auf Berechtigungen, Benachrichtigungen und die Auswertbarkeit des Bewerberflusses, weshalb jede Anpassung im Zusammenspiel dieser Bestandteile bewertet und getestet werden musste.

Ein weiterer Arbeitsstrang war das Redesign der Berechtigungen, da die aus der Einführung stammenden Rollen zu weit gefasst waren. Ich habe die bisherige Recruiter-Rolle in eine Recruiter- und eine HR-Manager-Rolle aufgeteilt und die Zugriffe auf Bewerberdaten entlang der tatsächlichen Aufgaben neu abgegrenzt. Ergänzend habe ich die Anforderungen der Arbeitnehmervertretung umgesetzt, insbesondere deren Einsichtsrechte sowie die Genehmigungsschritte innerhalb der Applicant Journey, an denen die Arbeitnehmervertretung beteiligt ist.

Im Rahmen eines Anforderungsworkshops habe ich die Einführung der mindsquare PEP (Personaleinsatzplanung) als SAP Add-On für mehrere Sachbereiche - Klärwerke, Bäder und Ordnungsdienst – vorbereitet und durchgeführt. Ziel war es, die Anforderungen der beteiligten Organisationseinheiten aufzunehmen und ein Grobkonzept für die fachliche Umsetzung zu erstellen.

Zu meinen Aufgaben gehörten die strukturierte Vorbereitung des Workshops, die Anforderungsaufnahme vor Ort sowie die Dokumentation der Anforderungen in einer systematischen Übersicht. Auf Basis dieser Informationen habe ich ein Grobkonzept entwickelt, das neben der Umsetzbarkeit der Anforderungen innerhalb der mindsquare PEP auch die Integration der Jahresurlaubsplanung, eine geplante mobile Fiori-App sowie die technischen Rahmenbedingungen des Kunden berücksichtigt.

Eine besondere Herausforderung lag in der Harmonisierung der teilweise divergierenden Anforderungen der einzelnen Sachbereiche, um eine einheitliche Lösung zu schaffen.

Im Rahmen eines neuen Beratungsangebots habe ich ein Webinar zur Gegenüberstellung der HR-Suite-Lösungen SAP SuccessFactors und Workday konzipiert und aufgebaut. Ziel war es, Entscheidungsträgern eine fundierte Orientierung bei der Auswahl einer Cloud-basierten HR-Plattform zu bieten.

Hierzu wurden beide Systeme im Kontext aktueller Branchentrends sowie im Vergleich zu Wettbewerbern wie Oracle bewertet. Im Fokus standen funktionale Stärken und Schwächen, strategische Positionierungen im Markt, die technologische Architektur sowie der jeweilige Umgang mit Innovationsthemen wie Künstlicher Intelligenz.

Ergänzt wurde das Webinar durch konkrete Kundenbeispiele aus unserer Beratungspraxis, um eine greifbare und praxisnahe Storyline zu schaffen. Zudem wurde eine Best-Practice-Lösung präsentiert und eine interaktive Selbsteinschätzung für die Teilnehmer angeboten, mit der diese ihren aktuellen Reifegrad auf dem Weg zur Cloud-HR-Suite evaluieren konnten.

Im Rahmen eines strategischen Beratungsprojekts habe ich gemeinsam mit der Management- und Technologieberatung einen Workshop zur Ausarbeitung des HR-IT Zielbilds 2027 begleitet. Der Kunde ist seit längerem in einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit uns. Die bestehende HR-IT-Struktur wurde analysiert und ein Fahrplan für die weitere Einführung von SAP SuccessFactors erstellt.

Deutschland dient als Pilotmarkt und hatte bereits mit der Einführung erster Module begonnen. Aufbauend auf diesen Erfahrungen wurden die nächsten Schritte für den globalen Rollout und die schrittweise Ablösung bestehender Drittanbieterlösungen definiert.

Ziel des Projekts war es, Online-Identitätsdiebstahl länderübergreifend quantitativ zu untersuchen und die Einflussfaktoren über mehrere nationale Erhebungen hinweg vergleichbar auszuwerten. Hierfür habe ich eine wissenschaftlich belastbare Analyse für die Vereinigten Staaten, Großbritannien und die Niederlande vorgenommen, um repräsentative Aussagen zu Häufigkeiten und Zusammenhängen ableiten zu können.

Ich habe die Datensätze NCVS-ITS (USA), CSEW (Großbritannien) sowie den niederländischen Veiligheidsmonitor als Datengrundlage aufbereitet und für eine konsistente Auswertung harmonisiert. Dazu gehörten insbesondere Datenbereinigung, Plausibilitätsprüfungen sowie die Abbildung zentraler Konzepte der Routine Activity Theory in messbare Variablen. Der analytische Schwerpunkt lag auf dem Vergleich relevanter Dimensionen wie Demografie, Online-Verhalten und Sicherheitsmaßnahmen im Kontext von Online-Identitätsdiebstahl. Zur Prüfung statistischer Zusammenhänge habe ich Chi-Quadrat-Tests eingesetzt und die Effektstärken über Cramér’s V interpretiert, um Ergebnisse nicht nur signifikanzbasiert, sondern auch hinsichtlich ihrer praktischen Relevanz einzuordnen. Die Resultate habe ich in einer wissenschaftlichen Ausarbeitung strukturiert dokumentiert und methodische Annahmen, Limitationen der Datensätze sowie die Vergleichbarkeit der Länderergebnisse transparent dargestellt.

In diesem Projekt wurde die Projektleitung bei der Erstellung eines Konzepts für einen SAP SuccessFactors Onboarding-Prozess unterstützt. Dabei lag der Schwerpunkt auf der Vorbereitung und Durchführung von Interviews und einem gemeinsamen Workshop. Zu diesem Zweck wurden die Interessen von diversen Stakeholdern berücksichtigt und in enger Zusammenarbeit eine nachhaltige Change-Management-Strategie entwickelt.